[EMIS Thiết bị] Các bước cần làm cuối năm

Đây là bước đầu tiên cần thực hiện nhằm đảm bảo toàn bộ biến động thiết bị trong năm học đã được cập nhật đầy đủ trên phần mềm.

Các công việc cần làm bao gồm:

• Ghi tăng thiết bị: Thực hiện rà soát các trường hợp phát sinh tăng thiết bị trong năm như:

  • Mua sắm thiết bị mới, Thiết bị tự làm
  • Thiết bị được cấp phát hoặc tiếp nhận từ đơn vị khác

  • Đảm bảo tất cả thiết bị phát sinh tăng đã được ghi nhận trên phần mềm.

• Mượn trả thiết bị, kho/phòng: Rà soát các nghiệp vụ liên quan đến việc sử dụng thiết bị và kho/phòng, bao gồm:
  • Đăng ký mượn thiết bị, Ghi mượn, Ghi trả thiết bị
  • Mượn và sử dụng kho/phòng bộ môn
  • Đảm bảo các lượt mượn trả đã được cập nhật đầy đủ và chính xác.
• Ghi nhận hỏng/mất: Đối với các trường hợp thiết bị bị hỏng hoặc mất trong quá trình mượn trả:
  • Thực hiện ghi nhận hỏng/mất khi trả thiết bị.
  • Kiểm tra danh sách Theo dõi hỏng/mất trên phần mềm.
  • Đảm bảo các thiết bị hỏng hoặc mất đã được ghi nhận đầy đủ để làm căn cứ kiểm kê cuối năm.

Cuối năm học, đơn vị thực hiện Kiểm kê thiết bị để đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu trên phần mềm.

Kết quả kiểm kê là căn cứ để:

• Xác nhận số lượng thiết bị hiện có.
• Xử lý các thiết bị hỏng hoặc mất.
• Chốt số liệu thiết bị cuối năm học.

Lưu ý khi lập biên bản kiểm kê:

• Phần mềm tự động cập nhật các thiết bị đã được ghi nhận trong danh sách Theo dõi hỏng/mất.
• Nếu phát hiện thêm thiết bị hỏng hoặc mất chưa có trong danh sách, anh/chị thực hiện cập nhật bổ sung trên biên bản kiểm kê.

Sau khi kiểm kê, tùy thuộc vào tình trạng của thiết bị (hỏng/mất), phần mềm sẽ tự động sinh chứng từ Theo dõi hỏng mất cho thiết bị tương ứng (nếu thiết bị chưa có trên danh sách Theo dõi hỏng/mất trước đó, hoặc đã có nhưng số lượng hỏng/mất chưa đủ).

Căn cứ vào tình trạng thực tế của thiết bị, anh/chị thực hiện các nghiệp vụ xử lý phù hợp.

• Nếu thiết bị hỏng có thể sửa chữa được, anh/chị thực hiện sửa chữa thực tế và Lập chứng từ sửa chữa trên phần mềm, hệ thống sẽ cập nhật thiết bị từ Hỏng về Đã sửa.
• Nếu thiết bị hỏng và xử lý theo hướng bán, thanh lý, anh/chị thực hiện lập chứng từ Thanh lý thiết bị, hệ thống sẽ sinh chứng từ Ghi giảm thiết bị tương ứng.
• Nếu thiết bị hỏng không thanh lý được hoặc mất không tìm lại được, anh/chị thực hiện lập chứng từ Ghi giảm thiết bị.

Sau khi hoàn tất các nghiệp vụ cuối năm, đơn vị có thể xem và in các báo cáo, sổ sách phục vụ công tác quản lý.

Một số báo cáo thường sử dụng:

• TB-BC01: Báo cáo tình hình mượn thiết bị
• TB-BC02: Thống kê số tiết thực hành, biểu diễn đã thực hiện
• TB-BC03: Thống kê số tiết sử dụng thiết bị, kho/phòng đặc biệt
• TB-BC04: Thống kê thiết bị tự làm theo giáo viên
• TB-BC05: Thống kê số tiết sử dụng thiết bị theo giáo viên

Một số sổ sách thường sử dụng:

• TB-S01: Sổ theo dõi thiết bị giáo dục
• TB-S02: Sổ mượn trả thiết bị
• TB-S03: Sổ nhật ký sử dụng phòng bộ môn
• TB-S04: Sổ theo dõi hỏng, mất, tiêu hao thiết bị giáo dục

Sau khi hoàn thành toàn bộ các công việc cuối năm, anh/chị thực hiện Khởi tạo năm học mới trên phần mềm.

Khi chọn năm học mới:

• Phần mềm tự động kế thừa toàn bộ dữ liệu thiết bị từ năm học trước sang năm học sau.
• Không cần thực hiện thao tác chuyển thiết bị thủ công.
• Đảm bảo tính liên tục và chính xác của dữ liệu giữa các năm học.

Lưu ý: Chỉ nên thiết lập năm học mới sau khi đã hoàn tất kiểm kê và xử lý các chứng từ cuối năm trước.