2. Thu tiền

Mục đích

Giúp kế toán thực hiện thu tiền các đợt thu theo từng lớp hoặc từng học sinh

Các bước thực hiện

  1. Vào Khoản thu\Quản lý thu\Thu tiền
  2. Để bắt đầu thu tiền, anh/chị lựa chọn Mô hình thu tiền và thời gian cấp hóa đơn (trường hợp nhà trường thiết lập có sử dụng hóa đơn), nhấn Bắt đầu sử dụng

 Thu theo lớp

  1. Chọn Thu theo Lớp
  2. Phần mềm hiển thị danh sách các đợt thu theo lớp tương ứng với trạng thái thu tiền:
    • Lớp, Cấp học, Đợt thu: hiển thị danh sách theo thứ tự lớp.
    • Số phải thu: tổng số phải thu của mỗi lớp.
    • Số đã thu: số đã thu của mỗi lớp tính đến thời điểm hiện thời.
    • Số còn phải thu = Số phải thu – Số đã thu.
    • Trạng thái thu:
      • Chưa thu: chưa thu của bất kỳ học sinh nào trong lớp (Số còn phải thu = Số tiền).
      • Đã thu đủ: đã thu hết của cả lớp (Số đã thu = Số tiền).
      • Chưa thu đủ: chưa thu đủ cho các lớp.
    • Trạng thái cấp hoá đơn: Số lượng học sinh đã cấp/Tổng số học sinh thu tiền

Thu từng đợt thu

  1. Nhấn vào biểu tượng “thu tiền” tại đợt thu cần thu tiền.
  2. Đối tượng thu: Phần mềm hiển thị danh sách đợt thu của lớp đó chưa thu tiền, anh/chị chọn đợt thu muốn thu tiền.
  3. Phần mềm hiển thị danh sách thông tin học sinh của lớp đó và thông tin đợt thu: Số phải thu: tổng số phải thu của mỗi lớp, Số đã thu: số đã thu của mỗi lớp tính đến thời điểm hiện thời, Thực thu = Số phải thu – Số đã thu.
    Trường hợp phụ huynh nộp thiếu số tiền cần phải nộp, anh/chị thực hiện nhập lại số thực thu chính là số tiền thực tế phụ huynh nộp.
    Lưu ý: Trường hợp học sinh có thay đổi thông tin về Số lượng, đơn giá, nộp thừa, nộp thiếu, tình trạng đăng ký khoản thu, anh/chị nhấn vào tên học sinh để thực hiện thu chi tiết theo học sinh.
  4. . Chọn Ngày thu.
    Bỏ tích chọn đối với những học sinh chưa đóng khoản thu nào. Nhập ghi chú cho học sinh (nếu có)
  5. Phần mềm đã mặc định Hình thức thu mà anh/chị đã thiết lập,  tuy nhiên anh/chị có thể lựa chọn lại Hình thức thu theo đúng thực tế.
    Đối với hình thức thu chuyển khoản, chọn ngân hàng nhà trường sử dụng thu tiền
  6. Nhấn Thu tiền hoặc Thu tiền và In để ghi nhận thu tiền cho cả lớp đồng thời in chứng từ thu tiền.

Thu nhanh nhiều đợt thu

Trong trường hợp không phát sinh học sinh nào chưa đóng khoản thu, anh/chị thực hiện Thu nhanh cho tất cả các lớp và tất cả các đợt thu tháng đó.

Anh/chị thực hiện thu tiền nhanh cho các lớp, các đợt thu

  • Chọn đợt thu cuả lớp cần thu tiền
  • Nhập ngày thu tiền
  • Nhấn F8 để thực hiện thu nhanh
  • Trường hợp trong đợt thu có học sinh thu qua hình thức chuyển khoản, anh/chị cần chọn tài khoản ngân hàng tương ứng với tài khoản học sinh thanh toán. Nhấn Đồng ý
    Lưu ý: Trường hợp tất cả học sinh đều thu qua một tài khoản ngân hàng, anh/chị chọn tài khoản ngân hàng học sinh thanh toán, nhấn Cập nhật\Đồng ý

In các mẫu biểu/báo cáo

In chứng từ thu tiền theo lớp

  1. Vào Khoản thu\Quản lý thu\Thu tiền\Thu theo lớp
  2. Nhấn biểu tượng In\Chứng từ thu tiền
  3. Khai báo các tham số trên báo cáo

    • Lựa chọn Mẫu in, Đợt thu cần in, Phạm vi (Tất cả, Khối, Lớp), Hình thức thu (Tiền mặt, Chuyển khoản)
    • Nhập thông tin Người thu tiền (nếu cần)
    • Lựa chọn đối tượng học sinh cần in chứng từ: Học sinh còn phải thu, học sinh đã thu
  4. Nhấn Đồng ý

In danh sách học sinh chưa nộp tiền

  1. Nhấn vào biểu tượng máy in, chọn Danh sách học sinh chưa nộp tiền
  2. Chọn đợt thu cần in, phần mềm tự động lấy lên các khoản thu tương ứng với đợt thu đã chọn.
  3. Chọn Xem theo Tổng hợp (chỉ hiển thị cột số tiền của tổng tất cả khoản thu)
  4. Chọn Phạm vi thu (Toàn trường, khối, lớp) và Hình thức thu
  5. Lựa chọn hình thức in báo cáo.
  6. Nhấn Tùy chỉnh hiển thị chữ ký để thiết lập lại phần chữ ký của báo cáo đó.
  7. Nhấn Lây dữ liệu và kiểm tra số liệu trên danh sách

Thu theo học sinh

Chọn Thu theo học sinh

  1. Nhập Tên, Lớp, Mã SISAP hoặc quét mã của học sinh cần thu tiền. Chọn học sinh trong danh sách.
  2. Phần mềm hiển thị danh sách đợt thu của học sinh đó.
  3. Sử dụng bộ lọc để tìm kiếm nhanh thông tin đợt thu của học sinh:
    • Đợt thu có số còn phải thu bằng 0 là những đợt thu đã thu tiền:
      • Nhấn biểu tượng này để xem chi tiết thu tiền đợt thu đó.
      • Nhấn Hủy thu tiền để hủy thu tiền cho đợt thu của học sinh đó
    • Đợt thu có số còn phải thu lớn hơn 0 là những đợt thu chưa thu tiền.

Thu tiền chi tiết

  1. Trường hợp học sinh có phát sinh thu thừa, thiếu, nhấn Xem chi tiết

    • Phần mềm tự động sử dụng số tiền thu thừa tháng trước (Số dư đầu kỳ) (nếu có) để thanh toán số phải thu tháng này.
    • Trường hợp phụ huynh thay đổi số lượng đăng ký, anh/chị nhập lại số lượng tại cột SL. Phần mềm tự động tính lại số tiền Thực thu, Số còn phải thu
    • Trường hợp cùng khoản thu nhưng có nhiều mức thu khác nhau (tùy vào số buổi sử dụng thực tế của học sinh), anh/chị nhập lại đơn giá khoản thu theo số lượng thực tế học sinh sử dụng tại cột Đơn giá.
    • Trường hợp phụ huynh thông báo đăng ký/không đăng ký khoản thu tự nguyện bất kỳ trong quá trình thu tiền, anh/chị thực hiện thay đổi trạng thái đăng ký đối với những khoản thu đó và nhập lại số lượng đăng ký tại cột SL.
      Lưu ý: Nếu phụ huynh không tiếp tục đăng ký khoản thu đó thì anh/chị nhập số lượng đăng ký tại cột số lượng là 0
    • Nhập số tiền đã nhận của phụ huynh, phần mềm tự động tính số tiền cần trả lại hoặc còn thiếu.
    • Tích chọn Trả lại tiền thừa/Số dư cuối kỳ (nếu có) nếu không muốn/muốn sử dụng tiền thừa tháng này để thanh toán cho tháng sau.
    • Nhập Ngày thu
    • Phần mềm mặc định Hình thức thu theo hình thức thu anh/chị thiết lập từ trước tuy nhiên anh/chị có thể thực hiện chỉnh sửa (nếu cần).
      Với hình thức Thu chuyển khoản, anh/chị lựa chọn ngân hàng.
  2. Nhấn Thu tiền (hoặc F8) hoặc Thu tiềnIn (F9) để thu tiền đồng thời in chứng từ thu tiền.

Thu tiền nhanh

Trong trường hợp nhấn Thu tiền thì phần mềm sẽ thực hiện xác nhận thu tiền luôn mà không hiển thị chi tiết các khoản thu.

  1. Tích chọn đợt thu cần thu tiền, phần mềm hiển thị chứng từ thu tiền của đợt thu đã chọn của học sinh.
  2. Nhập số tiền đã nhận của phụ huynh, phần mềm tự động tính số tiền cần trả lại hoặc còn thiếu.
  3. Nhấn Thu tiền (hoặc F8) hoặc Thu tiềnIn (F9) để thu tiền đồng thời in chứng từ thu tiền.

Lưu ý: Với những học sinh thanh toán tiền học qua SISAP, phần mềm tự động ghi nhận đã thu tiền học sinh đó với hình thức thanh toán tương ứng.

In chứng từ thu tiền theo học sinh

Nhấn vào biểu tượng máy in để in chứng từ thu tiền.

  1. In chứng từ cho nhiều học sinh cùng một lúc
    • Chọn Chứng từ thu tiền cho nhiều học sinh: Trường hợp kế toán/thủ quỹ đã thu tiền hàng loạt cho nhiều học sinh, anh/chị sử dụng tính năng In chứng từ cho nhiều học sinh để in chứng từ cho những học sinh vừa thu tiền.
    • Lựa chọn mẫu chứng từ cần in, nhập Ngày thu tiền. Phần mềm tự động lấy lên danh sách học sinh đã xác nhận thu tiền trong ngày mà anh/chị đã nhập.
    • Tích chọn học sinh cần in, nhấn Đồng ý
      Lưu ý: Anh/chị nhập nhanh tên học sinh tại cột Họ tên để tìm kiếm nhanh học sinh cần in.
  2. In chứng từ cho từng học sinh
    • Lựa chọn đợt thu cần in chứng từ, chọn Chứng từ thu tiền
    • Chọn mẫu chứng từ cần in, nhập thông tin Người thu tiền, nhấn Đồng ý.

Hủy thu tiền

Hủy thu tiền theo lớp

  • Vào Khoản thu (New)\Thu tiền\Thu theo lớp
  • Tích chọn lớp học của đợt thu cần hủy thu tiền, nhấn Hủy thu tiền
  • Lưu ý:
  1. Lớp có trạng thái Chưa thu đủ hoặc Đã thu đủ, phần mềm hiển thị cảnh báo. Nhấn Hủy thu tiền để chắc chắn muốn huỷ thu tiền của lớp.
  2. Anh/chị chỉ được phép hủy thu tiền khoản thu chưa phát hành hóa đơn. Đối với những khoản thu đã phát hành hóa đơn, anh/chị cần xóa hóa đơn đã phát hành đó rồi tiếp tục hủy thu tiền.

    • Nhấn Xóa hóa đơn để chuyển sang màn hình xóa hóa đơn đã phát hành. (Xem hướng dẫn xóa hóa đơn tại đây)
    • Nhấn Tiếp tục hủy để hủy thu tiền các khoản thu chưa xuất hóa đơn.
  3. Trường hợp tất cả các khoản thu trong đợt thu cần hủy thu tiền đều xuất hóa đơn, anh/chị bắt buộc xóa hóa đơn để thực hiện hủy thu tiền.
  4. Anh/chị không được phép hủy thu tiền các khoản thu nộp qua hình thức chuyển khoản hoặc qua SISAP. Phần mềm hiển thị thông báo như sau:

Hủy thu tiền theo học sinh

  • Vào Khoản thu (New)\Thu tiền\Thu theo học sinh
  • Nhập Tên, Lớp, Mã SISAP hoặc quét mã của học sinh cần thu tiền. Chọn học sinh trong danh sách.
  • Phần mềm hiển thị danh sách đợt thu của học sinh đó.
    Lưu ý : Anh/chị có thể sử dụng bộ lọc để tìm kiếm nhanh thông tin đợt thu đã thu tiền
  • Tích chọn đợt thu đã thu tiền, nhấn Hủy thu tiền
  • Lưu ý:
    1. Anh/chị chỉ được phép hủy thu tiền khoản thu chưa phát hành hóa đơn. Đối với những khoản thu đã phát hành hóa đơn, anh/chị cần xóa hóa đơn đã phát hành đó rồi tiếp tục hủy thu tiền

      • Nhấn Xóa hóa đơn để chuyển sang màn hình xóa hóa đơn đã phát hành. (Xem hướng dẫn xóa hóa đơn tại đây)
      • Nhấn Tiếp tục hủy để hủy thu tiền các khoản thu chưa xuất hóa đơn.
    2. Anh/chị không được phép hủy thu tiền các khoản thu nộp qua hình thức chuyển khoản hoặc qua SISAP. Khi thực hiện hủy thu tiền, phần mềm hiển thị thông báo như sau:

Hủy thu tiền cho nhiều học sinh

  1. Vào Khoản thu\Thu tiền\Thu theo học sinh
  2. Chọn thời gian thu tiền để lọc danh sách học sinh đã thu
  3. Nhấn vào tên học sinh để xem lịch sử thu tiền của học sinh đó
  4. Tích chọn các học sinh muốn hủy thu tiền, nhấn Hủy thu tiền để hủy thu cho các học sinh đã chọn trong danh sách

Lịch sử thu tiền

Giúp kế toán dễ dàng tra cứu lịch sử thu tiền.

  1. Chọn Lịch sử thu tiền, phần mềm hiển thị lịch sử thu tiền của học sinh đã thu đủ, chưa thu đủ.
  2. Tích chọn học sinh nào, phần mềm hiển thị lịch sử thu của học sinh đó.
  3. Tổng cộng số tiền đã nộp của học sinh được hiển thị như dưới đây.
Cập nhật 28/07/2021

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

DANH SÁCH CÁC KÊNH HỖ TRỢ