[EMIS Khoản thu] Thu tiền thủ công theo lớp

Contents

1. Tổng quan

Khi phụ huynh đóng học phí bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trực tiếp (không qua cổng thanh toán online), kế toán cần thực hiện ghi nhận thủ công trên phần mềm.

Bài viết này hướng dẫn anh/chị thao tác xác nhận thu tiền nhanh cho toàn bộ một lớp hoặc nhiều lớp cùng lúc, đồng thời hỗ trợ in chứng từ hàng loạt.

Nội dung bao gồm các bước thu tiền, hướng dẫn thu theo lớp, in chứng từ và báo cáo liên quan.

2. Các bước thực hiện

Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Thu tiền.

Để bắt đầu thu tiền, lựa chọn Mô hình thu tiền và thời gian cấp hóa đơn (nếu có sử dụng hóa đơn), nhấn Bắt đầu sử dụng.

Trường hợp 1. Thu từng đợt thu (Thu theo lớp)

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Thu tiền.

Bước 2: Chọn Thu theo Lớp và Trạng thái thu (Còn phải thu; Đã thu đủ hoặc Tất cả). Phần mềm hiển thị danh sách các đợt thu theo lớp tương ứng với trạng thái đã chọn.

- Lớp, Cấp học, Đợt thu: Hiển thị danh sách theo thứ tự lớp
- Số phải thu: Tổng số tiền cần thu của mỗi lớp
- Số đã thu: Số tiền đã thu của mỗi lớp tại thời điểm hiện tại
- Số còn phải thu: = Số phải thu – Số đã thu
- Trạng thái thu:
  - Chưa thu: Chưa thu của học sinh nào trong lớp.
  - Đã thu đủ: Đã thu đủ toàn bộ học sinh trong lớp.
  - Chưa thu đủ: Đã thu nhưng chưa đủ
- Trạng thái cấp hóa đơn: Số học sinh đã cấp hóa đơn / Tổng số học sinh cần thu tiền.

Bước 3: Nhấn biểu tượng Thu tiền bên phải màn hình tại lớp và đợt thu cần thực hiện thu tiền.

Phần mềm hiển thị danh sách thông tin học sinh của lớp đó và thông tin đợt thu:

Đợt thu, Lớp đã chọn.

Ngày thu: Ngày thực hiện thu tiền cho cả lớp.
Hình thức thu: Phần mềm mặc định Hình thức thu đã thiết lập, có thể lựa chọn lại. Đối với thu chuyển khoản, chọn ngân hàng nhà trường sử dụng thu tiền.
Số phải thu: tổng số phải thu của mỗi lớp; Số đã thu: số đã thu của mỗi lớp tính đến thời điểm hiện thời; Thực thu = Số phải thu – Số đã thu.
Trường hợp phụ huynh nộp thiếu, nhập lại số thực thu là số tiền thực tế phụ huynh nộp.

Bước 4: Nhấn Thu tiền hoặc Thu tiền và In để ghi nhận thu tiền cho cả lớp đồng thời in chứng từ thu tiền.

Lưu ý: Trường hợp học sinh có thay đổi thông tin về Số lượng, đơn giá, nộp thừa, nộp thiếu, tình trạng đăng ký khoản thu, nhấn vào tên học sinh để thực hiện thu chi tiết theo học sinh.

Bỏ tích chọn đối với những học sinh chưa đóng khoản thu nào. Nhập Ghi chú cho học sinh (nếu có).

Trường hợp 2. Thu nhanh nhiều đợt thu (Thu theo lớp)

Cách 1: Thu nhanh nhiều lớp trường hợp không phát sinh học sinh nào không đóng khoản thu, thực hiện Thu nhanh cho tất cả các lớp và các đợt thu tháng đó. Thực hiện thu tiền nhanh cho các lớp, các đợt thu như sau:

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Thu tiền.

- Lớp, Cấp học, Đợt thu: Hiển thị danh sách theo thứ tự lớp
- Số phải thu: Tổng số tiền cần thu của mỗi lớp
- Số đã thu: Số tiền đã thu của mỗi lớp tại thời điểm hiện tại
- Số còn phải thu: = Số phải thu – Số đã thu
- Trạng thái thu:
  - Chưa thu: Chưa thu của học sinh nào trong lớp.
  - Đã thu đủ: Đã thu đủ toàn bộ học sinh trong lớp.
  - Chưa thu đủ: Đã thu nhưng chưa đủ
- Trạng thái cấp hóa đơn: Số học sinh đã cấp hóa đơn / Tổng số học sinh cần thu tiền.

Bước 3: Tích chọn các lớp và đợt thu của lớp cần thu tiền. Nhập Ngày thu tiền.

Bước 4: Nhấn Thu tiền (F8) để thực hiện thu nhanh.

Cách 2: Thu nhanh cho toàn bộ học sinh chưa thu tiền

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Thu tiền.

Bước 2: Chọn Thu theo Lớp và lọc trạng thái thu tiền “Còn phải thu” để hiển thị danh sách học sinh chưa đóng tiền.

- Lớp, Cấp học, Đợt thu: Hiển thị danh sách theo thứ tự lớp
- Số phải thu: Tổng số tiền cần thu của mỗi lớp
- Số đã thu: Số tiền đã thu của mỗi lớp tại thời điểm hiện tại
- Số còn phải thu: = Số phải thu – Số đã thu
- Trạng thái thu:
  - Chưa thu: Chưa thu của học sinh nào trong lớp.
  - Đã thu đủ: Đã thu đủ toàn bộ học sinh trong lớp.
  - Chưa thu đủ: Đã thu nhưng chưa đủ
- Trạng thái cấp hóa đơn: Số học sinh đã cấp hóa đơn / Tổng số học sinh cần thu tiền.

Bước 3: Chọn lớp: Tích chọn tất cả các lớp có học sinh còn nợ tiền (trạng thái thu tiền là chưa thu). Chọn ngày thu tiền.

Bước 4: Nhấn Thu tiền để tiến hành thu dành cho toàn bộ học sinh đã chọn.

In chứng từ thu tiền theo lớp

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Thu tiền/ chọn Thu theo lớp.

Bước 2: Trên màn hình hiển thị danh sách các đợt thu, anh/chị chọn tháng cần lập đợt thu, sau đó chọn lớp cần in và nhấn biểu tượng máy in, chọn loại Chứng từ thu tiền.