4. Chốt đợt thu

Mục đích

Giúp kế toán chốt các đợt thu trong tháng, sau khi đơn vị thực hiện thu tiền nếu trường có phát sinh khoản thu theo ngày, buổi, tiết, thu trước vào đầu tháng và hoàn trả số tiền thừa cuối tháng này vào đầu tháng sau.

Các bước thực hiện

  1. Vào Khoản thu\Quản lý thu\Chốt đợt thu.
  2. Phần mềm tự động lấy lên danh sách đợt thu theo phạm vi, trạng thái (chốt, chưa chốt), khoản thu sau khi anh/chị lập đợt thu.

I. Tồn đầu năm

  • Vào Khoản thu\Quản lý thu\Chốt đợt thu, chọn Tồn đầu năm.
  • Chọn lớp cần thực hiện khai báo tồn đầu năm.

1. Nhập trực tiếp số tồn

  1. Trường hợp Nhà trường mới bắt đầu sử dụng EMIS Khoản thu và muốn nhập số tồn trước đó vào phần mềm trước khi lập đợt thu mới, anh/chị chọn vào lớp cần nhập số tồn.
  2. Nhập số lượng tồn tương ứng với mỗi học sinh trong lớp, nhấn Lưu để lưu thông tin.

2. Lấy số tồn từ năm trước

Kế toán có thể sử dụng số tồn chưa hoàn trả của tháng cuối năm để bù trừ cho tháng bắt đầu năm học mới bằng cách thực hiện như sau:

  • Để lấy số tồn của năm học trước, nhấn Lấy số tồn từ năm trước.
  • Chọn Thời điểm, Phạm vi và tên Khoản thu để lấy dữ liệu.
  • Nhấn Xác nhận để xác nhận lấy số tồn.

3. Nhập nhanh số lượng tồn

  • Nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm, chọn Nhập nhanh SL tồn.
  • Khai báo Tên học sinh, Khoản thu Số lượng tồn.
  • Nhấn Đồng ý để xác nhận.

II. Xem chi tiết chốt đợt thu

  • Vào Quản lý thu\Chốt đợt thu, chọn đợt thu cần chốt và nhấn Xem chi tiết.
  • Anh/chị vui lòng nhấn biểu tượng mũi tên để xem hướng dẫn chi tiết
1.Nhập trực tiếp số lượng chốt đợt thu

1. Nhập trực tiếp số lượng chốt đợt thu

  1. Để chỉnh sửa số lượng các khoản thu cho từng học sinh, anh chọn Nhập theo Hàng để nhập nhanh SL đăng ký; SL thực tế hoặc SL tồn của học sinh đó.
  2. Để chỉnh sửa số lượng khoản thu cho hàng loạt học sinh, anh chọn Nhập theo Cột và nhập nhanh SL đăng ký; SL thực tế hoặc SL tồn của cả lớp.
  3. Đối với cột SL đăng ký, phần mềm hỗ trợ kế toán Cập nhật nhập nhanh SL đăng ký bằng:
    • SL sử dụng thực tế: Khi nhà trường thu tiền sau, căn cứ vào số lượng sử dụng thực tế của học sinh.
    • Bằng 0: Khi muốn chuyển số tiền phải thu của tháng này sang tháng sau.

Lưu ý: Phần mềm cho phép nhập số lượng thực tế lớn hơn số lượng đăng ký giúp kế toán theo dõi được số buổi học sinh ăn nhưng không đăng ký để thu bù tiền vào tháng sau. Khi đó số lượng hoàn trả, tiền hoàn trả thể hiện số âm.

2. Lấy số buổi học

2. Lấy số buổi học

Giúp kế toán lấy kết quả điểm danh ở EMIS Học sinh để ghi nhận nhanh cho các khoản tiền cần số buổi thực tế sử dụng.

Lưu ý: tính năng này chỉ áp dụng với các học sinh chưa thu tiền khoản thu được chọn.

  1. Vào Khoản thu\Chốt đợt thu, chọn đợt thu cần chốt đợt thu
  2. Nhấn vào biểu tượng tiện ích, chọn Lấy số buổi học
  3. Chọn khoản thu cần lấy số buổi học từ phân hệ EMIS Học sinh. Nhấn Lấy số buổi học.

Lưu ý: Trường hợp học sinh đã có số lượng thực tế của khoản thu được chọn, phần mềm hiển thị thông báo:

Trường hợp vẫn muốn lấy kết quả điểm danh làm số lượng thực tế, anh/chị tích chọn học sinh cần cập nhật, nhấn Đồng ý, phần mềm tự động ghi đè số lượng thực tế.

3. Lấy từ ghi nhận số buổi sử dụng cho từng đợt thu

3. Lấy từ ghi nhận số lượng thực tế 

  • Chọn đợt thu, lớp cần lấy thông tin. Nhấn vào biểu tượng tiện ích, chọn Lấy từ ghi nhận số lượng thực tế.
  • Phần mềm sẽ lấy số buổi sử dụng từ phần Ghi nhận số buổi sử dụng để làm số lượng thực tế của khoản thu cho tất cả các đợt thu chưa chốt và cho học sinh chưa hoàn trả.
  • Chọn khoản thu cần lấy số buổi sử dụng. Nhấn Đồng ý.
4. Nhập nhanh số lượng thực tế

4. Nhập nhanh số lượng thực tế

Lưu ý:

  • Chỉ được phép nhập nhanh số lượng thực tế đối với khoản thu cho phép hoàn trả.
  • Chỉ áp dụng với học sinh chưa thu tiền khoản thu được chọn.
  1. Nhấn vào biểu tượng ba chấm, chọn Nhập nhanh SL thực tế để ghi nhận nhanh số lượng sử dụng thực tế của học sinh.
  2. Chọn học sinh, khoản thu và nhập Số lượng thực tế phát sinh, nhấn Đồng ý.
5. Nhập nhanh số lượng tồn

5. Nhập nhanh số lượng tồn

Lưu ý: Chỉ được phép nhập nhanh số lượng hoàn trả đối với khoản thu cho phép hoàn trả

  1. Nhấn vào biểu tượng ba chấm, chọn Nhập nhanh SL tồn để ghi nhận nhanh số lượng tồn sử dụng của học sinh.
  2. Chọn học sinh, khoản thu và nhập Số lượng tồn, nhấn Đồng ý.
6. Sao chép SL thực tế/SL tồn

6. Sao chép SL thực tế/SL tồn

Giúp kế toán ghi nhanh số buổi sử dụng của các khoản thu hoàn trả khi học sinh đều sử dụng số buổi giống nhau của các khoản thu này.

  1. Nhấn vào biểu tượng tiện ích, chọn Sao chép số lượng thực tế
  2. Chọn Khoản thu sao chépkhoản thu sao chép đến. Chọn số lượng cần sao chép là SL thực tế hoặc SL tồn.
  3. Nhấn Đồng ý.
7. Ghi nhận hoàn trả

7. Ghi nhận hoàn trả

Giúp kế toán hoàn trả lại tiền cho phụ huynh trong trường hợp trường hoàn trả vào cuối tháng, sau khi chốt đợt thu thì hoàn trả ngay số tiền thừa cho phụ huynh.

  1. Nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm, chọn Ghi nhận hoàn trả, chọn khoản thu, phạm vi khối, lớp cần hoàn trả.
  2. Lựa chọn Khoản thu; Phạm viTrạng thái học sinh cần ghi nhận hoàn trả:

    • Tất cả học sinh có số phải trả
    • Học sinh ngừng theo dõi: những học sinh đã nộp tiền đầu tháng nhưng chuyển đi, không đi học nữa trong tháng.
    • Học sinh không đăng ký: tháng sau học sinh đó không tiếp tục đăng ký khoản thu đó nữa.
  3. Tích chọn những học sinh cần ghi nhận hoàn trả. Anh/chị thiết lập thông tin hoàn trả của từng học sinh tương ứng:

    • Số lượng, Số tiền khoản thu hoàn trả.
    • Anh/chị nhập ngày ghi nhận và hoàn trả lại tiền cho phụ huynh.
    • Nhấn Lưu.

4. Sau khi ghi nhận chi trả, phần mềm lấy lên thông tin chi trả tại màn hình Danh sách chi trả.

Trường hợp ghi nhận hoàn trả, anh/chị có thể in Danh sách hoàn trả hoặc Chứng từ hoàn trả bằng cách nhấn biểu tượng máy in và làm theo hướng dẫn tại đây.

Lưu ý:

  1. Anh/chị chỉnh sửa được số lượng hoàn trả đối với những học sinh chưa thu tiền khoản thu được chọn.
  2. Sau khi sửa lại chốt đợt thu, phần mềm tự động cập nhật số lượng vào các đợt thu tháng sau.
8. Nhập khẩu chốt đợt thu

8. Nhập khẩu chốt đợt thu

Giúp kế toán chỉnh sửa nhanh hàng loạt thông tin Chốt đợt thu:

  1. Chọn Nhập khẩu.
  2. Tải tệp mẫu để nhập khẩu vào phần mềm theo đúng định dạng.
  3. Chỉnh sửa thông tin trên file excel vừa tải.
  4. Tải lên tệp excel để nhập khẩu vào phần mềm, chọn sheet muốn nhập khẩu. Nhấn Tiếp tục.
  5. Phần mềm sẽ tự động kiểm tra thông và hiển thị kết quả bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ:
    • Đối với bản ghi Không hợp lệ, anh/chị chọn tải về máy để kiểm tra, chỉnh sửa và nhập khẩu lại vào phần mềm.
    • Đối với bản ghi Hợp lệ, anh/chị chọn Nhập khẩu thông tin vào phần mềm

III. Chốt đợt thu tháng

Trong trường hợp không phát sinh học sinh nào có tiền hoàn trả, anh/chị thực hiện Chốt đợt thu tháng cho tất cả các lớp chưa chốt và tất cả các đợt thu tháng đó.

  1. Chọn tháng cần chốt đợt thu, nhấn Chốt đợt thu tháng.
  2. Xác nhận Đồng ý.

IV. Chỉnh sửa số lượng hoàn trả, thực tế sau khi chốt đợt thu

Trường hợp đã lập đợt thu của tháng mới, kế toán muốn cập nhật lại số buổi thực tế/hoàn trả của học sinh của tháng trước nếu có sai sót.

  1. Nhấn vào biểu tượng “ổ khóa” để hủy chốt đợt thu
  2. Sử dụng tính năng Nhập nhanh số lượng thực tế, Nhập nhanh số lượng hoàn trả, lấy từ ghi nhận số buổi sử dụng để chỉnh sửa lại số liệu.
  3. Sau khi hoàn tất, nhấn Đồng ý.

V. In Bảng tổng hợp/Bảng kê trả lại

Sau khi chốt đợt thu, kế toán có thể in Bảng tổng hợp trả lại (Theo lớp) hoặc Bảng kê trả lại (Chi tiết theo học sinh) để hoàn trả lại tiền thừa cho phụ huynh ký xác nhận:

  1. Sau khi đã Chốt đợt thu, anh/chị nhấn vào biểu tượng máy in.
  2. Khai báo các tham số:

    • Chọn In theo: Tổng hợp theo lớp (Nếu muốn in danh sách số tiền trả lại chung từng lớp) hoặc Chi tiết theo học sinh (Nếu muốn in danh sách số tiền trả lại theo từng học sinh của lớp).
    • Tên báo cáo: Phần mềm tự động lấy lên theo thiết lập in bên trên
    • Phạm vi: Toàn trường/Khối/Lớp. Trường hợp chọn phạm vi Khối/lớp thì chọn khối hoặc lớp tương ứng.
    • Chọn xem báo cáo theo Khoản thu hoặc Nhóm khoản thu. Chọn khoản thu phù hợp với nhu cầu xuất bảng kê..
    • Tích chọn Hiển thị số tiền bằng chữ để phần mềm tự động điền thông tin tiền hoàn trả bằng chữ.
    • Địa danh, ngày lập biểu: Tùy chỉnh thông tin hiển thị trên phiếu bằng cách nhập trực tiếp.
    • Tùy chỉnh chân chữ ký để thêm chân chữ ký cho bảng kê.
  3. Nhấn Lấy dữ liệu, phần mềm trả ra báo cáo theo thiết lập. Nhấn Xuất khẩu để tải về máy theo định dạng mong muốn (PDF; Excel; Word;…)

Câu hỏi thường gặp

  1. Trường hợp tại đơn vị có sử dụng số tồn chưa hoàn trả của tháng cuối năm để bù trừ cho tháng bắt đầu năm học mới thì phải làm thế nào?
  2. Trường có quản lý bán trú, cuối tháng kế toán muốn chốt số buổi ăn với bộ phận cấp dưỡng thì phải làm sao?

Xem thêm câu hỏi thường gặp tại đây.

Cập nhật 30/12/2022

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Kênh hỗ trợ