[EMIS Khoản thu] Quy trình chốt đợt thu

Tồn đầu năm là số lượng/số tiền còn lại từ kỳ trước (năm trước) được chuyển sang để khai báo trên phần mềm, nhằm tiếp tục sử dụng và bù trừ cho các kỳ thu tiếp theo.

Cách 1: Nhập trực tiếp số tồn

Trường hợp Nhà trường mới bắt đầu sử dụng EMIS Khoản thu và muốn nhập số tồn trước đó vào phần mềm trước khi lập đợt thu mới, chọn vào lớp cần nhập số tồn.

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Chốt đợt thu, chọn Tồn đầu năm.

Bước 2: Trên màn hình hiển thị danh sách các lớp, anh/chị chọn lớp cần thực hiện khai báo tồn đầu năm.

Bước 3: Nhập số lượng tồn tương ứng với mỗi học sinh trong lớp, nhấn Lưu để lưu thông tin.

Cách 2: Lấy số tồn từ năm trước

Anh/chị có thể sử dụng số tồn chưa hoàn trả của tháng cuối năm học trước để bù trừ cho các khoản thu của tháng đầu năm học mới.

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Chốt đợt thu, chọn Tồn đầu năm.

Bước 2: Trên màn hình hiển thị danh sách các lớp, anh/chị chọn lớp cần thực hiện khai báo tồn đầu năm nhấn Xem chi tiết.

Bước 3: Tại màn hình hiển  thị danh sách các lớp, anh/chị chọn lớp, nhấn Lấy số tồn từ năm trước.

Chọn Thời điểm, Phạm vi và tên Khoản thu để lấy dữ liệu.

Bước 4: Nhấn Xác nhận để xác nhận lấy số tồn.

Cách 3: Nhập nhanh số lượng tồn

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Chốt đợt thu, chọn Tồn đầu năm.

Bước 2: Trên màn hình hiển thị danh sách các lớp, anh/chị chọn lớp cần thực hiện khai báo tồn đầu năm nhấn Xem chi tiết.

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm, chọn Nhập nhanh SL tồn.

Khai báo Tên học sinh, Khoản thu và Số lượng tồn.

Bước 4: Nhấn Đồng ý để xác nhận.

Lưu ý: Sau khi khai báo hoặc chỉnh sửa tồn đầu năm, phần mềm sẽ tự động cập nhật số tồn lũy kế của khoản thu cho học sinh trong đợt thu đã lập.

Cách 1. Nhập trực tiếp số lượng chốt đợt thu

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Chốt đợt thu.

Bước 2: Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng chốt đợt thu, anh/chị chọn tháng cần chốt và nhấn Xem chi tiết.

Chọn Lớp cần chỉnh sửa, lựa chọn nhập theo:

• Chọn nhập Theo hàng: Khi nhập số lượng và nhấn Enter, con trỏ sẽ chuyển sang ô tiếp theo trên cùng một hàng (theo từng học sinh), giúp nhập nhanh SL đăng ký, SL thực tế hoặc SL tồn của học sinh đó.

• Chọn nhập Theo cột: Khi nhập số lượng và nhấn Enter, con trỏ sẽ tự động chuyển xuống dòng tiếp theo trong cùng một cột (theo cùng một khoản thu), giúp nhập nhanh SL đăng ký, SL thực tế hoặc SL tồn của cả lớp.

Đối với cột SL đăng ký, phần mềm hỗ trợ kế toán Cập nhật nhập nhanh SL đăng ký bằng:

• SL sử dụng thực tế: Khi nhà trường thu tiền sau, căn cứ vào số lượng sử dụng thực tế của học sinh.
• Bằng 0: Khi muốn chuyển số tiền phải thu của tháng này sang tháng sau.

Bước 3: Nhấn Chốt đợt.

Lưu ý: Phần mềm cho phép nhập số lượng thực tế lớn hơn số lượng đăng ký giúp anh/chị theo dõi được số buổi học sinh ăn nhưng không đăng ký để thu bù tiền vào tháng sau. Khi đó số lượng hoàn trả, tiền hoàn trả thể hiện số âm.

Cách 2. Nhập khẩu chốt đợt thu

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Chốt đợt thu.

Bước 2: Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng chốt đợt thu, anh/chị chọn tháng cần chốt và nhấn Xem chi tiết.

Anh/chị chọn lớp cần chốt, nhấn Nhập khẩu.

Tải tệp mẫu từ phần mềm để thực hiện nhập khẩu cập nhật theo đúng định dạng.

• Chọn hình thức tệp mẫu: Số lượng thực tế hoặc Số lượng hoàn trả.
• Nhấn Tải tệp mẫu.

• Chỉnh sửa thông tin trong file excel và tải tệp để nhập khẩu lại vào phần mềm.

Tải lên tệp excel để nhập khẩu vào phần mềm, chọn sheet muốn nhập khẩu. Nhấn Tiếp tục.

Bước 3: Nhấn Tiếp tục, phần mềm chuyển sang bước Xác nhận và nhập khẩu.

Phần mềm tự động kiểm tra thông tin và trả về kết quả.

• Với bản ghi Hợp lệ, chọn Nhập khẩu để cập nhật vào phần mềm.
• Với bản ghi Không hợp lệ, tải về máy, chỉnh sửa và nhập khẩu lại.

Trong trường hợp không phát sinh học sinh nào có tiền hoàn trả, thực hiện Chốt đợt thu tháng cho tất cả các lớp chưa chốt và tất cả các đợt thu tháng đó.

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Chốt đợt thu.

Bước 2: Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng chốt đợt thu, anh/chị chọn tháng cần chốt và nhấn Chốt đợt thu tháng.

Phần mềm sẽ hiển thị thông báo: “Đợt thu Tháng … còn … lớp chưa chốt đợt thu. Nếu các lớp này không phát sinh học sinh nào có tiền hoàn trả, bạn vui lòng bấm Đồng ý để chốt đợt thu cho các lớp còn lại.”

Bước 3: Nhấn Đồng ý để thực hiện chốt đợt thu.

Sau khi cập nhật thành công, phần mềm tự động tính toán:

• SL đăng ký = SL tồn sử dụng + SL thực thu.
• SL đăng ký – SL tồn sử dụng.

Trường hợp đã lập đợt thu của tháng mới, anh/chị muốn cập nhật lại số buổi thực tế/hoàn trả của học sinh của tháng trước nếu có sai sót.

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Chốt đợt thu.

Bước 2: Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng chốt đợt thu, anh/chị chọn tháng cần hủy chốt đợt thu, sau đó nhấn vào biểu tượng ổ khóa của lớp cần hủy chốt đợt thu (chi tiết hủy chốt đợt thu tại đây).

Sử dụng tính năng Nhập nhanh số lượng thực tế, Nhập nhanh số lượng hoàn trả, lấy từ ghi nhận số buổi sử dụng để chỉnh sửa lại số liệu.

Bước 3: Sau khi hoàn tất, nhấn Đồng ý.

Các tiện ích khi chốt đợt thu.

Sau khi chốt đợt thu, anh/chị có thể in Bảng tổng hợp trả lại (Theo lớp) hoặc Bảng kê trả lại (Chi tiết theo học sinh) để hoàn trả lại tiền thừa cho phụ huynh ký xác nhận.

Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Chốt đợt thu/ nhấn vào biểu tượng máy in ở góc trên bên phải màn hình.

• Khai báo các tham số:

• • Chọn In theo: Tổng hợp theo lớp (Nếu muốn in danh sách số tiền trả lại chung từng lớp) hoặc Chi tiết theo học sinh (Nếu muốn in danh sách số tiền trả lại theo từng học sinh của lớp).
  • Tên báo cáo: Phần mềm tự động lấy lên theo thiết lập in bên trên
  • Phạm vi: Chọn Toàn trường/Khối/Lớp tương ứng.
  • Chọn xem báo cáo theo Khoản thu hoặc Nhóm khoản thu: Chọn khoản thu phù hợp với nhu cầu xuất bảng kê.
  • Tích chọn Hiển thị số tiền bằng chữ để phần mềm tự động điền thông tin tiền hoàn trả bằng chữ.
  • Trường hợp in theo Tổng hợp theo lớp, tích chọn Hiển thị số buổi tồn để lấy lên số lượng buổi tồn của khoản thu/nhóm khoản thu cho phép hoàn trả tương ứng.
    
  • Địa danh, ngày lập biểu: Tùy chỉnh thông tin hiển thị trên phiếu bằng cách nhập trực tiếp.
  • Tùy chỉnh chân chữ ký để thêm chân chữ ký cho bảng kê.

Nhấn Lấy dữ liệu, phần mềm trả ra báo cáo theo thiết lập. Nhấn Xuất khẩu để tải về máy theo định dạng mong muốn (PDF; Excel; Word;…)