[EMIS Khoản thu] Làm thế nào khi có học sinh nghỉ học, chuyển trường?

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn kế toán cách xử lý trên phần mềm khi học sinh nghỉ học hoặc chuyển trường. Khi học sinh rời trường, kế toán cần tất toán số tiền đã phát sinh: tính toán số tiền đã thu, đã sử dụng, số tiền cần trả lại (nếu đóng thừa) hoặc số tiền cần thu thêm/ghi nhận thất thu (nếu chưa đóng đủ). Đồng thời cần xử lý để học sinh không hiển thị trong các đợt thu tiếp theo.

Nội dung bài viết gồm:

• Học sinh đã đóng đủ: Ngừng theo dõi học sinh để không hiển thị trong đợt thu tiếp theo.
• Học sinh đóng thừa tiền: Ghi nhận hoàn trả số tiền thừa, sau đó ngừng theo dõi.
• Học sinh chưa đóng đủ: Ghi nhận thất thu cho khoản chưa thu được, sau đó ngừng theo dõi.
• Xóa học sinh khỏi đợt thu chưa thu tiền: Ngừng theo dõi và xóa học sinh khỏi đợt thu chưa phát sinh thu tiền (áp dụng cho cấp Mầm non có biến động trẻ liên tục).

2. Các bước thực hiện

2.1. Học sinh đã đóng đủ các khoản tiền phải nộp

Khi học sinh đã đóng đủ tất cả các khoản, anh/chị chỉ cần ngừng theo dõi học sinh để khi lập đợt thu tiếp theo không hiển thị học sinh đã nghỉ học hoặc chuyển đi.

Thực hiện ngừng theo dõi học sinh theo hướng dẫn tại đây.

2.2. Học sinh đóng thừa tiền

Khi học sinh đã đóng thừa tiền, anh/chị cần ghi nhận hoàn trả số tiền thừa trên phần mềm trước khi ngừng theo dõi.

Bước 1: Chọn menu Sổ phải thu, phải trả → Quản lý số dư để kiểm tra số tiền nộp thừa của học sinh.

Bước 2: Tại giao diện Quản lý số dư, nhấn Ghi nhận hoàn trả.

Bước 3: Tại giao diện Ghi nhận hoàn trả, tích chọn học sinh cần hoàn trả, chọn Thời gian ghi nhận hoàn trả và Ngày hoàn trả. Nhấn Lưu.

Bước 4: Sau khi hoàn tất ghi nhận hoàn trả trên phần mềm, thực hiện ngừng theo dõi học sinh theo hướng dẫn tại đây.

Lưu ý: Thao tác ghi nhận hoàn trả chỉ thực hiện trên phần mềm. Anh/chị cần ra ngân hàng hoặc trả tiền mặt cho phụ huynh học sinh ngoài thực tế. Tham khảo thêm hướng dẫn ghi nhận hoàn trả chi tiết tại đây.

2.3. Học sinh chưa đóng đủ các khoản tiền phải nộp

Khi học sinh nghỉ học mà chưa đóng đủ tiền và không thể thu được, anh/chị cần ghi nhận thất thu trước khi ngừng theo dõi.

Bước 1: Chọn menu Sổ phải thu, phải trả → Phải thu, phải trả.

Bước 2: Tích chọn học sinh cần ghi nhận thất thu, nhấn Ghi nhận thất thu.

Bước 3: Xác nhận thông tin: Học sinh, Khoản thu, Số tiền. Nhập Ghi chú (nếu có). Nhấn Đồng ý.

Bước 4: Sau khi hoàn tất, thực hiện ngừng theo dõi học sinh theo hướng dẫn tại đây.

2.4. Xóa học sinh khỏi đợt thu chưa thu tiền

Áp dụng cho cấp Mầm non có biến động trẻ liên tục. Khi anh/chị chỉ muốn xóa trẻ khỏi đợt thu đã lập mà chưa phát sinh thu tiền, thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn menu Hệ thống → Danh sách học sinh.

Bước 2: Tại danh sách, tìm học sinh nghỉ học. Tại cột Trạng thái, nhấn nút trạng thái bên cạnh Đang theo dõi.

Bước 3: Nhập Ngày học sinh chuyển đi. Nhấn Đồng ý.

Bước 4: Phần mềm hiển thị thông báo xóa học sinh khỏi các đợt thu chưa phát sinh thu tiền.

• Nhấn Có để xác nhận xóa học sinh ra khỏi đợt thu.
• Nhấn Không: Học sinh vẫn sẽ còn hiển thị trong đợt thu hiện tại do đợt thu đã được lập trước đó. Khi đó, anh/chị cần thực hiện thêm các bước như xóa học sinh khỏi đợt thu hoặc cập nhật lại đợt thu để loại bỏ học sinh khỏi danh sách thu tiền hướng dẫn tại đây.

3. Lưu ý

• Sau khi xử lý xong (hoàn trả/ghi nhận thất thu), anh/chị cần thực hiện Ngừng theo dõi học sinh để đợt thu tiếp theo không hiển thị học sinh đã nghỉ.
• Thao tác ghi nhận hoàn trả trên phần mềm chỉ là ghi nhận sổ sách. Việc trả tiền thực tế cho phụ huynh cần thực hiện ngoài hệ thống (chuyển khoản hoặc tiền mặt).
• Với cấp Mầm non, nếu trẻ chỉ mới được lập vào đợt thu nhưng chưa phát sinh thu tiền, anh/chị có thể xóa trẻ khỏi đợt thu thay vì ghi nhận thất thu.
• Tham khảo thêm hướng dẫn ngừng theo dõi học sinh tại đây.