[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn cách lập đợt thu mới

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn anh/chị cách tạo mới đợt thu (lập danh sách thu tiền, phát thu cho học sinh) trong tháng để tổng hợp các khoản tiền cần thu từ học sinh. Khi lập đợt thu, anh/chị có thể chọn khoản thu, khai báo số lượng và thiết lập sử dụng tiền tồn từ các tháng trước để đảm bảo số tiền phải thu chính xác.

Bài viết áp dụng trong các trường hợp anh/chị muốn phát thu, tạo đợt thu, mở đợt thu, lập danh sách thu tiền, hoặc sau khi đã lập xong khoản thu và muốn cho phụ huynh bắt đầu đóng tiền.

Nội dung bài viết bao gồm:

• Hướng dẫn lập đợt thu mới.
• Các lưu ý trong quá trình lập đợt thu.

2. Các bước thực hiện

Để thực hiện lập đợt thu mới (lập danh sách thu tiền cho học sinh), anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tạo khoản thu mới (nếu chưa có)

• Anh/chị thực hiện tạo khoản thu mới nếu chưa có theo hướng dẫn tại đây.

• Lưu ý:

  • Nếu nhà trường đã có sẵn khoản thu nhưng cần áp dụng mức tiền khác cho học sinh vào sau mà không muốn sửa khoản thu cũ, anh/chị có thể tạo thêm khoản thu mới và thêm hậu tố để dễ phân biệt, ví dụ: Nước uống – HK2, Bảo vệ – Học sinh mới, Trải nghiệm – Tháng 5. Với cách này, khi lên báo cáo các khoản thu sẽ được tách riêng, không cộng gộp vào khoản thu cũ.

  • Trường hợp anh/chị muốn số tiền thu của học sinh vào sau vẫn được cộng vào khoản thu cũ, anh/chị có thể sửa đợt thu cũ bằng cách cập nhật bổ sung học sinh mới vào đợt thu theo hướng dẫn tại đây và sửa trực tiếp số tiền phải thu của các học sinh đó trên đợt thu.

    Khi thực hiện, lưu ý không cập nhật lại đơn giá hàng loạt để tránh ảnh hưởng đến mức thu của các học sinh khác.

  • Phần mềm không cho phép chọn lớp khi lập đợt thu vì trong lập kế hoạch thu/ danh sách khoản thu đã khai báo phạm vi thu Toàn trường, Cấp học, Khối, phần mềm sẽ lấy tự động các lớp lên đợt thu

• • Khi tạo đợt thu, phần mềm không cho phép chọn lớp vì trong lập Kế hoạch thu/Danh sách khoản thu chỉ hỗ trợ khai báo phạm vi thu theo Toàn trường, Cấp học hoặc Khối và phần mềm sẽ tự động lấy các lớp thuộc phạm vi đó lên đợt thu.
  • Đối với lớp ghép của trường mầm non, do lớp có nhiều độ tuổi nên không thuộc một khối cố định. Hiện tại phần mềm chưa hỗ trợ khai báo phạm vi thu theo từng lớp, vì vậy không thể thiết lập khoản thu chỉ áp dụng riêng cho lớp ghép.

• • • Nếu khoản thu được thiết lập phạm vi thu là Toàn trường, đợt thu sẽ tự động áp dụng cho tất cả các lớp trong trường.
    • Nếu khoản thu được thiết lập phạm vi thu là Khối 1, đợt thu sẽ tự động áp dụng cho tất cả các lớp thuộc Khối 1 (1A, 1B, 1C,…).

Bước 2: Lập đợt thu

Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.

Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng cần lập đợt thu, sau đó nhấn Lập đợt thu.

Bước 3: Nhập tên đợt thu, lựa chọn các khoản thu cần áp dụng cho đợt thu.

Tên đợt thu: Phần mềm sẽ tự động đặt tên mặc định cho đợt thu (anh/chị có thể chỉnh sửa lại theo nhu cầu quản lý).

Danh sách các khoản cần thu: Phần mềm tự động hiển thị các khoản thu đang theo dõi trong Danh sách khoản thu (ví dụ: tiền hỗ trợ trông trưa, tiền bán trú, các khoản thu học kỳ) và có thời điểm thu thuộc tháng anh/chị đang lập đợt thu.

• Bỏ tích chọn những khoản thu không cần thu trong đợt thu này.
• Tích chọn những khoản thu cần thu trong đợt thu này.
• Số lượng: Nhập thời gian thu (tháng/ngày/năm) tương ứng với các khoản thu.

Lưu ý: Có thể nhập Số lượng lẻ trong trường hợp phát sinh tiền học lẻ tháng.

Tùy chọn thiết lập khi lập đợt thu:

• Cho phép phụ huynh đóng từng khoản thu: Tích chọn nếu muốn phụ huynh có thể thanh toán từng khoản riêng lẻ.
• Lập cho cả học sinh chưa xếp lớp: Tích chọn để áp dụng thu cho học sinh chưa xếp lớp.
• Thiết lập sử dụng tiền tồn trong đợt thu:
  • Không sử dụng tồn chưa thu tiền: Không dùng số dư cũ để bù trừ.
  • Có sử dụng tồn chưa thu tiền: Các học sinh có số lượng tồn chưa thu sẽ được dùng để làm giảm số tiền tổng phải thu của đợt.
    
  • Sử dụng tiền hoàn trả của khoản thu khi khoản đó không đăng ký:
    • Sử dụng hết số còn tồn: Ví dụ Số phải thu 200.000, Tiền tồn tháng trước 300.000 → sử dụng hết số tồn 300.000, phần còn lại ghi nhận trả lại hoặc vào số dư.
    • Chỉ sử dụng bằng số phải thu của đợt: Ví dụ Số phải thu 200.000, Tiền tồn tháng trước 300.000 → sử dụng 200.000, còn lại 100.000 dùng cho tháng sau.
      
  • Thiết lập quy tắc sử dụng tiền tồn của khoản thu có đăng ký: Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
    • Tích chọn Cập nhật lại thông tin cho đợt thu. 
    • Nhấn Lưu để lưu thiết lập sử dụng tiền tồn của khoản thu.
      

Bước 4: Nhấn Đồng ý

Sau khi lập đợt thu, phần mềm sẽ hiển thị bảng tổng hợp số tiền phải thu theo từng khối lớp. Anh/chị có thể tích chọn vào từng khối, lớp để xem chi tiết danh sách học sinh và số tiền phải thu của từng lớp.

3. Lưu ý

• Mỗi khoản thu chỉ có thể được sử dụng trong một đợt thu duy nhất tại cùng một thời điểm. Nếu anh/chị đã đưa một khoản thu vào đợt thu trước, thì khi lập đợt thu tiếp theo trong cùng tháng, khoản thu đó sẽ không thể được chọn lại. Nếu cần lập nhiều đợt thu trong một tháng có thể tham khảo hướng dẫn tại đây
• Trường hợp cần thay đổi số tiền phải thu: Anh/chị có thể chỉnh sửa trực tiếp trên phần mềm hoặc thực hiện nhập khẩu lại thông tin đợt thu. Vui lòng tham khảo hướng dẫn tại đây.
• Trường hợp lập đợt thu nhưng không hiển thị các tháng như tháng 6, tháng 7 hoặc tháng 8, anh/chị kiểm tra lại Ngày kết thúc năm học đã bao gồm thời gian học hè chưa. Nếu thời gian năm học kết thúc trước tháng cần thu thì phần mềm sẽ không hiển thị tháng đó trên đợt thu. Anh/chị chỉnh sửa năm học bao gồm các tháng cần thu tại đây.
• Nếu tháng trước có đợt thu liên quan đến khoản thu có hoàn trả, phần mềm hiển thị cảnh báo ” Đợt thu tháng … có khoản …. cần chốt số buổi hoàn trả trước khi lập đợt thu mới. Bạn vui lòng bấm Chốt đợt thu để xác nhận số buổi hoàn trả hoặc bấm Lập đợt thu mới để bỏ qua bước này“.

  Khi đó, anh/chị có thể:

  • Chọn Chốt đợt thu để hoàn tất xử lý hoàn trả trước khi lập đợt mới.
  • Hoặc chọn Lập đợt thu mới để bỏ qua bước này.

  

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Làm thế nào để lập đợt thu chỉ thể hiện học sinh đăng ký?

Khi lập đợt thu, phần mềm sẽ hiển thị tất cả danh sách học sinh, bao gồm cả học sinh chưa đăng ký khoản thu. Vì vậy, anh/chị có thể thấy một số học sinh không đăng ký khoản thu vẫn xuất hiện trong danh sách đợt thu với số tiền cần thu bằng 0 đồng.

Nguyên nhân: Hiện tại, phần mềm chưa hỗ trợ lập đợt thu chỉ chỉ thể hiện danh sách các học sinh đăng ký khoản thu.

Giải pháp: Sau khi lập đợt thu, nếu anh/chị chỉ muốn thể hiện các học sinh có đăng ký khoản thu, anh/chị vào đợt thu đã tạo và thực hiện xóa các học sinh không đăng ký ra khỏi đợt thu theo các bước:

Bước 1: Vào Quản lý thu/ nhấn Đợt thu, sau đó chọn đợt thu cần xóa học sinh ra khỏi đợt thu tháng tương ứng và nhấn Xem chi tiết.

Bước 2:Tại danh sách học sinh trong đợt thu, anh/chị kéo thanh cuộn ngang sang bên phải.

Bước 3: Cuối mỗi dòng học sinh sẽ hiển thị biểu tượng thùng rác, anh/chị nhấn vào biểu tượng này để xóa học sinh khỏi đợt thu hoặc bỏ học sinh khỏi danh sách thu tiền của tháng đó.

Bước 4: Nhấn Đồng ý để xác nhận xóa học sinh khỏi đợt thu.

Bước 5: Sau đó nhấn Lưu để cập nhật lại thông tin trên phần mềm.

4.2. Làm thế nào để khóa đợt thu để phụ huynh không chuyển tiền vào nữa?

Để phụ huynh không tiếp tục chuyển khoản/thanh toán vào đợt thu, anh/chị có thể thực hiện một trong hai cách sau:

Cách 1: Hủy thông báo thu tiền

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.

Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng và đợt thu cần hủy thông báo thu tiền, sau đó nhấn Thông báo thu tiền.

Bước 2: Chọn loại thông báo Hủy thông báo thu tiền: Tại mục Loại thông báo (góc trên tay phải dưới Hình thức thông báo SISAP hoặc Zalo), nhấn vào biểu tượng mũi tên xổ xuống (▼) ở cuối ô, chọn Hủy thông báo thu tiền để tiếp tục thao tác.

Bước 3: Khai báo các thông tin khác như đợt thu, phạm vi thu và tùy chọn.

• Chọn lại đợt thu nếu cần
• Chọn Phạm vi cần hủy thông báo thu: Toàn trường, theo khối lớp hoặc chỉ gửi đến một số học sinh.
• Tích Chỉ gửi cho học sinh chưa gửi thông báo và Chỉ gửi cho Phụ huynh đăng ký hình thức thanh toán chuyển khoản theo nhu cầu đơn vị
• Nhấn Gửi

Cách 2: Thiết lập ngày kết thúc thu tiền để tự động khóa đợt thu

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.

Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng và đợt thu cần thông báo thu tiền, sau đó nhấn Thông báo thu tiền.

Bước 2: Lựa chọn hình thức gửi tin qua SISAP

Thiết lập nội dung gửi thông báo.

• Chọn Đợt thu cần gửi thông báo
• Dự kiến thu từ ngày… đến ngày…: Thiết lập ngày kết thúc thu tiền. Sau thời điểm này, phụ huynh sẽ không thể tiếp tục chuyển khoản/thanh toán vào đợt thu.

4.3. Làm thế nào khi có học sinh mới nhập học hoặc không học đủ tháng (ví dụ: học 1 tuần, 3 tuần, 5 ngày…) và cần tính tiền theo số ngày học thực tế?

Bước 1: Tạo khoản thu theo ngày

• Tại menu góc trái, chọn Lập kế hoạch thu → tab Danh sách khoản thu, nhấn Thêm mới.
• Nhập Tên khoản thu.
• Tại trường Đơn giá của khoản thu, nhập đơn giá tương ứng với Đơn vị tính (Ngày).
• Nhấn Lưu.

Bước 2: Đăng ký khoản thu theo ngày cho từng học sinh

• Tại menu góc trái, chọn Lập kế hoạch thu → tab Đăng ký khoản thu.
• Tích chọn khoản thu theo ngày tương ứng tại từng học sinh cần đăng ký.
• Nhấn Lưu.

Bước 3: Lập đợt thu riêng cho các học sinh chỉ học một phần của tháng.

Khi có học sinh mới nhập học hoặc chỉ học một số ngày trong tháng (ví dụ: học 1 tuần, 5 ngày…), anh/chị tạo một đợt thu riêng cho các học sinh này.

• Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.
• Chọn tháng cần lập đợt thu, sau đó nhấn Lập đợt thu.
• Tên đợt thu: Phần mềm sẽ tự động đặt tên mặc định cho đợt thu (anh/chị có thể chỉnh sửa lại theo nhu cầu quản lý).
• Tại Danh sách các khoản cần thu, tích chọn khoản thu theo ngày đã tạo.
• Tại cột Số lượng, nhập số ngày học thực tế của từng khoản thu để phần mềm tính đúng số tiền cần thu.
• Nhấn Đồng ý.

4.4. Làm thế nào để đang ở giao diện chi tiết danh sách học sinh trên đợt thu muốn quay lại danh sách khối lớp để xem tổng quan?

Khi đang xem chi tiết danh sách học sinh trong một đợt thu, anh/chị có thể quay lại màn hình tổng quan danh sách khối lớp để theo dõi số liệu chung của đợt thu, anh chị thực hiện các bước sau.

Bước 1: Truy cập menu Quản lý thu → chọn tab Đợt thu.

Bước 2: Tại giao diện chi tiết danh sách học sinh, nhấn Quay lại ở góc dưới cùng bên phải màn hình.

Bước 3: Phần mềm sẽ chuyển về màn hình danh sách khối lớp để anh/chị xem tổng quan số liệu của đợt thu.

4.5. Khoản thu theo ngày/buổi/tiết không cho phép hoàn trả có chuyển tồn sang kỳ sau được không ?

Xử lý: Số tồn của các khoản thu theo ngày/ buổi/ tiết (như ăn bán trú, tiền sửa học đường, học thêm) không cho phép hoàn trả sẽ không chuyển tồn sang tháng sau.

Anh/ chị muốn chuyển tồn sang tháng sau thì khoản thu phải chọn cho phép hoàn trả.