[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn cách lập đợt thu mới

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn anh/chị cách tạo mới đợt thu trong tháng để tổng hợp các khoản tiền cần thu từ học sinh. Khi lập đợt thu, anh/chị có thể chọn khoản thu, khai báo số lượng và thiết lập sử dụng tiền tồn từ các tháng trước để đảm bảo số tiền phải thu chính xác.

Nội dung bài viết bao gồm:

• Hướng dẫn lập đợt thu mới.
• Các lưu ý trong quá trình lập đợt thu.

2. Các bước thực hiện

Để thực hiện lập đợt thu mới, anh/chị thực hiện lập đợt thu mới theo các bước sau:

Bước 1: Lập đợt thu

Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.

Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng cần lập đợt thu, sau đó nhấn Lập đợt thu.

Bước 2: Nhập tên đợt thu, lựa chọn các khoản thu cần áp dụng cho đợt thu.

Tên đợt thu: Phần mềm sẽ tự động đặt tên mặc định cho đợt thu (anh/chị có thể chỉnh sửa lại theo nhu cầu quản lý).

Danh sách các khoản cần thu: Phần mềm tự động hiển thị các khoản thu đang theo dõi trong Danh sách khoản thu và có thời điểm thu thuộc tháng anh/chị đang lập đợt thu.

• Bỏ tích chọn những khoản thu không cần thu trong đợt thu này.
• Tích chọn những khoản thu cần thu trong đợt thu này.
• Số lượng: Nhập thời gian thu (tháng/ngày/năm) tương ứng với các khoản thu.

Lưu ý: Có thể nhập Số lượng lẻ trong trường hợp phát sinh tiền học lẻ tháng.

Tùy chọn thiết lập khi lập đợt thu:

• Cho phép phụ huynh đóng từng khoản thu: Tích chọn nếu muốn phụ huynh có thể thanh toán từng khoản riêng lẻ.
• Lập cho cả học sinh chưa xếp lớp: Tích chọn để áp dụng thu cho học sinh chưa xếp lớp.
• Thiết lập sử dụng tiền tồn trong đợt thu:
  • Không sử dụng tồn chưa thu tiền: Không dùng số dư cũ để bù trừ.
  • Có sử dụng tồn chưa thu tiền: Các học sinh có số lượng tồn chưa thu sẽ được dùng để làm giảm số tiền tổng phải thu của đợt.
    
  • Sử dụng tiền hoàn trả của khoản thu khi khoản đó không đăng ký:
    • Sử dụng hết số còn tồn: Ví dụ Số phải thu 200.000, Tiền tồn tháng trước 300.000 → sử dụng hết số tồn 300.000, phần còn lại ghi nhận trả lại hoặc vào số dư.
    • Chỉ sử dụng bằng số phải thu của đợt: Ví dụ Số phải thu 200.000, Tiền tồn tháng trước 300.000 → sử dụng 200.000, còn lại 100.000 dùng cho tháng sau.
      
  • Thiết lập quy tắc sử dụng tiền tồn của khoản thu có đăng ký: Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
    • Tích chọn Cập nhật lại thông tin cho đợt thu. 
    • Nhấn Lưu để lưu thiết lập sử dụng tiền tồn của khoản thu.
      

Bước 3: Nhấn Đồng ý.

Sau khi lập đợt thu, phần mềm sẽ hiển thị bảng tổng hợp số tiền phải thu theo từng khối lớp. Anh/chị có thể tích chọn vào từng khối, lớp để xem chi tiết danh sách học sinh và số tiền phải thu của từng lớp.

3. Lưu ý

• Mỗi khoản thu chỉ có thể được sử dụng trong một đợt thu duy nhất tại cùng một thời điểm. Nếu anh/chị đã đưa một khoản thu vào đợt thu trước, thì khi lập đợt thu tiếp theo trong cùng tháng, khoản thu đó sẽ không thể được chọn lại. Nếu cần lập nhiều đợt thu trong một tháng có thể tham khảo hướng dẫn tại đây
• Trường hợp cần thay đổi số tiền phải thu: Anh/chị có thể chỉnh sửa trực tiếp trên phần mềm hoặc thực hiện nhập khẩu lại thông tin đợt thu. Vui lòng tham khảo hướng dẫn tại đây.
• Nếu tháng trước có đợt thu liên quan đến khoản thu có hoàn trả, phần mềm hiển thị cảnh báo ” Đợt thu tháng … có khoản …. cần chốt số buổi hoàn trả trước khi lập đợt thu mới. Bạn vui lòng bấm Chốt đợt thu để xác nhận số buổi hoàn trả hoặc bấm Lập đợt thu mới để bỏ qua bước này“.

  Khi đó, anh/chị có thể:

  • Chọn Chốt đợt thu để hoàn tất xử lý hoàn trả trước khi lập đợt mới.
  • Hoặc chọn Lập đợt thu mới để bỏ qua bước này.