[EMIS Khoản thu] Làm thế nào để lập nhiều đợt thu trong 1 tháng?

1. Tổng quan

Trong tháng, đơn vị đã lập đợt thu cho một số khoản thu và thực hiện thu tiền. Tuy nhiên, sau đó phát sinh thêm các khoản thu mới và cần tiếp tục lập đợt thu khác trong cùng tháng để ghi nhận đầy đủ các khoản thu trên phần mềm. Anh/chị có thể tạo đợt thu thứ 2, thứ 3… trong cùng tháng và lựa chọn các khoản thu phù hợp cho từng đợt, giúp việc theo dõi và quản lý thu tiền được rõ ràng, thuận tiện hơn.

Nội dung bao gồm các bước thực hiện chi tiết thêm khoản thu trên phần mềm. Áp dụng cho các đơn vị cần quản lý nhiều đợt thu trong tháng.

2. Các bước thực hiện

Trường hợp 1: Anh/chị muốn thu bù các khoản thu đã thu ở đợt 1 và tiếp tục thu ở đợt 2, anh/chị cần tạo khoản thu mới để thực hiện thu bù do khoản thu đã sử dụng ở đợt thu trước sẽ không thể chọn lại.

Ví dụ: Đầu tháng 10 đã lập 1 đợt thu và phát sinh thu tiền học sinh. Đến giữa tháng cần thu thêm một số khoản thu trong tháng 10 nên sẽ lập đợt 2 của tháng 10.

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn Đợt thu. Chọn tháng cần lập, nhấn Lập đợt thu.

Bước 2: Phần mềm sẽ tự động đặt tên mặc định cho đợt thu (anh/chị có thể chỉnh sửa lại theo nhu cầu quản lý). Sau đó, tích chọn các khoản thu cần lập và nhấn Đồng ý.

Khi đã lập xong đợt thu 2 và muốn mở lại, xem lại hoặc chuyển về đợt thu 1 đã lập trước đó, anh/chị thực hiện như sau:

• Tại menu bên trái màn hình, chọn Quản lý thu/ nhấn Đợt thu.
• Chọn tháng cần xem, sau đó nhấn vào mũi tên xổ xuống tại phần tên đợt thu. Phần mềm sẽ hiển thị danh sách tất cả các đợt thu đã được lập trong tháng đó.
• Anh/chị chọn đợt thu cần xem nhấn xem chi tiết.

Trường hợp 2: Anh/chị muốn lập đợt thu thứ 2 trong cùng tháng với các khoản thu giống đợt 1

Mỗi khoản thu trên phần mềm chỉ được phép sử dụng trong một đợt thu tại cùng một thời điểm. Vì vậy, khi anh/chị đã đưa khoản thu vào đợt thu thứ 1 và phát sinh thu tiền, thì khoản thu đó sẽ không thể chọn lại ở đợt thu thứ 2 trong cùng tháng.

Trường hợp anh/chị muốn tiếp tục thu các khoản giống đợt trước, thu bổ sung hoặc thu bù cho học sinh, anh/chị cần tạo khoản thu mới để đưa vào đợt thu tiếp theo.

Bước 1: Tạo khoản thu mới

Tại menu góc trái, nhấn Lập kế hoạch thu, chọn tab Danh sách khoản thu, nhấn Thêm mới chi tiết tại đây.

Khai báo các thông tin của khoản thu:

• Nhập Tên khoản thu: Anh/chị nhập tên khoản thu thêm mới với nội dung tương tự khoản thu đã sử dụng ở đợt thu trước.
• Nên đặt tên khoản thu dễ phân biệt để thuận tiện theo dõi và quản lý, ví dụ:

• • Học phí tháng 10 – Đợt 2
  • Thu bù học phí tháng 10
  • Tiền ăn tháng 10 – Bổ sung

Bước 2: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn Đợt thu. Chọn tháng cần lập, nhấn Lập đợt thu.

Bước 3: Phần mềm sẽ tự động đặt tên mặc định cho đợt thu (anh/chị có thể chỉnh sửa lại theo nhu cầu quản lý). Sau đó, tích chọn các khoản thu cần lập và nhấn Đồng ý.

3. Lưu ý

• Mỗi khoản thu chỉ có thể được sử dụng trong một đợt thu duy nhất tại cùng một thời điểm. Nếu anh/chị đã đưa một khoản thu vào đợt thu trước, thì khi lập đợt thu tiếp theo trong cùng tháng, khoản thu đó sẽ không thể được chọn lại.

• Tham khảo quy trình lập đợt thu theo hướng dẫn tại đây.