Các vấn đề thường gặp liên quan đến Danh sách học sinh

Để thực hiện bổ sung thông tin miễn giảm, đăng ký khoản thu, anh/chị thực hiện theo hướng dẫn tại đây.

Để thực hiện sắp xếp danh sách học sinh theo Alphabet để in phiếu thu đúng thứ tự, anh/chị thực hiện theo hướng dẫn tại đây.

Để thực hiện chuyển học sinh đã chuyển lớp sang đợt thu lớp mới, anh/chị thực hiện theo hướng dẫn tại đây.

• Nguyên nhân: Do học sinh mới không điền ngày Ngày chuyển đến nên phần mềm không hiển thị được danh sách học sinh.
• Giải pháp:

• • Vào Hệ thống\Danh sách học sinh.
  • Tìm học sinh cần kiểm tra và nhấn biểu tượng Sửa (hình chiếc bút) ở cuối dòng.
  • Bổ sung thông tin tại trường Ngày chuyển đến.
  • Lưu lại và thực hiện in lại Danh sách học sinh chuyển đến, chuyển đi.

Sau khi cập nhật Ngày chuyển đến, học sinh sẽ được hiển thị trên danh sách chuyển đến.

Giải pháp: Anh/chị có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Xuất danh sách học sinh từ Danh sách học sinh

Phù hợp khi cần lấy danh sách học sinh hiện có (trạng thái Đang theo dõi hoặc Ngừng theo dõi) trên phần mềm theo phạm vi Toàn trường, Khối hoặc Lớp.

• Vào Hệ thống\Danh sách học sinh.
• Nhấn biểu tượng 3 chấm (⋯) → Nhập khẩu.

• Chọn Tải tệp xuất khẩu → Tiếp tục.
• Tại màn hình tham số xuất khẩu, lựa chọn phạm vi cần xuất (Toàn trường, Khối hoặc Lớp).
• Nếu tích chọn Chỉ xuất khẩu học sinh đang theo dõi, phần mềm chỉ xuất các học sinh đang theo dõi. Nếu không tích chọn, phần mềm sẽ xuất cả học sinh đang theo dõi và ngừng theo dõi.
• Thực hiện xuất khẩu file Excel.

Cách 2: Xuất danh sách học sinh theo thời điểm của đợt thu

Phù hợp khi cần lấy danh sách học sinh tại một tháng hoặc đợt thu cụ thể.

• Vào Quản lý thu, chọn tháng và đợt thu cần tra cứu.
• Nhấn biểu tượng Máy in (góc trên cùng tay phải), chọn mẫu Danh sách thu tiền (theo học sinh).

• Nhấn Xuất khẩu để xuất ra file Excel.

Danh sách xuất ra bao gồm các thông tin như: Mã học sinh, Mã thống kê, Mã BHYT, Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính, Hộ khẩu thường trú, Số chứng từ, Thông tin khác, Số đăng ký, Số tồn sử dụng, Số tiền và Số đã thu.

Vấn đề: Học sinh đã được khai báo trên danh sách học sinh nhưng bị sai lớp. Khi vào chỉnh sửa thông tin học sinh, trường thông tin lớp học bị khóa nên không thể sửa trực tiếp trên phần mềm.

Nguyên nhân: Lớp học của học sinh được quản lý theo dữ liệu nhập khẩu. Để cập nhật lại lớp đúng (không phải nghiệp vụ chuyển lớp), anh/chị cần xuất file danh sách học sinh, chỉnh sửa thông tin lớp trên Excel và nhập khẩu lại dữ liệu.

Trường hợp 1: Chỉ có 1 số học sinh sai và chưa phát sinh đợt thu → Anh/ chị xóa học sinh đi khai báo lại học sinh mới

Trường hợp 2: Có nhiều học sinh sai, muốn sửa hàng loạt, anh/ chi làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Vào menu Hệ thống → chọn Danh sách học sinh → nhấn biểu tượng ⋮ → chọn Nhập khẩu.

Bước 2: Nhấn Tải tệp xuất khẩu → chọn Phạm vi (Toàn trường/Khối/Lớp) → nhấn Xuất khẩu.

Bước 3: Mở file Excel, bổ sung/chỉnh sửa thông tin → Lưu file.

Bước 4: Quay lại phần mềm, nhấn Tiếp tục → chọn file Excel đã chỉnh sửa → nhấn Nhập khẩu bản ghi hợp lệ. Xem chi tiết tại đây

Cách xử lý

Hiện tại, khi chỉnh sửa Họ và tên trên hồ sơ học sinh, phần mềm sẽ tự động cập nhật tên mới trên toàn bộ các đợt thu của học sinh và không lưu lại tên cũ theo từng thời điểm.

Do đó, nếu nhà trường muốn:

• Các đợt thu từ tháng 9 đến hết tháng 3 vẫn hiển thị tên cũ.
• Các đợt thu từ tháng 4 trở đi hiển thị tên mới theo giấy khai sinh.

thì cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Hoàn trả số tiền còn tồn (nếu có)

Bước 2: Ngừng theo dõi học sinh có tên cũ

• Vào Danh sách học sinh.
• Tìm học sinh theo tên hoặc mã học sinh.
• Chọn học sinh cần xử lý.
• Thực hiện Ngừng theo dõi học sinh.

Bước 3: Thêm học sinh mới với tên mới

• Vào Danh sách học sinh.
• Chọn Thêm học sinh.
• Nhập đầy đủ thông tin của học sinh theo giấy khai sinh mới, đặc biệt là Họ và tên mới.
• Khai báo mã học sinh mới (không sử dụng lại mã học sinh cũ).
• Lưu thông tin.

Bước 4: Lập đợt thu từ tháng 4

Khi lập đợt thu từ tháng 4 trở đi, phần mềm sẽ lấy thông tin của học sinh mới nên các chứng từ và thông báo thu tiền sẽ hiển thị theo tên mới.

Bước 5: Thông báo cho phụ huynh

Do học sinh được tạo với mã học sinh mới, nhà trường cần gửi lại mã học sinh cho phụ huynh để phụ huynh cập nhật trên ứng dụng và tiếp tục nhận thông báo thu tiền của con.

Lưu ý

• Không chỉnh sửa trực tiếp tên trên hồ sơ học sinh cũ nếu muốn giữ nguyên tên trên các đợt thu đã lập trước đó.
• Học sinh mới sẽ sử dụng mã học sinh mới, không kế thừa số dư, công nợ hoặc số tiền tồn của học sinh cũ.
• Nếu học sinh còn tiền tồn, cần xử lý hết trước khi ngừng theo dõi học sinh cũ để tránh phát sinh chênh lệch dữ liệu.

Biểu hiện: Anh/chị đã thêm học sinh nhầm lớp, sau đó xóa hồ sơ để tạo lại vào đúng lớp. Tuy nhiên, khi thêm mới tại Hệ thống → Danh sách học sinh, phần mềm báo lỗi “Mã định danh đã tồn tại” nên không thể khai báo lại học sinh.

Nguyên nhân: Mã định danh của học sinh vẫn đang tồn tại trong dữ liệu của hệ thống (hoặc năm học trước), vì vậy phần mềm không cho phép tạo mới một hồ sơ khác có cùng mã định danh.

Cách xử lý: Thay vì thêm mới học sinh, anh/chị thực hiện Xếp lớp đầu năm để đưa học sinh vào đúng lớp.

Bước 1: Vào Hệ thống → Danh sách học sinh, nhấn biểu tượng ⋯ và chọn Xếp lớp đầu năm.

Bước 2: Chọn Từ năm học cũ: Phần mềm lấy danh sách học sinh của năm học trước. Anh/chị tìm tên học sinh đang cần thêm, tích ô vuông trước tên học sinh và nhấn Chuyển lớp nhanh để chuyển học sinh sang đúng lớp của năm học mới.

Bước 3: Nhấn Xác nhận để hoàn tất việc xếp lớp.

Lưu ý: Nếu học sinh đã tồn tại trên hệ thống với mã định danh đó, anh/chị không nên tạo mới hồ sơ. Hãy sử dụng chức năng Xếp lớp đầu năm hoặc Chuyển lớp nhanh để đưa học sinh vào đúng lớp, tránh phát sinh lỗi “Mã định danh đã tồn tại”.