[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn thiết lập sử dụng tiền tồn khoản thu cho học sinh

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách thiết lập sử dụng tiền tồn khoản thu cho học sinh trên phần mềm. Khi khoản thu tính theo số lượng sử dụng thực tế (ăn bán trú, học thêm…), học sinh có thể phát sinh tiền tồn (tiền thừa) sau mỗi tháng. Anh/chị cần thiết lập cách xử lý tiền tồn này: giữ lại sử dụng tiếp cho các tháng sau hoặc tất toán hết bằng cách bù trừ vào số phải thu.

Nội dung bài viết gồm: Hướng dẫn thiết lập sử dụng tiền tồn theo 2 cách: Thiết lập sử dụng tiền tồn tại Hệ thống và Thiết lập sử dụng tiền tồn tại Đợt thu

2. Các bước thực hiện

Cách 1: Thiết lập sử dụng tiền tồn tại Hệ thống

Bước 1: Chọn menu Hệ thống → chọn Thiết lập sử dụng tiền tồn của khoản thu.

Bước 2: Chọn cách xử lý tiền tồn cho từng khoản thu:

• Giữ lại để sử dụng tiếp cho các tháng sau: Tiền tồn được giữ lại, trừ dần vào số phải thu của khoản thu đó ở các tháng tiếp theo.
• Tất toán hết sau khi sử dụng: Tiền tồn được bù trừ hết vào tổng số phải thu của đợt thu hiện tại. Số tiền tồn sẽ không còn sau khi bù trừ.
• Cập nhật lại thông tin cho Đợt thu: Tích chọn ô này nếu anh/chị muốn áp dụng thay đổi thiết lập tiền tồn cho đợt thu đã chọn.

Bước 3: Nhấn Lưu.

Cách 2: Thiết lập sử dụng tiền tồn tại Đợt thu

Bước 1: Chọn menu Quản lý thu → chọn Đợt thu.

Bước 2: Nhấn biểu tượng ⋯ (menu thao tác) → chọn Thiết lập sử dụng tiền tồn.

Bước 3: Chọn cách xử lý tiền tồn cho từng khoản thu:

• Giữ lại để sử dụng tiếp cho các tháng sau: Tiền tồn được giữ lại, trừ dần vào số phải thu của khoản thu đó ở các tháng tiếp theo.
• Tất toán hết sau khi sử dụng: Tiền tồn được bù trừ hết vào tổng số phải thu của đợt thu hiện tại. Số tiền tồn sẽ không còn sau khi bù trừ.
• Cập nhật lại thông tin cho Đợt thu: Tích chọn ô này nếu anh/chị muốn áp dụng thay đổi thiết lập tiền tồn cho đợt thu đã chọn.

Bước 4: Nhấn Lưu.

3. Lưu ý

• Khi thiết lập tại Đợt thu, phần mềm tự động đồng bộ thiết lập tương ứng tại Hệ thống và ngược lại.
• Thiết lập mới chỉ áp dụng cho các đợt thu từ thời điểm thiết lập trở đi. Nếu muốn áp dụng cho đợt thu đã lập trước đó, tích chọn Cập nhật lại thông tin cho Đợt thu → chọn đợt thu cần cập nhật.
• Giữ lại để sử dụng tiếp: Phù hợp khi khoản thu phát sinh liên tục hàng tháng (ăn bán trú, học thêm…). Tiền tồn tự động trừ vào tháng sau.
• Tất toán hết sau khi sử dụng: Phù hợp khi cần xử lý dứt điểm tiền tồn trong đợt thu hiện tại (cuối năm học, cuối kỳ…).