Đối soát sổ phụ ngân hàng

Mục đích

Giúp kế toán xác nhận thu tiền cho các giao dịch nộp tiền của phụ huynh vào tài khoản ngân hàng một cách nhanh chóng.

Các bước thực hiện

• Giao dịch ngân hàng đối soát dựa trên thông tin: Mã thống kê/Mã học sinh/Họ và tên học sinh/Lớp/Đợt thu.
• Nhà trường nên hướng dẫn phụ huynh về nội dung giao dịch để việc đối soát được nhanh chóng: Mã học sinh – Họ và tên học sinh – Lớp – Đợt thu tiền.
• Vào Quản lý thu\Đối soát sổ phụ ngân hàng.

Bước 1: Tải tệp dữ liệu vào phần mềm để thực hiện đối chiếu

1. Anh/chị chọn đợt thu, tài khoản ngân hàng đối soát và file sao kê từ Ngân hàng để bắt đầu thực hiện đối soát.
   Trường hợp muốn thiết lập thêm tài khoản ngân hàng để đối soát, anh/chị chọn biểu tượng dấu cộng và khai báo thông tin tài khoản. Nhấn Lưu
   
2. Sau khi tải tệp lên, nhấn Tiếp tục. Phần mềm tự động ghép các cột dữ liệu từ file đối soát, anh/chị có thể chọn lại nếu muốn:
   
   • Sheet nhập khẩu
   • Dòng tiêu đề
   • Ghép cột dữ liệu yêu cầu với cột tương ứng với tệp anh/chị vừa tải lên
   • Định dạng ngày giao dịch (Lưu ý chọn đúng định dạng ngày để đối soát thành công)
3. Với ví dụ file sao kê như trên, anh/chị chọn thông tin tương ứng như sau:
   

3. Nhấn Tiếp tục.

Lưu ý:

1. Để có thể xác nhận thu tiền cho học sinh nhanh chóng, anh/chị hướng dẫn phụ huynh chuyển khoản tới tài khoản nhà trường theo cú pháp: Mã thống kê/Mã học sinh – Họ tên học sinh – Lớp – Đợt thu.
2. Trường hợp Phụ huynh khó nhớ mã học sinh, anh/chị có thể gửi Phụ huynh Mã thống kê của học sinh thanh toán. Mã thống kê có thể là mã học sinh/mã định danh hoặc có thể mã anh/chị tự thiết lập giúp PH dễ nhớ. Xem hướng dẫn thêm mã thống kê học sinh tại đây.

Bước 2: Xác nhận thu

Sau khi hoàn tất tải tệp dữ liệu vào phần mềm để thực hiện đối chiếu, phần mềm hiển thị thông tin như sau:

1. Trạng thái giao dịch:
   
   • Tất cả giao dịch: Liệt kê thông tin chi tiết tất cả các giao dịch tại đầy đủ trạng thái.
   • Đã xác nhận thu: Giao dịch đã thu trên phần mềm.
   • Chưa xác nhận thu: Giao dịch chưa thu trên phần mềm.
   • Không hợp lệ: Giao dịch không đúng cú pháp/Giao dịch không có số tiền/Giao dịch không có Ngày giao dịch.
2. Phần mềm tự động phân tích nội dung thanh toán để ghép dữ liệu giao dịch với thông tin học sinh trên đợt thu, đồng thời hiển thị trạng thái xác nhận cùng ghi chú chi tiết:
   
   • Thu đủ: số tiền trên giao dịch bằng số tiền còn phải thu.
   • Thu thừa: số tiền trên giao dịch lớn hơn số tiền còn phải thu.
   • Thu thiếu: số tiền trên giao dịch nhỏ hơn số tiền còn phải thu.
   • Không hợp lệ: Không tìm thấy thông tin học sinh trong nội dung chuyển khoản.

Lưu ý: Với những giao dịch nộp thành hai lần vừa nộp tiền mặt, vừa nộp tiền chuyển khoản, nếu muốn ghi nhận thành số dư, anh/chị vào quản lý số dư để ghi nhận.

3. Với một số giao dịch không đúng cú pháp, anh/chị có thể tự ghép dữ liệu học sinh bằng tay:
Tìm học sinh theo Tên, Mã thống kê hoặc Mã học sinh để ghép dữ liệu tương ứng.
Lưu ý: Nhấn Sắp xếp cột để thiết lập các cột hiển thị trên màn hình Xác nhận thu
4. Sau khi hoàn tất ghép dữ liệu thông tin thanh toán, tích chọn các bản ghi và nhấn Xác nhận thu, phần mềm tự động gạch nợ các học sinh.

5. Nhấn Kiểm tra đợt thu để kiểm tra thông tin đợt thu sau khi đã xác nhận thu.