3. Danh sách học sinh

Mục đích: Đơn vị khai báo thông tin học sinh tại trường để phục vụ công tác quản lý khoản thu.

Hướng dẫn thực hiện:

I. Khai báo danh sách học sinh

I. Lập danh sách học sinh

  • Cho phép kế toán thêm mới học sinh hoặc nhập khẩu danh sách học sinh đang được quản lý trên các tệp excel hoặc trên sổ sách, giấy tờ vào phần mềm để quản lý, phục vụ việc thu phí.
  • Với cáctrường năm học cũ có sử dụng phân hệ Khoản thu hoặc đang sử dụng đồng thời phân hệ Học sinh, anh/chị có thể sử dụng tính năng Sao chép học sinh để sao chép danh sách học sinh từ năm học cũ/phân hệ khoản thu cũ/EMIS Học sinh.

Cách 1: Khai báo từng học sinh

  1. Vào Hệ thống\Danh sách học sinh. Nhấn Thêm
  2. Khai báo các Thông tin Học sinh, Thông tin phụ huynh/Người giám hộ, Mã thống kê học sinh
    Lưu ý: Mã học sinh được sinh tự động, anh/chị không thể chỉnh sửa.
  3. Khai báo thông tin đăng ký khoản thu/diện ưu tiên của học sinh:

    • Đăng ký khoản thu (tự nguyện), Hình thức thu (Tiền mặt/Chuyển khoản). Lựa chọn các khoản thu tự nguyện mà học sinh đăng ký.
      Lưu ý: Một học sinh có thể đăng ký tất cả các khoản thu tự nguyện hoặc không đăng ký khoản thu nào
    • Lựa chọn Diện ưu tiên (nếu có)
      Lưu ý: Một học sinh có thể thuộc một, nhiều diện ưu tiên hoặc không thuộc diện ưu tiên nào.
    • Nhập Số sổ hộ nghèo, Ngày hiệu lực, Ngày hết hạn (nếu có).
    • Tích chọn Áp dụng chính sách giá để lấy thông tin học sinh vào danh sách áp dụng các mức giảm giá của trường.
    • Lựa chọn diện Hỗ trợ chi phí học tập (nếu có).
      Lưu ý: Một học sinh chỉ thuộc một diện hỗ trợ chi phí học tập.

      • Khai báo Số tiền được hỗ trợ/tháng (nếu có)
      • Khai báo thời gian được hỗ trợ (nếu có): Theo năm học, kỳ học hoặc thời gian tùy chọn theo thực tế.
    • Khai báo Hỗ trợ học sinh khuyết tật (nếu có): Diện hỗ trợ, thời gian hỗ trợ
    • Đối với cấp Mầm non, anh/chị khai báo thêm thông tin Hỗ trợ chi phí ăn trưa (nếu có)
  1. Sau khi hoàn tất khai báo thông tin, nhấn Lưu.

Cách 2: Nhập khẩu danh sách học sinh

  1. Vào Hệ thống\Danh sách học sinh.
  2. Nhấn vào biểu tượng Tiện ích\Nhập khẩu.
  3. Tải tệp mẫu excel nhập khẩu danh sách học sinh theo nhu cầu do phần mềm cung cấp.
    • Nhập khẩu nhanh: Nhập khẩu nhanh thông tin cơ bản của học sinh: Họ tên học sinh, Lớp.
      Lưu ý: Anh/chị nên nhập khẩu những học sinh chưa tồn tại trên phần mềm, với những học sinh đã tồn tại ở năm học trước, anh chị thực hiện Sao chép danh sách học sinh từ năm học trước.
    • Nhập khẩu chi tiết: Nhập khẩu đầy đủ các thông tin như: Diên ưu tiên, hỗ trợ, Thông tin phụ huynh,…
      Lưu ý: Anh/chị nên nhập khẩu những học sinh chưa tồn tại trên phần mềm, với những học sinh đã tồn tại, anh chị thực hiện Sao chép danh sách học sinh từ năm học trước.
    • Nhập khẩu cập nhật: nhập khẩu bổ sung thêm thông tin của học sinh đã có trên phần mềm.
      Chọn phạm vi tệp học sinh xuất khẩu mà anh/chị muốn cập nhật.
  4. Sao chép danh sách học sinh từ tệp excel đơn vị đang quản lý sang tệp excel mẫu của phần mềm.
  5. Chọn tệp excel mẫu đã có dữ liệu được sao chép để nhập khẩu vào phần mềm
  6. Nhấn Tiếp tục, phần mềm chuyển sang bước Nhập khẩu.
  7. Phần mềm sẽ tự động kiểm tra thông và hiển thị kết quả bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ.
    Lưu ý: Có thể xem kết quả nhập khẩu chi tiết bằng cách chọn tải tệp dữ liệu không hợp lệ để chỉnh sửa và nhập khẩu lại.
  8. Nhấn Nhập khẩu bản ghi hợp lệ để nhập khẩu bản ghi thông tin học sinh hợp lệ vào phần mềm.
    Lưu ý: Trong tệp nhập khẩu, có thông tin học sinh đã tồn tại, phần mềm hiển thị thông báo

    • Nhấn Đóng để quay lại bước nhập khẩu
    • Tích chọn học sinh và Tiếp tục nhập khẩu các thông tin học sinh là hợp lệ và những học sinh đã được chọn vào phần mềm.

Cách 3: Sao chép danh sách học sinh

Nhà trường có thể thực hiện sao chép danh sách học sinh:

  • Từ năm học cũ lên để giữ nguyên mã học sinh.
  • Sao chép từ phân hệ học sinh (đơn vị có sử dụng phân hệ Học sinh)
  • Sao chép từ phân hệ khoản thu cũ (đơn vị có sử dụng phân hệ khoản thu cũ)
  1. Vào Hệ thống\Danh sách học sinh. Nhấn Sao chép học sinh.
  2. Lựa chọn sao chép từ Năm học cũ (năm ngoái đơn vị có sử dụng phân hệ Khoản thu); Phân hệ Học sinh (đơn vị sử dụng hiệu quả đồng thời cả phân hệ EMIS Học sinh); Khoản thu cũ (đơn vị sử dụng phân hệ Khoản thu V1 của MISA).
  3. Chọn Phạm vi sao chép học sinh: tất cả học sinh hoặc sao chép theo khối/nhóm tuổi.
  4. Phần mềm tự động lấy lên những học sinh có trạng thái đang học (trừ học sinh cuối cấp) cùng lớp tương ứng. Anh chị thực hiện xếp lại lớp cho học sinh.
    Lưu ý: Anh/chị sử dụng tính năng Chuyển lớp nhanh để xếp lại lớp cho nhiều học sinh cùng một lúc
    Hoặc biểu tượng mũi tên ngược để thực hiện xếp lại lớp cho học sinh
  5. Khi thực hiện sao chép danh sách học sinh từ năm học cũ, anh/chị cần lựa chọn có mang lên thông tin hỗ trợ chi phí học tập:
    • Trường hợp muốn lấy lên thông tin hỗ trợ chi phí học tập, anh/chị tích Sao chép
    • Trường hợp không muốn lấy lên thông tin hỗ trợ chi phí học tập, anh/chị tích Không sao chép
  6. Trường hợp tại năm học mới chưa được khai báo các lớp tương ứng để chuyển lên (Ví dụ: Khối 7 có lớp 7D, học sinh khối 7 chuyển lên khối 8 nhưng khối 8 không có lớp 8D), phần mềm sẽ tự tạo lớp tương ứng và đề xuất chuyển học sinh vào các lớp này.
  7. Nhấn Xác nhận.
  8. Trong tệp nhập khẩu, nếu có thông tin học sinh đã tồn tại, phần mềm hiển thị thông báo:
    • Nhấn Ghi đè để thay thế thông tin đã có bằng thông tin mới.
    • Nếu Bỏ qua thì sẽ không nhập khẩu thông tin học sinh đó vào phần mềm và giữ nguyên thông tin hiện tại.
    • Ngoài ra nhấn vào Tại đây để xem danh sách học sinh đã trùng.
II. Chỉnh sửa hồ sơ học sinh

II. Chỉnh sửa hồ sơ học sinh

  1. Nhấn biểu tượng cây bút tại hồ sơ học sinh mà anh/chị muốn chỉnh sửa.
    Hoặc nhấn vào hồ sơ học sinh, nhấn Sửa.
  2. Thực hiện chỉnh sửa lại thông tin trên hồ sơ học sinh.
  3. Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu.
III. Xếp lớp học sinh

III. Xếp lớp học sinh

  1. Nhấn Xếp vào lớp để thực hiện xếp lớp cho học sinh.
  2. Hoặc thực hiện Chỉnh sửa hồ sơ học sinh, xếp lớp cho học sinh tại mục Lớp.
IV. Ngừng theo dõi học sinh

IV. Ngừng theo dõi học sinh

Trong trường hợp nhà trường có học sinh nghỉ học, chuyển đi thì Ngừng theo dõi học sinh đó trên phần mềm. Khi lập đợt thu tháng sau sẽ không hiển thị học sinh đó trong đợt thu.

  1. Vào Khoản thu\Hệ thống\Danh mục\Danh sách học sinh.
  2. Đối với các học sinh chuyển đi, anh chị ngừng theo dõi và cần xác định thời điểm ngừng theo dõi
    • Trên danh sách học sinh, chọn Ngừng theo dõi và khai báo ngày chuyển đi của học sinh.
    • Trường hợp ngừng theo dõi nhiều học sinh cùng lúc trên hồ sơ, tích chọn học sinh, vào Tiện ích/Ngừng theo dõi và khai báo ngày chuyển đi.
      Lưu ý: Khi in các báo cáo, danh sách, với những học sinh chuyển đi thì tại thời điểm chuyển đi trở về trước, vẫn hiển thị học sinh đó trên danh sách; thời điểm học sinh chuyển đi về sau thì không hiển thị.
    • Với những học sinh chuyển đến thì tại thời điểm chuyển đến trở về trước khi in các báo cáo, danh sách không hiển thị học sinh đó trong danh sách, báo cáo; thời điểm học sinh chuyển đến về sau thì hiển thị như bình thường.
V. Xóa hồ sơ học sinh

V. Xóa hồ sơ học sinh

  1. Tích chọn hồ sơ học sinh cần xóa, nhấn biểu tượng dấu ba chấm, chọn Xóa hồ sơ.
  2. Với những học sinh đã phát sinh dữ liệu, phần mềm hiển thị thông báo:

    • Chọn Chỉ xóa trong năm học hiện tại hoặc Xóa ở tất cả các năm
    • Lưu ý: Nhấn tại đây để xem chi tiết dữ liệu đã phát sinh của học sinh đó.
  3. Nhấn Xóa
VI. Sắp xếp lại thứ tự trên danh sách học sinh

VI. Sắp xếp lại thứ tự

Khi danh sách học sinh anh/chị nhập khẩu/sao chép chưa đúng thứ tự mong muốn hoặc khi có học sinh mới thêm, danh sách chưa sắp xếp theo thứ tự Alphabet thì anh/chị thực hiện Sắp xếp lại thứ tự học sinh.

  1. Nhấn biểu tượng ba chấm, chọn Sắp xếp lại thứ tự.
  2. Nhấn Sắp xếp theo Alphabet để sắp xếp lại thứ tự danh sách học sinh theo Alphabet.
  3. Hoặc chọn từng học sinh, nhấn Lên đầu, xuống cuối, Chuyển lên, Chuyển xuống.
  4. Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu
VII. Thêm mã thống kê học sinh

VII. Thêm mã thống kê học sinh

Có 2 cách để thêm mã thống kê cho học sinh:

Cách 1: Chỉnh sửa hồ sơ học sinh

  • Anh chị nhấn biểu tượng  cây bút tại hồ sơ học sinh mà anh/chị muốn chỉnh sửa.
    Hoặc nhấn vào hồ sơ học sinh, nhấn Sửa. Sau đó anh chị chọn sửa Mã thống kê.
  • Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu.

Cách 2: Nhập khẩu danh sách học sinh

  • Anh chị Vào Hệ thống\Danh sách học sinh.
  • Nhấn vào biểu tượng Tiện ích\Nhập khẩu.
  • Tải tệp mẫu excel nhập khẩu danh sách học sinh theo nhu cầu do phần mềm cung cấp.
  • Nhập khẩu cập nhật: nhập khẩu bổ sung thêm mã thống kê của học sinh đã có trên phần mềm.
    Chọn phạm vi tệp học sinh xuất khẩu mà anh/chị muốn cập nhật.
  • Sao chép mã thống kê từ tệp excel đơn vị đang quản lý sang tệp excel mẫu của phần mềm.
  • Chọn tệp excel mẫu đã có dữ liệu được sao chép để nhập khẩu vào phần mềm.
  • Nhấn Tiếp tục, phần mềm chuyển sang bước Nhập khẩu.
  • Phần mềm sẽ tự động kiểm tra thông và hiển thị kết quả bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ.
    Lưu ý: Có thể xem kết quả nhập khẩu chi tiết bằng cách chọn tải tệp dữ liệu không hợp lệ để chỉnh sửa và nhập khẩu lại.
  • Nhấn Nhập khẩu để nhập khẩu mã thống kê học sinh hợp lệ vào phần mềm.

Câu hỏi thường gặp

  1. Đi tập huấn đã khai báo học sinh, cần bổ sung các thông tin khác của học sinh như miễn giảm, đăng ký khoản thu thì làm như thế nào?
  2. Làm sao để sắp xếp danh sách học sinh theo thứ tự để khi in ra phiếu thu sẽ đúng thứ tự alphabet cho dễ tìm?
  3. Học sinh đã chuyển lớp, làm thế nào để chuyển học sinh sang đợt thu lớp mới?

Xem các câu hỏi thường gặp khi khai báo danh sách học sinh tại đây.

Cập nhật 24/08/2022

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Kênh hỗ trợ