3. Danh sách học sinh

I. Lập danh sách học sinh

• Cho phép kế toán thêm mới học sinh hoặc nhập khẩu danh sách học sinh đang được quản lý trên các tệp excel hoặc trên sổ sách, giấy tờ vào phần mềm để quản lý, phục vụ việc thu phí.
• Với cáctrường năm học cũ có sử dụng phân hệ Khoản thu hoặc đang sử dụng đồng thời phân hệ Học sinh, anh/chị có thể sử dụng tính năng Sao chép học sinh để sao chép danh sách học sinh từ năm học cũ/phân hệ khoản thu cũ/EMIS Học sinh.

Cách 1: Khai báo từng học sinh

1. Vào Hệ thống\Danh sách học sinh, nhấn Thêm.
   
2. Khai báo các thông tin: Thông tin Học sinh; Hộ khẩu thường trú; Thông tin phụ huynh/Người giám hộ.
   Lưu ý:
   • Mã thống kê: dành cho đơn vị muốn sử dụng mã thống kê đang được áp dụng tại trường thay vì mã học sinh hệ thống tự sinh để đồng bộ trên các báo cáo.
   • Mã học sinh được phần mềm sinh tự động, anh/chị không thể chỉnh sửa.
     
   • Số định danh cá nhân: Đây là dãy số tự nhiên gồm 12 số do Bộ Công An thống nhất quản lý trên toàn quốc, được ghi trên Giấy khai sinh và là số thẻ Căn cước của công dân khi được cấp.
   • Đối với trường ngoài công lập có thiết lập Hệ đào tạo tại Danh sách lớp học, sau khi chọn lớp cho học sinh sẽ tự động lấy lên thông tin Hệ đào tạo tương ứng.
3. Khai báo thông tin Đăng ký khoản thu, hình thức thu cũng như Diện ưu tiên, hỗ trợ của học sinh:
   
   • Đăng ký khoản thu (tự nguyện), Hình thức thu (Tiền mặt/Chuyển khoản). 
     Lưu ý: Một học sinh có thể đăng ký tất cả các khoản thu tự nguyện hoặc không đăng ký khoản thu nào
   • Lựa chọn Diện ưu tiên, sổ hộ nghèo (nếu có)
     Lưu ý: Một học sinh có thể thuộc một, nhiều diện ưu tiên hoặc không thuộc diện ưu tiên nào.
   • Nhập Số sổ hộ nghèo, Ngày hiệu lực, Ngày hết hạn (nếu có).
   • Tích chọn Áp dụng chính sách giá để lấy thông tin học sinh vào danh sách áp dụng các mức giảm giá của trường.
   • Lựa chọn diện Hỗ trợ chi phí học tập (nếu có).
     Lưu ý: Một học sinh chỉ thuộc một diện hỗ trợ chi phí học tập.
     • Khai báo Số tiền được hỗ trợ/tháng (nếu có)
     • Khai báo thời gian được hỗ trợ (nếu có): Theo năm học, kỳ học hoặc thời gian tùy chọn theo thực tế.

• • Khai báo Hỗ trợ học sinh khuyết tật (nếu có): Diện hỗ trợ, thời gian hỗ trợ

1. • Đối với cấp Mầm non, anh/chị khai báo thêm thông tin Hỗ trợ chi phí ăn trưa (nếu có)
2. Sau khi hoàn tất khai báo thông tin, nhấn Lưu.

Cách 2: Nhập khẩu danh sách học sinh

1. Vào Hệ thống\Danh sách học sinh.
2. Nhấn vào biểu tượng Tiện ích\Nhập khẩu.
   
3. Tải tệp mẫu excel nhập khẩu danh sách học sinh theo nhu cầu do phần mềm cung cấp.
   • Nhập khẩu nhanh: Nhập khẩu nhanh thông tin cơ bản của học sinh: Họ tên học sinh, Lớp.
     Lưu ý: Anh/chị nên nhập khẩu những học sinh chưa tồn tại trên phần mềm, với những học sinh đã tồn tại ở năm học trước, anh chị thực hiện Sao chép danh sách học sinh từ năm học trước.
     
   • Nhập khẩu chi tiết: Nhập khẩu đầy đủ các thông tin như: Diên ưu tiên, hỗ trợ, Thông tin phụ huynh,…
     Lưu ý: Anh/chị nên nhập khẩu những học sinh chưa tồn tại trên phần mềm, với những học sinh đã tồn tại, anh chị thực hiện Sao chép danh sách học sinh từ năm học trước.
     
   • Nhập khẩu cập nhật: nhập khẩu bổ sung thêm thông tin của học sinh đã có trên phần mềm.
     Chọn phạm vi tệp học sinh xuất khẩu mà anh/chị muốn cập nhật.
4. Sao chép danh sách học sinh từ tệp excel đơn vị đang quản lý sang tệp excel mẫu của phần mềm.
5. Chọn tệp excel mẫu đã có dữ liệu được sao chép để nhập khẩu vào phần mềm
   
6. Nhấn Tiếp tục, phần mềm chuyển sang bước Nhập khẩu.
   
7. Phần mềm sẽ tự động kiểm tra thông và hiển thị kết quả bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ.
   Lưu ý: Có thể xem kết quả nhập khẩu chi tiết bằng cách chọn tải tệp dữ liệu không hợp lệ để chỉnh sửa và nhập khẩu lại.
   
8. Nhấn Nhập khẩu bản ghi hợp lệ để nhập khẩu bản ghi thông tin học sinh hợp lệ vào phần mềm.
   Lưu ý: Trong tệp nhập khẩu, có thông tin học sinh đã tồn tại, phần mềm hiển thị thông báo
   
   • Nhấn Đóng để quay lại bước nhập khẩu
   • Tích chọn học sinh và Tiếp tục nhập khẩu các thông tin học sinh là hợp lệ và những học sinh đã được chọn vào phần mềm.

Cách 3: Sao chép danh sách học sinh

Nhà trường có thể thực hiện sao chép danh sách học sinh:

• Từ năm học cũ lên để giữ nguyên mã học sinh.
• Sao chép từ phân hệ học sinh (đơn vị có sử dụng phân hệ Học sinh)
• Sao chép từ phân hệ khoản thu cũ (đơn vị có sử dụng phân hệ khoản thu cũ)

1. Vào Hệ thống\Danh sách học sinh. Nhấn Sao chép học sinh.
   
2. Lựa chọn sao chép từ Năm học cũ (năm ngoái đơn vị có sử dụng phân hệ Khoản thu); Phân hệ Học sinh (đơn vị sử dụng hiệu quả đồng thời cả phân hệ EMIS Học sinh); Khoản thu cũ (đơn vị sử dụng phân hệ Khoản thu V1 của MISA).
3. Chọn Phạm vi sao chép học sinh: tất cả học sinh hoặc sao chép theo khối/nhóm tuổi.
4. Phần mềm tự động lấy lên những học sinh có trạng thái đang học (trừ học sinh cuối cấp) cùng lớp tương ứng. Anh chị thực hiện xếp lại lớp cho học sinh.
   Lưu ý: Anh/chị sử dụng tính năng Chuyển lớp nhanh để xếp lại lớp cho nhiều học sinh cùng một lúc
   Hoặc biểu tượng mũi tên ngược để thực hiện xếp lại lớp cho học sinh
5. Khi thực hiện sao chép danh sách học sinh từ năm học cũ, anh/chị cần lựa chọn có mang lên thông tin hỗ trợ chi phí học tập:
   • Trường hợp muốn lấy lên thông tin hỗ trợ chi phí học tập, anh/chị tích Sao chép
   • Trường hợp không muốn lấy lên thông tin hỗ trợ chi phí học tập, anh/chị tích Không sao chép
     
6. Trường hợp tại năm học mới chưa được khai báo các lớp tương ứng để chuyển lên (Ví dụ: Khối 7 có lớp 7D, học sinh khối 7 chuyển lên khối 8 nhưng khối 8 không có lớp 8D), phần mềm sẽ tự tạo lớp tương ứng và đề xuất chuyển học sinh vào các lớp này.
7. Nhấn Xác nhận.
   
8. Trong tệp nhập khẩu, nếu có thông tin học sinh đã tồn tại, phần mềm hiển thị thông báo:
   • Nhấn Ghi đè để thay thế thông tin đã có bằng thông tin mới.
   • Nếu Bỏ qua thì sẽ không nhập khẩu thông tin học sinh đó vào phần mềm và giữ nguyên thông tin hiện tại.
   • Ngoài ra nhấn vào Tại đây để xem danh sách học sinh đã trùng.
     

II. Chỉnh sửa hồ sơ học sinh

1. Nhấn biểu tượng cây bút tại hồ sơ học sinh mà anh/chị muốn chỉnh sửa.
   Hoặc nhấn vào hồ sơ học sinh, nhấn Sửa.
   
2. Thực hiện thay đổi thông tin trên hồ sơ học sinh.
3. Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu.

III. Xếp lớp học sinh

1. Nhấn Xếp vào lớp để thực hiện xếp lớp cho học sinh.
   
2. Hoặc thực hiện Chỉnh sửa hồ sơ học sinh, xếp lớp cho học sinh tại mục Lớp.
   

IV. Ngừng theo dõi học sinh

Trong trường hợp nhà trường có học sinh nghỉ học, chuyển đi thì Ngừng theo dõi học sinh đó trên phần mềm. Khi lập đợt thu tháng sau sẽ không hiển thị học sinh đó trong đợt thu.

1. Vào Khoản thu\Hệ thống\Danh mục\Danh sách học sinh.
   
2. Đối với các học sinh chuyển đi, anh chị ngừng theo dõi và cần xác định thời điểm ngừng theo dõi
   • Trên danh sách học sinh, chọn Ngừng theo dõi và khai báo ngày chuyển đi của học sinh.
     
   • Trường hợp ngừng theo dõi nhiều học sinh cùng lúc trên hồ sơ, tích chọn học sinh, vào Tiện ích/Ngừng theo dõi và khai báo ngày chuyển đi.
     Lưu ý: Khi in các báo cáo, danh sách, với những học sinh chuyển đi thì tại thời điểm chuyển đi trở về trước, vẫn hiển thị học sinh đó trên danh sách; thời điểm học sinh chuyển đi về sau thì không hiển thị.
   • Với những học sinh chuyển đến thì tại thời điểm chuyển đến trở về trước khi in các báo cáo, danh sách không hiển thị học sinh đó trong danh sách, báo cáo; thời điểm học sinh chuyển đến về sau thì hiển thị như bình thường.

V. Xóa hồ sơ học sinh

1. Tích chọn hồ sơ học sinh cần xóa, nhấn biểu tượng dấu ba chấm, chọn Xóa hồ sơ.
   
2. Với những học sinh đã phát sinh dữ liệu, phần mềm hiển thị thông báo:
   
   • Chọn Chỉ xóa trong năm học hiện tại hoặc Xóa ở tất cả các năm
   • Lưu ý: Nhấn tại đây để xem chi tiết dữ liệu đã phát sinh của học sinh đó.
3. Nhấn Xóa

VI. Sắp xếp lại thứ tự

Khi danh sách học sinh anh/chị nhập khẩu/sao chép chưa đúng thứ tự mong muốn hoặc khi có học sinh mới thêm, danh sách chưa sắp xếp theo thứ tự Alphabet thì anh/chị thực hiện Sắp xếp lại thứ tự học sinh.

1. Nhấn biểu tượng ba chấm, chọn Sắp xếp lại thứ tự.
2. Nhấn Sắp xếp theo Alphabet để sắp xếp lại thứ tự danh sách học sinh theo Alphabet.
3. Hoặc chọn từng học sinh, nhấn Lên đầu, xuống cuối, Chuyển lên, Chuyển xuống.
   
4. Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu

VII. Thêm mã thống kê học sinh

Có 2 cách để thêm mã thống kê cho học sinh:

Cách 1: Chỉnh sửa hồ sơ học sinh

• Anh chị nhấn biểu tượng  cây bút tại hồ sơ học sinh mà anh/chị muốn chỉnh sửa.
  Hoặc nhấn vào hồ sơ học sinh, nhấn Sửa. Sau đó anh chị chọn sửa Mã thống kê.
• Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu.
  
  

Cách 2: Nhập khẩu danh sách học sinh

• Anh chị Vào Hệ thống\Danh sách học sinh.
• Nhấn vào biểu tượng Tiện ích\Nhập khẩu.
  

• Tải tệp mẫu excel nhập khẩu danh sách học sinh theo nhu cầu do phần mềm cung cấp.
• Nhập khẩu cập nhật: nhập khẩu bổ sung thêm mã thống kê của học sinh đã có trên phần mềm.
  Chọn phạm vi tệp học sinh xuất khẩu mà anh/chị muốn cập nhật.
• Sao chép mã thống kê từ tệp excel đơn vị đang quản lý sang tệp excel mẫu của phần mềm.
• Chọn tệp excel mẫu đã có dữ liệu được sao chép để nhập khẩu vào phần mềm.
  
• Nhấn Tiếp tục, phần mềm chuyển sang bước Nhập khẩu.
  
• Phần mềm sẽ tự động kiểm tra thông và hiển thị kết quả bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ.
  Lưu ý: Có thể xem kết quả nhập khẩu chi tiết bằng cách chọn tải tệp dữ liệu không hợp lệ để chỉnh sửa và nhập khẩu lại.
  
• Nhấn Nhập khẩu để nhập khẩu mã thống kê học sinh hợp lệ vào phần mềm.

VIII. In danh sách học sinh

Kế toán/ Giáo viên có thể in danh sách học sinh để phục vụ công tác quản lý bằng cách nhấn vào biểu tượng máy in và chọn loại danh sách cần in:

1. Bảng điểm danh/chấm ăn

   • Chọn Bảng điểm danh/chấm ăn để in bảng điểm danh/chấm ăn tại trường.
   • Khai báo tham số báo cáo: Chọn tháng và lớp cần in.
   • Nhấn Lấy dữ liệu, phần mềm tự động lấy lên thông tin báo cáo như thiết lập bên trên. Anh/chị có thể in hoặc Xuất khẩu file dưới nhiều định dạng (Excel; PDF; Word,…)
     

2. Danh sách mã học sinh

   • Chọn Danh sách mã học sinh để in danh sách học sinh kèm mã học sinh gửi cho phụ huynh.
   • Tùy chọn In hoặc Xuất khẩu danh sách.
   • Nếu chọn In: Chọn phạm vi in: Tất cả/Khối/Lớp.
   • Nếu chọn Xuất khẩu: Chọn phạm vi xuất khấu và hình thức xuất khẩu tệp (Xuất khẩu mỗi lớp 1 tệp/Xuất khẩu mỗi lớp 1 sheet)
   • Nhấn Xác nhận.
     

3. Danh sách học sinh được hỗ trợ chi phí học tập

   • Chọn Danh sách học sinh được hỗ trợ chi phí học tập để in danh sách báo cáo lên cấp trên.
   • Khai báo tham số trên báo cáo:
     • Thời gian học sinh được hỗ trợ chi phí học tập: Cả năm/Học kỳ I/Học kỳ II.
     • Phạm vi: Toàn trường/Khối/Lớp.
     • Chọn mẫu: Mẫu gửi cơ quan chủ quản phê duyệt/Mẫu cha mẹ học sinh nhận tiền/Mẫu có xác nhận của cơ quan chủ quản.
     • Tùy chọn in: Tích chọn nếu muốn in Mỗi lớp 1 danh sách.
     • Chân chữ ký: Thiết lập để hiển thị chân chữ ký lên báo cáo.
   • Chọn Lấy dữ liệu, phần mềm tự động lấy lên thông tin báo cáo như thiết lập bên trên. Anh/chị có thể in hoặc Xuất khẩu file dưới nhiều định dạng (Excel; PDF; Word,…)
     

4. Danh sách trẻ em mẫu giáo được hỗ trợ ăn trưa (Đối với cấp Mầm non)

   • Đối với cấp Mầm non, chọn in Danh sách trẻ em mẫu giáo được hỗ trợ ăn trưa.
   • Chọn thời gian học sinh được hưởng hỗ trợ và tùy chỉnh hiển thị chân chữ ký trên báo cáo.
   • Nhấn Lấy dữ liệu, phần mềm tự động lấy lên thông tin báo cáo như thiết lập bên trên. Anh/chị có thể in hoặc Xuất khẩu file dưới nhiều định dạng (Excel; PDF; Word,…)
     

5. Danh sách học sinh được hỗ trợ khuyết tật

   • Chọn Danh sách học sinh được hỗ trợ khuyết tật để in danh sách học sinh được hưởng hỗ trợ.
   • Khai báo tham số trên báo cáo:
     • Thời gian học sinh được hỗ trợ chi phí học tập: Cả năm/Học kỳ I/Học kỳ II.
     • Phạm vi: Toàn trường/Khối/Lớp.
     • Tùy chọn in: Tích chọn nếu muốn in Mỗi lớp 1 danh sách.
     • Chân chữ ký: Thiết lập để hiển thị chân chữ ký lên báo cáo.
   • Chọn Lấy dữ liệu, phần mềm tự động lấy lên thông tin báo cáo như thiết lập bên trên. Anh/chị có thể in hoặc Xuất khẩu file dưới nhiều định dạng (Excel; PDF; Word,…)
     

6. Danh sách học sinh chuyển đến, chuyển đi

   • Chọn Danh sách học sinh chuyển đến, chuyển đi.
   • Chọn thời gian muốn lấy lên thông tin học sinh chuyển đến/chuyển đi trong khoảng thời gian này.
   • Xem theo: Mã thống kê/Mã học sinh hoặc cả 2 loại mã.
   • Nhấn Đồng ý, phần mềm tự động lấy lên thông tin báo cáo như thiết lập bên trên. Anh/chị có thể in hoặc Xuất khẩu file dưới nhiều định dạng (Excel; PDF; Word,…)
   • 

IX. Tạo mã học sinh mới

• Để Phụ huynh dễ dàng ghi nhớ thông tin mã học sinh của con khi tra cứu, thanh toán tiền học,… Với những đơn vị đang sử dụng mã học sinh theo quy tắc cũ 8 kí tự được sinh ngẫu nhiên có thể tạo mã học sinh theo quy tắc mới 12 kí tự.
  
• Ví dụ: HAN001100094, trong đó:
  • 3 chữ in hoa đầu tiên viết tắt của tỉnh/TP mà trường trực thuộc (VD: HAN, HCM, DNG,..)
  • 4 số tiếp theo kí hiệu trường trong khu vực (do phần mềm tự sinh)
  • 5 số cuối kí hiệu học sinh trong trường (sinh lần lượt)
• Xem hướng dẫn tạo mã học sinh mới theo hướng dẫn chi tiết tại đây.