1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn kế toán quản lý các giao dịch thanh toán online đã phát sinh trên phần mềm, bao gồm tra cứu, hủy thu giao dịch sai sót và đối soát dữ liệu sau khi phụ huynh đã thanh toán.
Các vấn đề liên quan đến tạm dừng (tạm đóng) thanh toán online của đợt thu bằng chức năng Hủy thông báo thu tiền. Sau khi hủy thông báo thu tiền, phụ huynh sẽ không thể tiếp tục thanh toán online cho đến khi nhà trường chỉnh sửa xong số tiền hoặc nội dung thu và gửi lại thông báo thu tiền mới sẽ được hướng dẫn ở bài viết khác
Nội dung bài viết gồm:
- Tra cứu danh sách và xem chi tiết khoản thu đã nộp.
- Xử lý (Hủy thu) các giao dịch bị sai sót.
- Tùy chỉnh hiển thị các cột thông tin cần quản lý.
Lưu ý:
- Người dùng phải được phân quyền truy cập menu Tra cứu lịch sử thanh toán online.
- Hiện tại, MISA EMIS chưa hỗ trợ cấp quyền hoặc cấp tài khoản riêng cho ngân hàng để tra soát các giao dịch thu trên phần mềm. Khi ngân hàng cần đối chiếu các giao dịch, kế toán vui lòng xuất Báo cáo giao dịch trực tuyến trên phần mềm và gửi cho ngân hàng để thực hiện tra soát.
Chức năng Hủy thu chỉ áp dụng đối với giao dịch đã thanh toán. Nếu cần tạm dừng thanh toán online để chỉnh sửa số tiền hoặc nội dung đợt thu trước khi phụ huynh thanh toán, anh/chị không sử dụng chức năng Hủy thu giao dịch mà thực hiện chức năng Hủy thông báo thu tiền.
2. Các bước thực hiện
2.1. Tra cứu và xem chi tiết giao dịch
Bước 1: Trên menu bên trái, nhấn Hệ thống → Tra cứu lịch sử thanh toán online.
Bước 2: Tại khu vực bộ lọc (góc trên bên trái màn hình), chọn Thời gian cần tra cứu → Hệ thống hiển thị danh sách giao dịch trong khoảng thời gian đã chọn.
Bước 3: Tại dòng giao dịch cần kiểm tra, nhấn Xem chi tiết → Hệ thống hiển thị danh sách các khoản thu đã nộp.
2.2. Hủy thu giao dịch đã thu tiền bị sai sót
Bước 1: Trên menu bên trái, nhấn Hệ thống → Tra cứu lịch sử thanh toán online.
Bước 2: Tại danh sách giao dịch, tìm đến giao dịch cần xử lý và nhấn Hủy thu.
Bước 3: Nhập Lý do hủy thu → Có thể tích chọn Giữ lại số chứng từ đã đánh cho học sinh để tránh bị trống số khi thu lại.
Bước 4: Nhấn Xác nhận hủy thu tiền
→ Giao dịch sẽ bị xóa khỏi màn hình tra cứu.
→ Đồng thời hệ thống ghi nhận lịch sử tại Hệ thống → Nhật ký truy cập.
Lưu ý: Không thể thực hiện Hủy thu đối với giao dịch đã phát hành hóa đơn điện tử.
2.3. Tùy chỉnh cột hiển thị
Bước 1: Nhấn biểu tượng ⚙ Tùy chỉnh cột (góc trên bên phải danh sách).
Bước 2: Thực hiện các thao tác điều chỉnh:
- Tích chọn ☑ / bỏ tích ☐ chọn để hiển thị hoặc ẩn các cột thông tin.
- Kéo thả để di chuyển cột đến vị trí mong muốn.
- Có thể tùy chỉnh để ưu tiên hiển thị các thông tin cần quản lý, giúp thuận tiện so sánh và đối chiếu dữ liệu.
Bước 3: Sau khi thực hiện điều chỉnh, nhấn Lưu để lưu lại các thay đổi.
