[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn quản lý và khóa ghi nhận số lượng thực tế

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách khóa ghi nhận số lượng thực tế của giáo viên trên phần mềm. Khi giáo viên ghi nhận số lượng sử dụng thực tế (chấm ăn, ghi nhận dịch vụ…), kế toán cần khóa dữ liệu tại các thời điểm đã chốt để giáo viên không sửa được. Phần mềm hỗ trợ khóa thủ công theo từng ngày hoặc đặt lịch tự động khóa.

Nội dung bài viết gồm:

• Khóa thủ công: Khóa/bỏ khóa ghi nhận theo từng ngày hoặc khóa tất cả.
• Đặt lịch tự động: Đặt lịch khóa tự động theo tháng hoặc theo ngày.

2. Các bước thực hiện

2.1. Khóa ghi nhận thủ công

Bước 1: Chọn menu Hệ thống → Quản lý ghi nhận số lượng thực tế.

Bước 2: Chọn phạm vi: Toàn trường hoặc Khối lớp. Chọn danh sách ngày chấm ăn: Theo tuần hoặc Theo tháng.

Bước 3: Nhấn vào ô ngày tháng tương ứng để khóa ghi nhận số lượng của ngày đó.

Bước 4: Nhấn Khóa tất cả để khóa toàn bộ các ngày trong phạm vi đã chọn.

Bước 5: Nhấn Bỏ khóa tất cả để hủy khóa toàn bộ các ngày trong phạm vi đã chọn.

2.2. Đặt lịch tự động khóa ghi nhận

Bước 1: Chọn menu Hệ thống → Quản lý ghi nhận số lượng thực tế.

Bước 2: Nhấn Đặt lịch.

Bước 3: Chọn hình thức đặt lịch: Theo tháng hoặc Theo ngày.

Nếu chọn Theo tháng:

• Chọn Phạm vi, Tháng và Ngày khóa.

Nếu chọn Theo ngày:

• Bật Hẹn lịch khóa.
• Chọn Thời gian khóa.
• Tích chọn Lặp lại hàng ngày nếu muốn tự động khóa mỗi ngày.

Bước 4: Nhấn Lưu.

3. Lưu ý

• Sau khi khóa, giáo viên không thể ghi nhận hoặc sửa số lượng thực tế cho ngày đã bị khóa.
• Kế toán có thể bỏ khóa bất kỳ lúc nào bằng cách nhấn lại vào ô ngày đã khóa hoặc nhấn Bỏ khóa tất cả.
• Khi đặt lịch tự động Theo ngày và bật Lặp lại hàng ngày, phần mềm tự động khóa ghi nhận vào thời gian đã chọn mỗi ngày.
• Nên khóa ghi nhận sau khi kế toán đã kiểm tra và chốt số lượng thực tế của ngày/tháng đó.