[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn phát hành hóa đơn

Bài viết hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy định sau khi cung cấp dịch vụ.

Nội dung:

• Hướng dẫn các bước phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm.
• Giới thiệu các hình thức ký số: USB Token, MISA eSign.
• Quy trình gửi hóa đơn lên Cơ quan Thuế và xử lý các tình huống phát sinh.

Phần mềm cho phép lập và phát hành hóa đơn cho các khoản dịch vụ đã hoàn thành dù phụ huynh chưa nộp đủ tiền để tuân thủ quy định về thời điểm xuất hóa đơn và tránh sai phạm. Theo Khoản 6, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm xuất hóa đơn như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn dịch vụ là khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
• Nếu thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.

Vì vậy, khi đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, cần thực hiện phát hành hóa đơn, kể cả trong trường hợp học sinh chưa thanh toán.

Bước 1: Tại menu bên tay trái chọn Quản lý hóa đơn/Danh sách hóa đơn. Tại đây, phần mềm hiển thị danh sách hóa đơn đã lập tại màn hình Cấp hóa đơn và trạng thái tương ứng.

Bước 2: Tích chọn ☑ hóa đơn cần phát hành (hóa đơn trạng thái Chưa phát hành), nhấn Phát hành để phát hành nhiều hóa đơn cùng lúc.

• Nhấn biểu tượng “ba chấm” hóa đơn cần phát hành, chọn Phát hành hóa đơn.
• Trường hợp cần thay đổi ngày phát hành hóa đơn thì lựa chọn Ngày phát hành.
• Để tránh các lỗi sai sót về Ngày hóa đơn và ngày phát hành khi gửi hóa đơn lên CQT cấp mã, nên để 2 ngày giống nhau bằng cách nhấn Cập nhật ngày hóa đơn bằng ngày phát hành.

Lưu ý: Ngày phát hành hóa đơn không được nhỏ hơn ngày phát hành hóa đơn gần nhất của ký hiệu hóa đơn đó.

Bước 3: Lựa chọn hình thức ký số:

Cách 1: Ký số bằng USB Token

• Cài đặt công cụ MISA KYSO để ký điện tử theo hướng dẫn tại đây.
• Lựa chọn chứng thư số, chương trình đồng thời cấp số hóa đơn và phát hành hóa đơn điện tử. Chọn chứng thư số đơn vị, nhấn OK.

Lưu ý: Thao tác chọn chứng thư số chỉ cần thực hiện vào lần phát hành đầu tiên.
Xem hướng dẫn xử lý khi ký điện tử không thành công tại đây.

Cách 2: Ký số bằng MISA eSign

• Chọn hình thức ký số MISA eSign để ký số trực tiếp ngay trên điện thoại mà không cần sử dụng thêm USB Token.
• Màn hình hiển thị thông báo yêu cầu ký số đã được gửi về thiết bị đã thiết lập tại đây.

• Mở ứng dụng MISA eSign trên điện thoại, chọn Đồng ý để xác nhận ký tài liệu.

• Ngay sau khi hoàn tất, màn hình hiển thị thông báo xác nhận ký thành công.

Bước 5: Sau khi phát hành, phần mềm tự động gửi Cơ quan Thuế cấp mã, lúc này hóa đơn có trạng thái là Chờ cấp mã:

• Trường hợp Cơ quan Thuế cấp mã, phần mềm hiển thị tình trạng Đã cấp mã.
• Trường hợp Cơ quan Thuế từ chối cấp mã, phần mềm hiển thị tình trạng Từ chối cấp mã.
  Với những hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã, xem lý do từ chối, lập hóa đơn mới (Xem hướng dẫn chi tiết tại đây).

Bước 6: Sau khi phát hành, không được phép sửa, xóa hóa đơn. Trường hợp hóa đơn có sai sót, gửi thông báo hóa đơn sai sót cho Cơ quan Thuế và lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo quy định (Xem hướng dẫn tại đây).