[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn xử lý tiền tồn khoản thu khi học sinh không tiếp tục đăng ký (R112)

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách xử lý số tiền tồn (tiền thừa) của khoản thu khi học sinh không tiếp tục đăng ký khoản thu đó ở tháng sau. Trong thực tế, học sinh có thể ngừng đăng ký một khoản thu (ăn bán trú, học thêm…) nhưng vẫn còn tiền tồn từ tháng trước. Kế toán cần thiết lập cách xử lý tiền tồn này khi lập đợt thu.

Nội dung bài viết gồm:

• Thay đổi cải tiến: Mô tả cải tiến so với trước đó.
• Xử lý tiền tồn khi học sinh tiếp tục đăng ký: Thiết lập hoàn trả hàng tháng.
• Xử lý tiền tồn khi học sinh không đăng ký: Thiết lập khi lập đợt thu (Sử dụng hết hoặc Chỉ sử dụng bằng số phải thu).

2. Các bước thực hiện

2.1. Thay đổi về xử lý tiền tồn

Trước đó:

• Phần mềm tự động chuyển tiền thừa sang tháng tiếp theo để bù trừ.
• Nếu tiền thừa vẫn còn sau khi bù trừ, phần mềm không tự động chuyển tiếp sang tháng sau nữa.
• Kế toán phải ghi thủ công số tiền thừa thành số dư đầu kỳ để bù trừ tiếp. Thao tác này mất thời gian và không đúng nghiệp vụ.
• Biên lai thu tiền và danh sách thu tiền hiển thị số phải thu không thống nhất, gây khó kiểm soát tiền mặt.

Hiện tại:

• Kế toán chọn được hình thức sử dụng tiền hoàn trả khi khoản thu đó học sinh không tiếp tục đăng ký ở tháng sau.
• Phần mềm tự động xử lý tiền tồn theo thiết lập, không cần ghi thủ công.

Ví dụ: Tháng 1 học sinh tồn 476.000đ. Tháng 2 không thu tiền. Tháng 3 học sinh không ăn, thu các khoản khác tổng 460.000đ. Sau bù trừ tháng 3, còn thừa 16.000đ. Hiện tại, phần mềm tự động xử lý 16.000đ này theo thiết lập của kế toán.

2.2. Học sinh tiếp tục đăng ký khoản thu ở tháng sau

Nếu tháng sau học sinh tiếp tục đăng ký khoản thu đó, thiết lập hoàn trả hàng tháng.

• 📖 Xem bài Hướng dẫn thiết lập hoàn trả hàng tháng.

2.3. Học sinh không đăng ký khoản thu ở tháng sau

Nếu tháng sau học sinh không đăng ký khoản thu đó, thiết lập cách xử lý tiền tồn khi lập đợt thu.

Bước 1: Chọn menu Quản lý thu → chọn Đợt thu → Chọn tháng cần lập → Nhấn Lập đợt thu.

Bước 2: Khai báo các thông tin đợt thu.

Bước 3: Tại mục Sử dụng tiền hoàn trả cho khoản thu khi khoản đó không đăng ký, chọn 1 trong 2 hình thức:

Hình thức 1: Sử dụng hết số còn tồn

• Phần mềm tự động sử dụng hết toàn bộ tiền tồn để bù trừ vào số phải thu của đợt.
• Nếu tiền tồn lớn hơn số phải thu, kế toán sử dụng tính năng Sử dụng tiền tồn để ghi nhận trả lại cho học sinh hoặc ghi vào số dư (tùy nhu cầu đơn vị).

Ví dụ: Số phải thu 200.000đ, tiền tồn tháng trước 300.000đ → Phần mềm sử dụng hết 300.000đ. Kế toán ghi nhận trả lại 100.000đ hoặc ghi vào số dư.

Hình thức 2: Chỉ sử dụng bằng số phải thu của đợt

• Phần mềm chỉ sử dụng tiền tồn bằng đúng số phải thu của đợt.
• Tiền tồn còn lại được giữ lại sử dụng vào tháng sau.

Ví dụ: Số phải thu 200.000đ, tiền tồn tháng trước 300.000đ → Phần mềm sử dụng 200.000đ. Tiền tồn còn lại 100.000đ giữ lại sử dụng tháng sau.

Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn tất lập đợt thu.

📖 Xem hướng dẫn chi tiết lập đợt thu tại bài Hướng dẫn lập đợt thu.

3. Lưu ý

• Nếu học sinh tiếp tục đăng ký khoản thu ở tháng sau, sử dụng thiết lập hoàn trả hàng tháng (mục 2.2). Nếu không đăng ký, thiết lập khi lập đợt thu (mục 2.3).
• Sử dụng hết số còn tồn: Phù hợp khi cần xử lý dứt điểm tiền tồn. Kế toán cần ghi nhận trả lại hoặc ghi vào số dư nếu tiền tồn lớn hơn số phải thu.
• Chỉ sử dụng bằng số phải thu: Phù hợp khi muốn giữ lại tiền tồn sử dụng dần cho các tháng sau.