[EMIS Khoản thu] Làm sao thu tiền đúng số buổi thực tế và không cần hoàn lại?

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách xử lý khoản thu tiền ăn theo thực tế điểm danh cuối tháng cho học sinh, bao gồm hai trường hợp: không có buổi hoàn lại từ tháng trước và có buổi hoàn lại. Nội dung giúp kế toán điều chỉnh số buổi thu tiền phù hợp với thực tế, đảm bảo phụ huynh chỉ nộp đúng số tiền cần thiết.

Luồng nghiệp vụ thông thường: Với khoản thu có hoàn lại buổi nghỉ, kế toán xác định số buổi ăn của 1 tháng để thu trước tiền của phụ huynh, sau đó cuối tháng sẽ dựa vào kết quả điểm danh để biết học sinh đó thực tế ăn bao nhiêu buổi, còn bao nhiêu buổi thừa sẽ trừ sang tháng tiếp theo.

Tình huống: Đến thời điểm có kết quả điểm danh cuối tháng thì phụ huynh mới đến nộp tiền. Khi đó kế toán đã xác định được học sinh đó ăn bao nhiêu buổi trong tháng => Phụ huynh chỉ muốn nộp phần tiền ăn đó, không muốn nộp thừa như cách tính ở đầu tháng của kế toán

2. Các bước thực hiện

Trường hợp 1: Học sinh không có buổi hoàn lại từ tháng trước

Ví dụ tháng trước không có tiền hoàn lại, tháng này ăn 8 buổi.

Bước 1: Kế toán vào Quản lý thu\Thu tiền, chọn Thu theo Học sinh. Nhập tên học sinh, chọn đợt thu cần thu tiền và nhấn Sửa chi tiết.

Bước 2: Chỉnh sửa lại số lượng khoản thu đó, sửa lại SL của tiền ăn = số lượng buổi học sinh đã ăn trong tháng (theo kết quả điểm danh).

Bước 3: Nhấn Thu tiền

Trường hợp 2: Học sinh có buổi hoàn lại từ tháng trước

Ví dụ: Tháng 12 tồn 14 buổi, khi lập đợt thu tháng 1 SL đăng ký của học sinh = 22, kết quả điểm danh tháng 1 học sinh đi học 8 buổi => Kế toán muốn SL của tháng 1 là 8 để trừ đi 8 buổi tồn của tháng 12, phụ huynh không cần đóng tiền của tháng 1 => Chuyển 14-8=6 buổi còn tồn tháng 12 vào tháng 3 sử dụng tiếp

• Vào đợt thu tháng 1, sửa lại SL đăng ký của học sinh = 8 => Lưu lại

• Trước khi sửa:
• Sau khi sửa:

• Thực hiện cập nhật đợt thu cho học sinh Nguyễn Diệp Anh để chỉ lấy 8 buổi từ số buổi tồn tháng 12, còn 6 buổi tồn tháng 12 để tháng 2 sử dụng
  
• Sau khi cập nhật thì đợt thu tháng 1 sẽ hiển thị đúng: số buổi hoàn trả =8, số phải thu = 0 => Thu tiền của học sinh
  
• Chốt đợt thu tháng 1
  
• Lập đợt thu tháng 2 sẽ có trừ đi 6 buổi còn lại của tháng 12 chuyển sang