Kế toán mong muốn dễ dàng theo dõi được số buổi hoàn trả trong trường hợp trường có học sinh ăn bán trú thứ 7 và học sinh không ăn bán trú thứ 7

Câu chuyện nghiệp vụ: Tại một số trường mầm non, học sinh có thể đăng ký học thứ 7 hoặc không. Nếu học thì thường sẽ ăn bán trú cả thứ 7, đơn giá tiền ăn bán trú vào thứ 7 thường sẽ nhiều hơn đơn giá tiền ăn thứ 2 -6.

• Trước phiên bản R104: Khi thực hiện trên phần mềm, kế toán tách khoản tiền ăn bán trú thành hai khoản thu tiền ăn bán trú thứ 2 -6 và tiền ăn bán trú thứ 7. Học sinh nào ăn cả thứ 7 thì đăng ký cả hai khoản thu này. Tuy nhiên, cuối tháng, kế toán thực hiện theo dõi thủ công số buổi hoàn trả của cả hai khoản này để bù trừ thủ công số tiền phải nộp tiền ăn bán trú của học sinh. Việc này khiến kế toán mất nhiều thời gian thực hiện và dễ xảy ra sai sót.
• Từ phiên bản R104: Phần mềm cho phép phân loại đăng ký khoản thu Tiền ăn bán trú thành Tiền ăn T2 đến T6 và Tiền ăn T2 đến T7, giúp kế toán dễ dàng theo dõi hoàn trả trong trường hợp trường có học sinh ăn bán trú thứ 7 và học sinh không ăn bán trú thứ 7.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Phân loại đăng ký khoản thu tại màn hình Danh sách khoản thu

1. Vào Khoản thu\Lập kế hoạch thu\Danh sách khoản thu
2. Anh/chị thực hiện phân loại đăng ký khoản thu khi thực hiện thêm mới khoản thu hoặc chỉnh sửa thông tin khoản thu đã có sẵn.
   (Xem hướng dẫn chi tiết thêm mới và chỉnh sửa thông tin khoản thu tại đây)
   • Tích chọn khoản thu cần phân loại đăng ký, chọn Phân loại đăng ký
     
   • Nhấn Thêm dòng để nhập thông tin các loại khoản thu. Mỗi dòng là một loại khoản thu.
   • Nhập số lượng đăng ký của từng loại.
   • Lưu ý: Anh/chị nhấn biểu tượng “thùng rác” để xóa thông tin loại khoản thu tương ứng.
3. Nhấn Lưu

Lưu ý: Sau khi phân loại đăng ký khoản thu, phần mềm mặc định theo dõi theo phân loại đầu tiên của danh sách phân loại. Anh/chị có thể vào màn hình Đăng ký khoản thu để đăng ký lại cho đúng phân loại khoản thu (nếu cần)

Bước 2: Đăng ký lại đúng phân loại khoản thu

Sau khi phân loại đăng ký khoản thu, phần mềm mặc định theo dõi theo phân loại đầu tiên của danh sách phân loại. Anh/chị có thể vào màn hình Đăng ký khoản thu để đăng ký lại cho đúng phân loại khoản thu.

1. Vào Khoản thu (New)\ Lập kế hoạch thu\Đăng ký khoản thu
2. Có 2 cách để thực hiện đăng ký khoản thu
   • Trường hợp theo phạm vi anh/chị chọn (Toàn trường, khối, lớp), các học sinh đăng ký các khoản thu không giống nhau, anh/chị thực hiện đăng ký trên màn hình chi tiết.
     • Nhấn xem theo chi tiết
     • Để đăng ký khoản thu, anh/chị tích chọn vào ô học sinh và phân loại khoản thu.
       
     • Nhấn Lưu
       Lưu ý: Tích vào tiêu đề cột phân loại Khoản thu cần đăng kí, nhấn Chọn cả cột để đăng ký nhanh hoặc Bỏ chọn cả cột để hủy đăng ký phân loại khoản thu đó.
       
   • Trường hợp theo phạm vi anh/chị chọn (Toàn trường, khối, lớp), các học sinh đăng ký những khoản thu giống nhau, anh/chị thực hiện đăng ký nhanh trên màn hình tổng hợp.
     • Nhấn Xem theo Tổng hợp, tại đây anh/chị theo dõi được tất cả khoản thu trong đợt thu này và số lượng đăng ký ở mỗi khoản thu tại từng lớp là bao nhiêu.
     • Tích chọn tiêu đề cột phân loại khoản thu cần đăng ký lại. Tích chọn trạng thái đăng ký/bỏ đăng ký, chọn Phạm vi áp dụng.
       
     • Tích chọn Khối/Lớp theo áp dụng theo phạm vi đã chọn. Nhấn Áp dụng
     • Ngoài ra anh/chị cũng có thể nhấn vào số lượng đăng ký của từng lớp theo khoản thu để thực hiện đăng ký khoản thu đó tại lớp đã chọn (thực hiện tương tự như đăng ký trên màn hình chi tiết)
       

Bước 3: Cập nhật kết quả đăng ký phân loại khoản thu vào đợt thu

Sau khi đăng ký lại đúng phân loại khoản thu, anh/chị thực hiện cập nhật đợt thu để cập nhật kết quả vừa đăng ký vào đợt thu.

1. 1. Vào Khoản thu (New)\Quản lý thu\Đợt thu
   2. Chọn đợt thu cần cập nhật lại, nhấn Xem chi tiết
   3. Chọn lớp cần cập nhật lại, nhấn biểu tượng “tiện ích”, chọn Cập nhật đợt thu
      
   4. Chọn phạm vi cần cập nhât là Khối/Lớp/Học sinh, tích chọn Khối/Lớp/Học sinh ở dãy cột bên trái và khoản thu cần cập nhật: Tiền ăn thứ 2 đến 6, Tiền ăn thứ 2 đến 7 ở các cột bên phải tương ứng.
      
   5. Nhấn Đồng ý