6.1 Xóa hóa đơn

Mục đích

Giúp kế toán ghi nhận việc xoá hoá đơn trong trường hợp hoá đơn đã được ký điện tử nhưng kế toán có phát hiện sai sót trên hoá đơn như thông tin đơn vị, số tiền…

Các bước thực hiện

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn giấy đã xuất cho người mua có xảy ra sai sót thì có thể lập được hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai sót đó. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Đối với các hoá đơn điện tử phát hiện sai thông tin sau khi đã phát hành (đã ký điện tử), nếu thuộc trường hợp được phép xóa hóa đơn thì thực hiện trên chương trình như sau:

Bước 1: Lập biên bản hủy hóa đơn trên phần mềm meInvoice

Lưu ý: Nếu hóa đơn cần xóa bỏ đã được lập biên bản hủy hóa đơn thì không cần thực hiện bước này.

1. Đăng nhập vào phần mềm meInvoice, vào mục Xử lý hóa đơn chọn Lập biên bản hủy hóa đơn.
2. Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần lập biên bản.
   • Nhấn biểu tượng Bánh răng.
   • Chọn tiêu chí tìm kiếm hóa đơn cần lập biên bản hủy.
   • Nhập giá trị tìm kiếm theo tiêu chí đã chọn (VD: tìm kiếm theo số hóa đơn thì nhập số hóa đơn của hóa đơn cần xóa bỏ)
   • Nhấn Tìm kiếm.
     
   • Chọn hóa đơn cần lập biên bản hủy trên danh sách, nhấn Đồng ý.
     
   • Lưu ý: Có thể xóa bỏ cùng lúc nhiều hóa đơn.
3. Khai báo thông tin trên biên bản hủy hóa đơn.
   • Khai báo lý do hủy hóa đơn.
   • Nhấn Ký điện tử để ký biên bản hủy hóa đơn theo hình thức ký số đã thiết lập.
   • Lưu ý: Để phục vụ cho việc ký số cần:
     • Nếu đơn vị sử dụng hình thức ký số trực tiếp qua USB thì  kế toán phải cắm USB Token của đơn vị vào máy tính (Chữ ký số trên USB Token phải còn hạn và không bị thu hồi).
     • Nếu đơn vị sử dụng các hình thức ký số khác thì phải thiết lập chữ ký số.
4. Nhấn Lưu hoặc Lưu và gửi nếu muốn  gửi ngay biên bản hủy hóa đơn cho khách hàng.
   

Bước 2: Xóa bỏ hóa đơn sai sót

1. Vào Hóa đơn điện tửHóa đơn xóa bỏ. Tại đây, phần mềm hiển thị danh sách hóa đơn mà anh/chị thực hiện xóa.
2. Nhấn Thêm hóa đơn xóa bỏThêm hóa đơn muốn xóa bỏ, phần mềm tự động lấy lên danh sách hóa đơn có trạng thái Hóa đơn gốc hoặc Đã phát hành
   
3. Tích chọn xóa đơn muốn xóa bỏ, nhấn Xác nhận
   
4. Nhập Lí do xóa bỏ, Ngày xóa bỏ
5. Nhấn vào Chọn tệp để đính kèm biên bản hủy hóa đơn, nhấn Xác nhận
   

Lưu ý:

• Sau khi xóa bỏ trạng thái của hóa đơn sẽ là HĐ xóa bỏ trên danh sách Hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ.