1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách khai báo và quản lý danh sách học sinh trên phần mềm. Danh sách học sinh là cơ sở để phần mềm lập đợt thu, đăng ký khoản thu và quản lý thu tiền theo lớp. Anh/chị cần khai báo đầy đủ danh sách học sinh trước khi thực hiện các nghiệp vụ thu tiền.
Nội dung bài viết gồm:
- Khai báo danh sách học sinh: Thêm từng học sinh, nhập khẩu từ Excel hoặc xếp lớp đầu năm.
- Chỉnh sửa hồ sơ học sinh: Cập nhật thông tin học sinh đã có trên phần mềm.
- Xếp lớp học sinh: Chuyển học sinh sang lớp khác trong năm học.
- Ngừng theo dõi học sinh: Đánh dấu học sinh nghỉ học hoặc chuyển đi.
- Xóa hồ sơ học sinh: Xóa hồ sơ trùng hoặc sai thông tin.
- Sắp xếp danh sách học sinh: Sắp xếp theo Alphabet hoặc thủ công.
- In danh sách học sinh: In bảng điểm danh, danh sách mã HS, danh sách hỗ trợ.
2. Các bước thực hiện
2.1. Khai báo từng học sinh
Bước 1: Tại thanh menu bên trái, chọn Hệ thống → trong cột Danh mục, chọn Danh sách học sinh.
Bước 2: Khai báo thông tin học sinh:
- Nhập thông tin học sinh (Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Lớp…)
- Nhập Hộ khẩu thường trú.
- Nhập Thông tin phụ huynh/Người giám hộ.
Lưu ý: Các trường có dấu * là bắt buộc nhập.
Giải thích các trường đặc biệt:
- Số định danh cá nhân: Dãy 12 số do Bộ Công An quản lý, ghi trên Giấy khai sinh hoặc thẻ Căn cước.
- Mã học sinh: Mỗi học sinh có một mã duy nhất. Nhập theo quy tắc đơn vị hoặc để phần mềm tự sinh.
- Mã thống kê: Dùng cho đơn vị muốn đồng bộ mã thống kê đang áp dụng tại trường.
- Trường ngoài công lập có thiết lập Hệ đào tạo tại Danh sách lớp học. Sau khi chọn lớp, phần mềm tự động lấy thông tin Hệ đào tạo.
Bước 3: Khai báo Đăng ký khoản thu, hình thức thu và Diện ưu tiên, hỗ trợ:
- Đăng ký khoản thu (tự nguyện): Tích chọn khoản thu học sinh tham gia. Một học sinh có thể đăng ký tất cả hoặc không đăng ký khoản thu nào.
- Hình thức thu: Chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản.
- Diện ưu tiên, sổ hộ nghèo (nếu có): Một học sinh có thể thuộc một, nhiều hoặc không thuộc diện ưu tiên nào. Nhập Số sổ hộ nghèo, Ngày hiệu lực, Ngày hết hạn (nếu có).
- Áp dụng chính sách giá: Tích chọn để đưa học sinh vào danh sách áp dụng mức giảm giá.
- Hỗ trợ chi phí học tập (nếu có): Một học sinh chỉ thuộc một diện hỗ trợ. Khai báo Số tiền được hỗ trợ/tháng và thời gian hỗ trợ (theo năm học, kỳ học hoặc tùy chọn).
- Hỗ trợ học sinh khuyết tật (nếu có): Khai báo diện hỗ trợ và thời gian hỗ trợ.
- Hỗ trợ chi phí ăn trưa (cấp Mầm non, nếu có).
Bước 4: Nhấn Lưu.
2.2. Nhập khẩu danh sách học sinh từ Excel
Bước 1: Tại thanh menu bên trái, chọn Hệ thống → trong cột Danh mục, chọn Danh sách học sinh. Nhấn biểu tượng 3 chấm góc trên cùng tay phải ⋯ nhấn Nhập khẩu.
Bước 2: Chọn loại nhập khẩu và tải file mẫu
- Nhập khẩu nhanh: Nhập thông tin cơ bản (Họ tên, Lớp). Phù hợp cho học sinh chưa tồn tại trên phần mềm.
- Nhập khẩu chi tiết: Nhập đầy đủ thông tin (diện ưu tiên, hỗ trợ, phụ huynh…). Phù hợp cho học sinh chưa tồn tại trên phần mềm.
- Nhập khẩu cập nhật: Bổ sung thông tin cho học sinh đã có trên phần mềm. Chọn Phạm vi học sinh cần cập nhật.
Bước 3: Sao chép dữ liệu từ file Excel đơn vị sang file mẫu của phần mềm.
Bước 4: Chọn file mẫu đã có dữ liệu → Nhấn Tiếp tục.
Bước 5: Phần mềm kiểm tra và hiển thị kết quả bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ.
Nếu có bản ghi không hợp lệ: Tải file Dữ liệu không hợp lệ để chỉnh sửa và nhập khẩu lại.
Bước 6: Nhấn Nhập khẩu bản ghi hợp lệ.
Nếu file có học sinh đã tồn tại, phần mềm hiển thị thông báo:
- Nhấn Đóng: Quay lại bước nhập khẩu.
- Tích chọn học sinh → Nhấn Tiếp tục nhập khẩu: Nhập khẩu các bản ghi hợp lệ và học sinh đã chọn.
2.3. Xếp lớp đầu năm (sao chép từ năm cũ hoặc phân hệ Học sinh)
Sao chép danh sách học sinh và xếp lớp từ năm học cũ (giữ nguyên mã học sinh) hoặc từ phân hệ Học sinh (đơn vị có sử dụng EMIS Học sinh).
Bước 1: Tại thanh menu bên trái, chọn Hệ thống → trong cột Danh mục, chọn Danh sách học sinh. Nhấn biểu tượng 3 chấm góc trên cùng tay phải ⋯ nhấn Xếp lớp đầu năm.
Bước 2: Chọn nguồn dữ liệu:
Từ phân hệ Học sinh:
- Hệ thống tự động xếp học sinh vào lớp tương ứng tại năm học mới.
- Học sinh có ở phân hệ Học sinh nhưng chưa có tại Khoản thu sẽ được lấy lên để xếp lớp.
Từ năm học cũ:
- Tùy chọn sao chép Thông tin hỗ trợ chi phí học tập.
- Tùy chọn Chỉ hiển thị những học sinh chưa có trong năm học mới.
- Học sinh Đang theo dõi tự động lên lớp trên. Học sinh cuối cấp và Ngừng theo dõi vào Chưa xếp lớp.
- Cấp Mầm non: Mặc định học sinh ở Chưa xếp lớp.
- Cấp Tiểu học trở lên: Tên lớp bắt đầu bằng STT khối thì tự động lên lớp. Nếu không xác định được lớp mới, mặc định ở Chưa xếp lớp.
- Sử dụng Chuyển lớp nhanh để xếp lại lớp cho nhiều học sinh cùng lúc.
Bước 3: Nhấn Xác nhận.
2.4. Chỉnh sửa hồ sơ học sinh
Bước 1: Tại thanh menu bên trái, chọn Hệ thống → trong cột Danh mục, chọn Danh sách học sinh.
Bước 2: Nhấn biểu tượng ✎ Sửa tại hồ sơ học sinh cần chỉnh sửa. Hoặc nhấn vào hồ sơ học sinh → nhấn Sửa.
Bước 3: Chỉnh sửa thông tin hồ sơ học sinh → Nhấn Lưu.
Nếu cần thay đổi Mã học sinh, xem bài Hướng dẫn thay đổi mã học sinh.
2.5. Xếp lớp học sinh (chuyển lớp trong năm học)
Bước 1: Tại thanh menu bên trái, chọn Hệ thống → trong cột Danh mục, chọn Danh sách học sinh.
Bước 2: Tích chọn học sinh → Nhấn Xếp vào lớp.
Bước 3: Chọn Lớp cần chuyển → Chọn Thời điểm chuyển lớp → Nhấn Lưu.
Hoặc chỉnh sửa hồ sơ học sinh (mục 2.4), xếp lớp tại trường Lớp.
Sau khi chuyển lớp, thực hiện Cập nhật đợt thu cho học sinh tại lớp mới.
2.6. Ngừng theo dõi học sinh
Khi học sinh nghỉ học hoặc chuyển đi, anh/chị đánh dấu Ngừng theo dõi để học sinh không hiển thị trong đợt thu từ tháng sau.
Bước 1: Tại thanh menu bên trái, chọn Hệ thống → trong cột Danh mục, chọn Danh sách học sinh.
Ngừng theo dõi từng học sinh:
Bước 2: Tại dòng học sinh, chọn Ngừng theo dõi → Khai báo Ngày chuyển đi.
Ngừng theo dõi nhiều học sinh cùng lúc:
Bước 2: Tích chọn các học sinh → Nhấn Tiện ích → chọn Ngừng theo dõi → Khai báo Ngày chuyển đi.
2.7. Xóa hồ sơ học sinh
Xóa trong năm học hiện tại:
Bước 1: Chọn HS trong năm học hiện tại.
Bước 2: Nhấn biểu tượng 🗑 Xóa cuối dòng hồ sơ. Hoặc tích chọn nhiều hồ sơ → Nhấn biểu tượng ⋯ (menu thao tác) → chọn Xóa hồ sơ.
Bước 3: Xóa học sinh
- Học sinh chưa phát sinh dữ liệu: Nhấn Xóa để xác nhận.
- Học sinh đã phát sinh dữ liệu: Phần mềm hiển thị cảnh báo → Nhấn Xem chi tiết lý do.
Không thể xóa hồ sơ học sinh khi:
- Học sinh đã phát sinh hóa đơn.
- Đã phát sinh thu phí Phụ huynh.
- Đã phát sinh thu tiền trực tuyến.
Xóa trên tất cả các năm trong hệ thống:
Chọn Tất cả HS trong hệ thống → Thao tác tương tự. Phạm vi kiểm tra phát sinh trên toàn hệ thống.
2.8. Sắp xếp danh sách học sinh
Khi thêm mới học sinh, hệ thống tự động thêm vào cuối danh sách lớp. Nếu danh sách chưa đúng thứ tự, anh/chị sắp xếp lại.
Bước 1: Chọn menu Hệ thống → chọn Danh sách học sinh → Nhấn biểu tượng dấu 3 chấm góc trên cùng tay phải ⋯ , chọn Sắp xếp danh sách học sinh.
Bước 2: Chọn Phạm vi: Toàn trường hoặc Từng lớp.
Bước 3: Nhấn Sắp xếp theo Alphabet.
Hoặc chọn từng học sinh → Nhấn Lên đầu, Xuống cuối, Chuyển lên, Chuyển xuống để sắp xếp thủ công.
Bước 4: Nhấn Lưu.
2.9. In danh sách học sinh
Nhấn biểu tượng 🖨 In → Chọn loại danh sách cần in:
2.9.1. Bảng điểm danh/chấm ăn
- Chọn Bảng điểm danh/chấm ăn.
- Chọn Tháng và Lớp cần in → Nhấn Lấy dữ liệu.
- In hoặc Xuất khẩu file (Excel, PDF, Word…).
2.9.2. Danh sách mã học sinh
- Chọn Danh sách mã học sinh để in danh sách kèm mã học sinh gửi phụ huynh.
- Chọn In hoặc Xuất khẩu.
- Nếu In: Chọn phạm vi Tất cả/Khối/Lớp.
- Nếu Xuất khẩu: Chọn phạm vi và hình thức (Mỗi lớp 1 tệp hoặc Mỗi lớp 1 sheet).
- Nhấn Xác nhận.
2.9.3. Danh sách học sinh được hỗ trợ chi phí học tập
- Chọn Danh sách học sinh được hỗ trợ chi phí học tập.
- Khai báo tham số:
- Thời gian: Cả năm/Học kỳ I/Học kỳ II.
- Phạm vi: Toàn trường/Khối/Lớp.
- Chọn mẫu: Mẫu gửi cơ quan chủ quản phê duyệt / Mẫu cha mẹ học sinh nhận tiền / Mẫu có xác nhận của cơ quan chủ quản.
- Tùy chọn in: Tích chọn nếu muốn in Mỗi lớp 1 danh sách.
- Chân chữ ký: Thiết lập hiển thị chân chữ ký trên báo cáo.
- Nhấn Lấy dữ liệu → In hoặc Xuất khẩu.
2.9.4. Danh sách trẻ em mẫu giáo được hỗ trợ ăn trưa (cấp Mầm non)
- Chọn Danh sách trẻ em mẫu giáo được hỗ trợ ăn trưa.
- Chọn thời gian hỗ trợ và tùy chỉnh chân chữ ký.
- Nhấn Lấy dữ liệu → In hoặc Xuất khẩu.
2.9.5. Danh sách học sinh được hỗ trợ khuyết tật
- Chọn Danh sách học sinh được hỗ trợ khuyết tật.
- Khai báo tham số:
- Thời gian: Cả năm/Học kỳ I/Học kỳ II.
- Phạm vi: Toàn trường/Khối/Lớp.
- Tùy chọn in: Tích chọn nếu muốn in Mỗi lớp 1 danh sách.
- Chân chữ ký: Thiết lập hiển thị chân chữ ký trên báo cáo.
- Nhấn Đồng ý → In hoặc Xuất khẩu.
2.9.6. Danh sách học sinh chuyển đến, chuyển đi
- Chọn Danh sách học sinh chuyển đến, chuyển đi.
- Chọn Thời gian cần lấy thông tin.
- Xem theo: Mã thống kê / Mã học sinh / Cả 2 loại mã.
- Nhấn Đồng ý → In hoặc Xuất khẩu.
3. Lưu ý
- Học sinh đã tồn tại ở năm học trước nên sử dụng Xếp lớp đầu năm (mục 2.3) hoặc Sao chép học sinh thay vì nhập khẩu mới.
- Khi nhập khẩu, nếu file có học sinh đã tồn tại, phần mềm hiển thị thông báo. Anh/chị chọn ghi đè hoặc bỏ qua.
- Không thể xóa hồ sơ học sinh đã phát sinh hóa đơn, thu phí phụ huynh hoặc thu tiền trực tuyến.
- Sau khi chuyển lớp, cần thực hiện Cập nhật đợt thu cho học sinh tại lớp mới.
- Khi Ngừng theo dõi học sinh, cần khai báo đúng Ngày chuyển đi. Học sinh chuyển đi trước thời điểm đó vẫn hiển thị trên báo cáo; sau thời điểm đó không hiển thị.
- Học sinh chuyển đến chỉ hiển thị trên báo cáo từ thời điểm chuyển đến trở đi.
- Nếu cần thay đổi Mã học sinh, xem bài Hướng dẫn thay đổi mã học sinh.
- Sắp xếp danh sách học sinh theo Alphabet giúp in phiếu thu đúng thứ tự, dễ tìm kiếm.
4. Câu hỏi thường gặp
- Đã khai báo học sinh, cần bổ sung thông tin miễn giảm, đăng ký khoản thu thì làm thế nào?
- Làm sao sắp xếp danh sách học sinh theo Alphabet để in phiếu thu đúng thứ tự?
- Học sinh đã chuyển lớp, làm thế nào chuyển sang đợt thu lớp mới?
Xem thêm câu hỏi thường gặp khi khai báo danh sách học sinh tại bài Câu hỏi thường gặp – Danh sách học sinh.
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
