[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn xử lý các lỗi thường gặp khi nhập khẩu danh sách học sinh

1. Tổng quan

Trong quá trình nhập khẩu danh sách học sinh lên phần mềm, anh/chị có thể gặp một số lỗi liên quan đến dữ liệu file Excel, thông tin học sinh đã tồn tại hoặc sai định dạng dữ liệu.

Bài viết hướng dẫn nguyên nhân và cách xử lý các lỗi thường gặp khi nhập khẩu danh sách học sinh.

2. Cách xử lý

2.1. Chỉ nên nhập khẩu những học sinh mới chưa tồn tại trên phần mềm. Với học sinh đã có, nên dùng tính năng Xếp lớp đầu năm.

Khi Xếp lớp đầu năm để chuyển học sinh sang năm học mới:

• Kế thừa được số tồn, số phải thu, phải trả của học sinh từ kỳ học trước.
• Giữ nguyên mã học sinh.
• Phụ huynh không cần thêm lại con trên ứng dụng thanh toán học phí.

Sử dụng Nhập khẩu học sinh:

• Hệ thống sẽ tạo mã học sinh mới.
• Không kế thừa thông tin của học sinh từ năm học cũ.
• Khi gửi thông báo thu tiền, nhà trường cần cung cấp lại mã học sinh mới để phụ huynh thêm lại con và thực hiện thanh toán.

2.2. Có học sinh đã tồn tại trên danh sách. Vui lòng kiểm tra lại, chọn học sinh muốn thêm hoặc bỏ qua và tiếp tục nhập khẩu.

Nguyên nhân:
Học sinh trong file nhập khẩu đã được khai báo trên danh sách học sinh của phần mềm.

Trường hợp 1: Tích chọn nhập khẩu học sinh đã tồn tại

• Phần mềm sẽ tạo thêm một mã học sinh mới cho học sinh được chọn nhập khẩu.
• Học sinh sẽ không kế thừa được các thông tin từ mã học sinh cũ như: số tồn, số phải thu, phải trả và lịch sử thanh toán.
• Phụ huynh cần thêm lại mã học sinh mới trên ứng dụng thanh toán học phí để tiếp tục thanh toán.

Trường hợp 2: Bỏ qua, không tích chọn nhập khẩu học sinh đã tồn tại

• Phần mềm chỉ thực hiện nhập khẩu các học sinh mới, các học sinh đã có trên hệ thống sẽ được giữ nguyên thông tin và mã học sinh cũ.
• Sau khi nhập khẩu danh sách học sinh mới xong, anh/chị thực hiện đưa các học sinh đã có lên năm học hiện tại bằng cách:
  • Vào Danh sách học sinh.
  • Nhấn biểu tượng 3 chấm góc phải màn hình.
  • Chọn Xếp lớp đầu năm.
  • Chọn các học sinh còn thiếu và thực hiện Chuyển lớp nhanh để chuyển học sinh lên năm học hiện tại

2.3. Nhập khẩu báo lỗi “Dữ liệu không có trong danh mục”

Nguyên nhân:
Thông tin trong file Excel nhập khẩu không khớp với danh mục đã khai báo trên phần mềm, thường gặp nhất là cột Lớp đang nhập không đúng tên lớp đã có trong hệ thống.

Cách xử lý:
Anh/chị kiểm tra lại tên lớp trong file Excel và chọn đúng tên lớp đã được khai báo tại Hệ thống → Danh sách lớp học, sau đó thực hiện nhập khẩu lại.

2.4. Báo lỗi “Đã có lỗi xảy ra trong quá trình nhập khẩu”

Biểu hiện:
Số bản ghi bằng số bản hợp lệ nhưng phần mềm vẫn hiển thị thông báo: “Đã có lỗi xảy ra trong quá trình nhập khẩu”.

Nguyên nhân:
File Excel nhập khẩu có thể đang bị lỗi dữ liệu hoặc lỗi định dạng.

Cách xử lý:
Anh/chị thực hiện:

• Sao chép toàn bộ dữ liệu sang một file Excel mới.
• Khi sao chép chọn Chỉ sao chép giá trị (Copy Value).
• Lưu file và thực hiện nhập khẩu lại.

2.5. Báo lỗi “Mã học sinh trùng học sinh khác”

Nguyên nhân: Mỗi mã học sinh chỉ được sử dụng cho một học sinh duy nhất trên toàn bộ hệ thống.

Lỗi này thường xảy ra khi:

• Mã học sinh trong file Excel đã được khai báo cho một học sinh khác trên hệ thống.
• Có nhiều học sinh trong cùng file Excel đang sử dụng chung một mã học sinh.

Cách xử lý:
Khi nhập khẩu danh sách học sinh mới, anh/chị để trống cột Mã học sinh để hệ thống tự động sinh mã mới, tránh phát sinh lỗi trùng mã.

2.6. Báo lỗi “Ngày sinh không đúng định dạng”

Nguyên nhân:
File mẫu nhập khẩu yêu cầu ngày sinh theo định dạng dd/mm/yyyy. Nếu file Excel đang để định dạng mm/dd/yyyy hoặc định dạng khác, phần mềm sẽ không nhận diện được dữ liệu.

Cách xử lý:
Anh/chị chỉnh lại định dạng cột Ngày sinh trên file Excel thành dd/mm/yyyy, sau đó thực hiện nhập khẩu lại.