[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn xử lý các lỗi thường gặp khi nhập khẩu danh sách học sinh

Khi Xếp lớp đầu năm để chuyển học sinh sang năm học mới:

• Kế thừa được số tồn, số phải thu, phải trả của học sinh từ kỳ học trước.
• Giữ nguyên mã học sinh.
• Phụ huynh không cần thêm lại con trên ứng dụng thanh toán học phí.

Sử dụng Nhập khẩu học sinh:

• Hệ thống sẽ tạo mã học sinh mới.
• Không kế thừa thông tin của học sinh từ năm học cũ.
• Khi gửi thông báo thu tiền, nhà trường cần cung cấp lại mã học sinh mới để phụ huynh thêm lại con và thực hiện thanh toán.

Nguyên nhân:
Thông tin trong file Excel nhập khẩu không khớp với danh mục đã khai báo trên phần mềm, thường gặp nhất là cột Lớp đang nhập không đúng tên lớp đã có trong hệ thống.

Cách xử lý:
Anh/chị kiểm tra lại tên lớp trong file Excel và chọn đúng tên lớp đã được khai báo tại Hệ thống → Danh sách lớp học, sau đó thực hiện nhập khẩu lại.

Biểu hiện: Số bản ghi bằng số bản hợp lệ nhưng phần mềm vẫn hiển thị thông báo: “Đã có lỗi xảy ra trong quá trình nhập khẩu”.

Nguyên nhân: File Excel nhập khẩu có thể đang bị lỗi dữ liệu hoặc lỗi định dạng.

Cách xử lý: Anh/chị thực hiện theo các bước sau:

• Sao chép toàn bộ dữ liệu sang một file Excel mới.
• Khi sao chép chọn Chỉ sao chép giá trị (Copy Value).
• Lưu file và thực hiện nhập khẩu lại.

Nguyên nhân: Mỗi mã học sinh chỉ được sử dụng cho một học sinh duy nhất trên toàn bộ hệ thống.

Lỗi này thường xảy ra khi:

• Mã học sinh trong file Excel đã được khai báo cho một học sinh khác trên hệ thống.
• Có nhiều học sinh trong cùng file Excel đang sử dụng chung một mã học sinh.

Cách xử lý:
Khi nhập khẩu danh sách học sinh mới, anh/chị để trống cột Mã học sinh để hệ thống tự động sinh mã mới, tránh phát sinh lỗi trùng mã.

Nguyên nhân: File mẫu nhập khẩu yêu cầu ngày sinh theo định dạng dd/mm/yyyy. Nếu file Excel đang để định dạng mm/dd/yyyy hoặc định dạng khác, phần mềm sẽ không nhận diện được dữ liệu.

Cách xử lý: Anh/chị chỉnh lại định dạng cột Ngày sinh trên file Excel thành dd/mm/yyyy, sau đó thực hiện nhập khẩu lại.

Nguyên nhân: Đối với các trường Mầm non có sử dụng lớp ghép (một lớp gồm nhiều độ tuổi), lớp ghép không được hỗ trợ cập nhật thông qua file Excel nên sẽ không hiển thị trong danh sách lớp trên file mẫu nhập khẩu. Vì vậy, dù anh/chị đã thêm lớp trên phần mềm, khi tải file mẫu cập nhật vẫn không thấy lớp ghép để lựa chọn.

Cách xử lý: Anh/chị thực hiện xếp lớp trực tiếp trên phần mềm thay vì nhập khẩu bằng Excel:

1. Vào Hệ thống\Danh sách học sinh.
2. Tích chọn học sinh cần xếp lớp.
3. Nhấn Xếp vào lớp.
4. Chọn lớp cần chuyển vào và nhấn Lưu.

Lưu ý: Quy định này chỉ áp dụng đối với lớp ghép của khối Mầm non. Đối với các cấp học khác như Tiểu học, THCS, THPT, anh/chị vẫn có thể nhập khẩu và cập nhật lớp học qua file Excel bình thường do không phát sinh nghiệp vụ lớp ghép.