[EMIS Khoản thu] Tại sao danh sách học sinh đã nộp tiền trên Sổ Nhật ký thu bàn giao (HP-S02) và Sổ thu và thanh toán không khớp nhau?

1. Tổng quan

Bài viết giải thích nguyên nhân gây ra sự chênh lệch số liệu học sinh đã đóng phí và hướng dẫn cách kiểm tra khi đối chiếu giữa màn hình Sổ thu và thanh toán và báo cáo Nhật ký thu bàn giao.

2. Cách xử lý

Nguyên nhân: Sự chênh lệch này xảy ra khi có học sinh sử dụng số dư từ tháng trước để tự động bù trừ cho toàn bộ khoản thu của tháng này. Cụ thể quy tắc ghi nhận của hệ thống như sau:

• Quy định ghi nhận nộp tiền khi bù trừ số dư
  • Nếu học sinh dùng toàn bộ số tiền còn lại của tháng trước để tự động bù trừ tiền phí tháng này, học sinh vẫn được tính là đã nộp tiền.
  • Tuy nhiên:
    • Không có phát sinh giao dịch thu tiền mới trong tháng → học sinh này không xuất hiện trong danh sách “đã nộp tiền” trên màn hình Nhật ký thu bàn giao.
    • Tại báo cáo Sổ thu và thanh toán, học sinh vẫn được tính là đã nộp tiền nhưng được thể hiện tại cột Sử dụng số dư.

Giải pháp: Nếu đúng là chênh lệch do nguyên nhân trên thì là đúng, do cách lấy số liệu ở 2 phần là khác nhau. Anh/chị bỏ qua phần chênh lệch này

Anh/ chị lấy Tổng thu trên bảng Phân tích – Sử dụng số dư = Số tiền trên Nhật ký bàn giao thì số liệu của anh/chị đang đúng