Kế toán mong muốn số tiền thừa từ tháng trước được bù trừ vào các tháng sau

Câu chuyện nghiệp vụ: Tại đơn vị, tháng 1 học sinh tồn 476.000, tháng 2 không thực hiện thu tiền, tháng 3 học sinh không ăn và thu các khoản khác tổng là 460.000. Sau khi bù trừ tháng 3, học sinh vẫn còn thừa 16.000. Kế toán tiếp tục hạch toán bù trừ sang tháng 4.

• Trước phiên bản R112: Phần mềm tự động chuyển số tiền thừa từ tháng 1 sang tháng 3 để bù trừ. Tuy nhiên số tiền vẫn còn thừa (16.000) từ tháng 3 không tự động bù trừ tháng 4. Kế toán phải ghi thủ công số 16.000 thừa tháng trước thành số dư đầu kỳ để tự động bù trừ. Việc này khiến kế toán mất thời gian thực hiện, không đúng với nghiệp vụ. Ngoài ra, khi in biên lai thu tiền tháng 4 hiển thị số tiền phải thu là số tiền sau khi bù trừ; danh sách thu tiền lại hiển thị số phải thu là số tiền chưa được bù trừ, việc này khiến thủ quỹ khó kiểm soát tiền mặt.
• Từ phiên bản R112: Cho phép kế toán lựa chọn hình thức sử dụng tiền hoàn trả khi khoản thu đó học sinh không tiếp tục đăng ký ở tháng sau giúp kế toán dễ dàng sử dụng số tiền tồn vào các tháng sau.

Các bước thực hiện:

Với số tiền tồn của học sinh, anh/chị xử lý như sau:

1. Nếu tháng sau học sinh tiếp tục đăng ký khoản thu đó. Anh/chị thực hiện thiết lập hoàn trả hàng tháng (Xem hướng dẫn tại đây)
   
2. Nếu tháng sau học sinh không đăng ký khoản thu đó khi Lập đợt thu anh/chị thiết lập hoàn trả
   • Vào Quản lí thu/ Đợt thu, chọn tháng tương ứng cần lập đợt thu, nhấn Lập đợt thu.
   • Khai báo các thông tin đợt thu
   • Thiết lập Sử dụng tiền hoàn trả cho khoản thu khi khoản đó không đăng ký
     
     • Sử dụng hết số còn tồn: Ví dụ Số phải thu của học sinh 200.000, Tiền tồn tháng trước là 300.000 => Phần mềm tự động sử dụng hết số tiền tồn 300.000, kế toán sử dụng tính năng Sử dụng tiền tồn để ghi nhận trả lại cho học sinh 100.000 hoặc ghi vào số dư (tùy theo nhu cầu đơn vị)
       
     • Chỉ sử dụng bằng số phải thu của đợt. 
       Ví dụ: Ví dụ Số phải thu của học sinh 200.000, Tiền tồn tháng trước là 300.000 => Phần mềm tự động số tồn là 200.000, tiền tồn còn lại 100.000 sẽ được sử dụng tháng sau.

Xem hướng dẫn chi tiết lập đợt thu tại đây