[EMIS Khoản thu] Tất toán tiền tồn

1. Tổng quan

Trong quá trình thu học phí, có thể phát sinh trường hợp phụ huynh nộp thừa hoặc còn dư tiền tồn sau khi chốt thu. Khi đó, nhà trường cần xử lý khoản tiền này bằng cách hoàn trả cho phụ huynh hoặc chuyển thành số dư để sử dụng cho các kỳ thu tiếp theo.

Bài viết hướng dẫn cách thiết lập và thực hiện tất toán tiền tồn trên phần mềm EMIS Khoản thu, giúp quản lý chính xác các khoản tiền thừa và hỗ trợ đối soát thu chi minh bạch.

Nội dung bao gồm:

• Cách sử dụng tính năng Tất toán tiền tồn
• Thiết lập quy tắc sử dụng tiền tồn
• Ghi nhận hoàn trả hoặc chuyển số dư cho học sinh

2. Các bước thực hiện

Ví dụ: Học sinh Nguyễn Văn A tháng 1 đăng ký 22 buổi ăn bán trú nhưng thực tế chỉ ăn 15 buổi và còn thừa 7 buổi. Sang tháng 2, học sinh này không đăng ký ăn bán trú nữa. Kế toán thực hiện chốt đợt thu và bỏ đăng ký khoản thu cho học sinh.

Khi lập đợt thu tháng 2, sử dụng tính năng Tất toán tiền tồn để xử lý số tiền thừa này cho học sinh theo cách hoàn trả hoặc ghi nhận thành số dư cho đợt thu tiếp theo.

Bước 1: Khi lập đợt thu mới, tích chọn Sử dụng tiền hoàn trả của khoản thu khi khoản thu đó không đăng ký và Sử dụng hết số còn tồn.

Bước 2: Chọn Thiết lập quy tắc sử dụng tiền tồn của khoản thu có đăng ký.

• Giữ lại để sử dụng tiếp cho các tháng sau: Số tồn còn thừa giữ lại sử dụng dần cho các tháng sau.
• Tất toán hết sau khi sử dụng: Số tồn còn thừa bù trừ với số phải thu của đợt, sử dụng hết số tiền.
• Thiết lập sử dụng tiền tồn của khoản thu.

Bước 3: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.

• Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng cần tất toán tiền tồn, sau đó nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc phải màn hình, chọn Tất toán tiền tồn.

Bước 4: Lựa chọn Phạm vi, phần mềm tự động lấy lên danh sách học sinh đang có số tồn.

Thiết lập cách ghi nhận tiền hoàn trả cho từng học sinh:

• Ghi nhận hoàn trả: hoàn trả lại tiền thừa cho phụ huynh. Sau khi ghi nhận hoàn trả, phần mềm lấy lên thông tin hoàn trả tại Danh sách hoàn trả. Nhập ngày ghi nhận và ngày hoàn trả (nếu đã hoàn trả).
• Ghi nhận thành số dư: phần mềm tự động ghi nhận tại Quản lý số dư. Khi lập đợt thu tháng sau, sử dụng tính năng Sử dụng số dư nếu muốn sử dụng số dư để hoàn trả.
• Nhập ngày ghi nhận thành số dư/hoàn trả.
  Lưu ý: Nhấn vào tiêu đề cột để cập nhật nhanh cho cả cột.

Bước 5: Nhấn Lưu sau khi thiết lập xong.