[EMIS Thiết bị] Vì sao hệ thống báo hết số lượng hoặc trùng tiết dù kho vẫn còn thiết bị?

1. Tổng quan

Giáo viên/Cán bộ thiết bị gặp thông báo: “Kiểm tra trùng lịch đăng ký mượn thiết bị! Một số thiết bị đã hết số lượng hoặc trùng lịch đăng ký với giáo viên khác. Thầy/Cô vui lòng điều chỉnh lại phiếu mượn để đảm bảo thiết bị luôn sẵn sàng cho tiết học và không mất thời gian chờ đợi.” trong khi kiểm tra thực tế vẫn thấy thiết bị còn trong kho.

Tình huống này thường xảy ra khi:

• Nhiều giáo viên đăng ký cùng một thiết bị tại cùng tiết học
• Một giáo viên tạo nhiều dòng đăng ký có tiết học bị trùng nhau
• Các dòng đăng ký có cùng thiết bị và cùng thời gian sử dụng.

2. Cách xử lý

Nguyên nhân

• Hệ thống kiểm tra số lượng thiết bị theo:
  • Từng ngày
  • Từng tiết học
  • Từng giáo viên đăng ký

để đối chiếu với số lượng thiết bị hiện có trong kho và tránh trường hợp đến ngày mượn thực tế không còn đủ thiết bị để cho mượn.

• Nếu có nhiều lượt đăng ký cùng thời điểm hoặc cùng thiết bị bị lặp ở nhiều dòng có tiết học trùng nhau thì hệ thống sẽ cộng dồn số lượng và phát sinh cảnh báo.
• Do đó: Nếu cùng một tiết học có quá nhiều lượt đăng ký hoặc cùng thiết bị bị lặp ở nhiều dòng có tiết trùng nhau thì hệ thống sẽ cộng dồn số lượng để kiểm tra và phát sinh cảnh báo.

Ví dụ:

• Kho có 2 cái còi
• Đã có giáo viên khác A mượn 1 cái tại tiết 3 của ngày thứ 2 (05/01):
• Giáo viên B tiếp tục tạo phiếu đăng ký mượn của ngày thứ 2 (05/01):
  • Dòng 1: Chiều: 2, 3 → SL 1
  • Dòng 2: Chiều: 2, 3 → SL 1

→ Hệ thống sẽ hiểu tại tiết 3 của ngày thứ 2 (05/01) đang cần tổng cộng 3 cái còi nên sẽ hiển thị cảnh báo thiếu thiết bị/trùng lịch.

Giải pháp

Bước 1: Kiểm tra các dòng đăng ký mượn thiết bị

• Anh/chị vui lòng xem lại các dòng đăng ký thiết bị trong phiếu mượn để kiểm tra:

  • Có đang chọn cùng một thiết bị ở nhiều dòng hay không
  • Các tiết học giữa các dòng có bị trùng nhau không

  Ví dụ:

  • Dòng 1: Sáng tiết 1, 2
  • Dòng 2: Sáng tiết 2, 3

  → Hệ thống sẽ hiểu thiết bị đang được sử dụng đồng thời tại tiết 2 nên sẽ cộng dồn số lượng để kiểm tra.

Bước 2: Kiểm tra thông báo trùng lịch

Khi có thiết bị bị trùng lịch hoặc vượt quá số lượng hiện có, hệ thống sẽ hiển thị thông tin để anh/chị dễ kiểm tra như:

• Tiết học đang bị trùng
• Thiết bị nào đang thiếu
• Số lượng còn có thể mượn
• Giáo viên đã đăng ký trước đó

Anh/chị có thể dựa vào thông báo này để xác định dòng đăng ký cần điều chỉnh.

Bước 3: Điều chỉnh phiếu đăng ký

Sau khi kiểm tra, anh/chị có thể xử lý theo một trong các cách sau:

• Xóa bớt các dòng đăng ký bị trùng tiết
• Chuyển sang tiết học khác
• Giảm số lượng thiết bị cần mượn
• Hoặc đổi sang thiết bị khác còn sẵn trong kho

Sau khi điều chỉnh để số lượng thiết bị sử dụng tại từng tiết không vượt quá số lượng hiện có trong kho, hệ thống sẽ cho phép đăng ký bình thường.

3. Lưu ý

• Hệ thống kiểm tra số lượng thiết bị theo từng tiết học và theo từng ngày và từng giáo viên để so sánh với số lượng tồn trong khó để tránh bị trùng dẫn đến ngày mượn thực tế sẽ không có thiết bị để cho mượn.
• Một dòng có dạng Sáng: 1, 2, 3 sẽ được hiểu là sử dụng thiết bị ở buổi sáng cả tiết 1, 2 và 3.
• Nếu nhiều dòng có cùng thiết bị và cùng tiết học, hệ thống sẽ tự động cộng dồn số lượng sử dụng.