[EMIS Thiết bị] Bắt đầu sử dụng

Trường hợp đơn vị có sử dụng phân hệ thiết bị phiên bản V1 và lần đầu chuyển đổi lên phiên bản V2 để  làm việc anh/chị có thể chuyển được các danh mục đang sử dụng từ phân hệ thiết bị cũ lên phân hệ thiết bị mới.

Để thực hiện sao chép dữ liệu từ phân hệ thiết bị cũ, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1:  Vào Tổng quan\ Bắt đầu sử dụng, nhấn vào Tại đây tại dòng Chuyển đổi dữ liệu từ Thiết bị V1.

Bước 2: Chọn dữ liệu muốn lấy từ phiên bản V1 lên phiên bản V2. Các dữ liệu Danh sách thiết bị, Danh mục kho phòng, Danh mục lớp học, Danh mục môn học được mặc định lấy lên.

Anh chị có thể tích hoặc không tích chọn lấy danh mục Bài học có sử dụng TB và Danh sách phiếu mượn trả.

Bước 3: Kiểm tra số lượng dữ liệu của các danh mục được chọn đang quản lý trên phiên bản V1 sẽ được lấy lên trên phiên bản V2.

Tổng số dữ liệu V1: Số lượng dữ liệu đang quản lý trên phiên bản V1
Không đủ điều kiện: số lượng dữ liệu không thỏa mãn điều kiện chuyển đổi sẽ không được lấy lên.
Số dữ liệu được gộp: Số lượng dữ liệu có cùng mã thiết bị nhưng đang quản lý với số hiệu khác nhau trên V1 sẽ được gộp khi quản lý trên V2.
Tổng số dữ liệu V2: Số lượng dữ liệu chuyển đổi thành công lên V2
Nhấn Xác nhận để xác nhận số lượng và thực hiện chuyển đổi.

Bước 4:  Sau khi đã xác nhận chuyển đổi dữ liệu, các thao tác tắt máy, mất mạng sẽ không ảnh hưởng đến quá trình chuyển đổi.

Bước 5: Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, kiểm tra số lượng dữ liệu đã chuyển đổi thành công.

Nhấn vào Tại đây để kiểm tra danh sách dữ liệu chuyển đổi không thành công và các thiết bị đã gộp số hiệu thiết bị.

Bước 6: Sau khi chuyển đổi, anh/chị có thể xem lại danh sách dữ liệu chuyển đổi chưa thành công sau của lần chuyển đổi dữ liệu gần nhất.

• Giúp CBTB khai báo nhanh nhất danh sách thiết bị để sử dụng phần mềm. Khi thực hiện nhập khẩu danh sách tên thiết bị cùng các thông tin khác như loại thiết bị, kho/phòng thiết bị, số lượng, đơn giá, nước sản xuất,…. Phần mềm tự động thêm các danh mục tương ứng giúp CBTB không mất nhiều thời gian để tạo các danh mục để sử dụng phần mềm.
• Chọn Khai báo danh sách thiết bị. Anh/chị có thể nhập khẩu theo 2 cách sau:
  • Sử dụng ngay danh sách thiết bị đang theo dõi để nhập khẩu vào phần mềm
  • Sao chép thông tin thiết bị từ tệp anh/chị vào tệp mẫu của chương trình để nhập khẩu vào phần mềm

2.2.1. Cách 1: Nhập khẩu bằng cách Tải lên danh sách sẵn có

Sử dụng ngay danh sách thiết bị đang theo dõi ngoài excel để nhập khẩu vào phần mềm mà không cần sao chép sang tệp mẫu của chương trình.

• Bước 1: Vào Tổng quan\ Chọn Khai báo danh sách thiết bị\ Chọn Tải lên danh sách sẵn có
• Bước 2: Chọn tệp excel danh sách thiết bị đang quản lý.

• Bước 3: Chọn sheet nhập khẩu, dòng tiêu đề, và ghép cột dữ liệu yêu cầu với dữ liệu trên tệp nguồn nhập khẩu
  • Chọn sheet nhập khẩu: trường hợp dữ liệu danh sách thiết bị không nằm trong sheet đầu tiên, anh/chị chọn lại sheet chứa dữ liệu danh sách thiết bị.
  • Dòng tiêu đề DS là dòng thứ: trường hợp dòng tiêu đề của danh sách tải lên không phải dòng 1, anh/chị  chọn lại dòng chứa tiêu đề của danh sách.
  • Chọn cột từ danh sách tải lên tại thông tin Dữ liệu tệp nguồn tương ứng với thông tin Dữ liệu yêu cầu.

• Bước 4: Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước Xác nhận và nhập khẩu. 

Phần mềm sẽ tự động kiểm tra thông và hiển thị kết quả bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ, đồng thời hiển thị danh sách thiết bị ghi nhận được từ tệp của đơn vị. Trong danh sách này, những bản ghi không hợp lệ sẽ hiển thị cột lý do lỗi, được bôi đậm màu đỏ.

Trong trường hợp tệp nhập khẩu bị lỗi anh/chị kiểm tra lại thông tin các bản ghi phần mềm báo lỗi để thực hiện nhập khẩu lại.

• Bước 5: Nhấn Nhập khẩu để nhập khẩu bản ghi thông tin thiết bị hợp lệ vào phần mềm.

2.2.2. Nhập khẩu bằng file mẫu

Sao chép thông tin thiết bị từ tệp excel anh/chị có vào tệp mẫu do phần mềm cung cấp để nhập khẩu vào phần mềm.

• Bước 1: Vào Tổng quan\ Chọn Khai báo danh sách thiết bị\ Chọn Nhập khẩu bằng file mẫu
• Bước 2: Nhấn Tải tệp mẫu để tải file mẫu excel do phần mềm cung cấp.

• Bước 3: Hoàn thiện file mẫu để nhập khẩu

Sao chép/ nhập danh sách thiết bị từ tệp sổ theo dõi/excel của đơn vị đang quản lý sang tệp excel mẫu vừa tải.

• • Mã thống kê: Là mã theo danh mục thiết bị dạy học tối thiểu của Bộ GD&ĐT/Sở GD&ĐT/Phòng GD&ĐT nếu trường có nhu cầu sử dụng mã thiết bị theo đơn vị chủ quản.
    Lưu ý: Để phục vụ cho công tác báo cáo gửi đơn vị chủ quản, anh/chị nên nhập Mã thống kê (là mã thiết bị theo danh mục thiết bị dạy học tối thiểu do đơn vị chủ quản ban hành)
    
  • Mã thiết bị: Nhập mã thiết bị theo cách thức quản lý thiết bị tại trường, mã này sẽ tự động điền theo mã thống kê nếu mã thống kê điền trước.
    Trường hợp trường không quản lý thiết bị theo mã, có thể nhập theo quy tắc tăng dần. Ví dụ: TB001, TB002,…
  • Tên thiết bị: Tên của các thiết bị cần quản lý.
  • Đơn vị tính: Chỉ chọn 1 đơn vị tính trong danh sách đơn vị tính phần mềm mặc định mang đi.
  • Số lượng: Nhập số lượng thiết bị hiện có tại trường.
  • Kho/phòng: Nhập kho/phòng nơi đặt thiết bị, nếu một loại thiết bị nằm ở nhiều kho/phòng thì nhập mỗi dòng tương ứng với số liệu ở 1 kho/phòng
  • Môn học: Nhập tên môn học sử dụng thiết bị nếu có
  • Khối lớp: Nhập khối lớp sử dụng thiết bị nếu có
  • Loại thiết bị: Chỉ chọn 1 loại thiết bị trong danh sách loại phần mềm mặc định mang đi hoặc nhập mới loại thiết bị trường đang quản lý.
  • Đơn giá (VNĐ): Nhập giá mua thiết bị.
  • Nước sản xuất: Nhập tên nước sản xuất ra thiết bị
    Lưu ý: Những cột thông tin có dấu sao màu đỏ là những thông tin anh/chị bắt buộc nhập thông tin

Tại sheet Danh mục tham khảo của file mẫu nhập khẩu, anh chị có thể theo dõi thông tin thiết bị được sử dụng cho môn học và khối lớp tương ứng.

• Bước 4: Chọn tệp excel mẫu vừa hoàn thiện để nhập khẩu vào phần mềm.

• • Nhấn Xác nhận, phần mềm chuyển sang bước Nhập khẩu
    
  • Tiếp tục nhấn Xác nhận để chuyển sang bước Xác nhận và nhập khẩu. Phần mềm sẽ tự động kiểm tra thông và hiển thị kết quả bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ
    
  • Trong trường hợp tệp nhập khẩu bị lỗi thì anh/chị có thể khắc phục như sau:

• • Nhấn Tải tất cả bản ghi để xem toàn bộ danh sách bản ghi (bao gồm bản ghi hợp lệ và bản ghi không hợp lệ) hoặc Chỉ tải những bản ghi không hợp lệ và thực hiện chỉnh sửa, nhập khẩu lại vào phần mềm.
• Bước 5: Nhấn Nhập khẩu để nhập khẩu bản ghi thông tin thiết bị hợp lệ vào phần mềm.

Sau khi nhập khẩu thành công, phần mềm tự động sinh các thông tin vào danh mục thiết bị, danh mục kho phòng, danh mục loại thiết bị, danh sách thiết bị, tự động ghi tăng số lượng thiết bị nhập vào.

Anh/chị thực hiện khai báo danh sách giáo viên để phục vụ cho công tác quản lý mượn trả thiết bị tại đơn vị mình.

Bước 1: Vào Tổng quan\Khai báo danh sách giáo viên

Bước 2: Phần mềm tự động chuyển sang giao diện ứng dụng Tài khoản cán bộ. Anh/chị có thể:

• Nhấn Thêm hồ sơ để nhập thủ công từng hồ sơ, hoặc

1. Nhấn dấu 3 chấm → Nhập khẩu để tải lên danh sách giáo viên từ tệp Excel của đơn vị.
   
2. Tải tệp mẫu excel nhập khẩu danh sách thiết bị do phần mềm cung cấp.
3. Sao chép/ nhập danh sách giáo viên từ tệp sổ theo dõi/excel của đơn vị đang quản lý sang tệp excel mẫu vừa tải.
4. Chọn tệp excel mẫu đã có dữ liệu được sao chép để nhập khẩu vào phần mềm.
   
5. Nhấn Xác nhận, phần mềm chuyển sang bước Nhập khẩu
   
6. Tiếp tục nhấn Xác nhận để chuyển sang bước Xác nhận và nhập khẩu. Phần mềm sẽ tự động kiểm tra thông và hiển thị kết quả bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ
7. Trong trường hợp tệp nhập khẩu bị lỗi thì anh/chị có thể khắc phục như sau:
   
8. Nhấn Tải tất cả bản ghi để xem toàn bộ danh sách bản ghi (bao gồm bản ghi hợp lệ và bản ghi không hợp lệ) hoặc Chỉ tải những bản ghi không hợp lệ và thực hiện chỉnh sửa, nhập khẩu lại vào phần mềm.
9. Nhấn Nhập khẩu để nhập khẩu bản ghi thông tin thiết bị hợp lệ vào phần mềm.

Lưu ý: Sau khi nhập khẩu thành công, phần mềm tự động thêm thông tin vào danh mục Cán bộ, giáo viên, danh mục Lớp học theo thông tin anh/chị nhập khẩu.

Sau khi hoàn tất các bước khai báo thông tin ban đầu, nhấn chọn Danh sách thiết bị tại màn hình tổng quan để chuyển tới màn hình Danh sách thiết bị và bắt đầu làm việc với phần mềm.