[EMIS Khoản thu] Cách xử lý trường hợp học sinh đã thanh toán nhưng bị hủy thu, xóa khỏi khoản thu

1. Tổng quan

Trong quá trình quản lý các khoản thu trên phần mềm EMIS, trường hợp học sinh đã hoàn thành thanh toán học phí nhưng kế toán thực hiện hủy thu và xóa học sinh khỏi khoản thu.

Sau khi xóa, thông tin học sinh sẽ không còn nằm trong đợt thu ban đầu, dẫn đến kế toán không thể tiếp tục theo dõi hoặc cập nhật trạng thái thanh toán cho học sinh.

Bài viết này hướng dẫn cách thêm lại học sinh vào đợt thu và xử lý trạng thái thanh toán tùy theo trường hợp số tiền thu có thay đổi hay không.

2. Cách xử lý

Trường hợp 1: Số tiền thu mới bằng số tiền học sinh đã thanh toán trước đó

• Học sinh đã thanh toán tiền học phí.
• Kế toán đã hủy thu, xóa học sinh khỏi khoản thu.
• Khi thêm lại học sinh, số tiền cần thu vẫn giữ nguyên như ban đầu.

Bước 1: Thêm lại học sinh vào đợt thu

• Anh/chị truy cập vào Đợt thu cần bổ sung học sinh.
• Chọn chức năng Cập nhật bổ sung học sinh.

Sau khi hoàn tất, học sinh sẽ xuất hiện lại trong danh sách của đợt thu.

Bước 2: Cập nhật lại trạng thái đã thanh toán

Sau khi thêm lại học sinh, cách cập nhật sẽ tùy thuộc vào hình thức thanh toán trước đó:

Trường hợp học sinh thanh toán qua cổng thanh toán, chuyển khoản, quét mã QR :

• Thực hiện đối soát giao dịch trên phần mềm để cập nhật lại trạng thái thanh toán đúng với thực tế, xem chi tiết tại đây.

Trường hợp không cần ghi nhận theo cổng thanh toán:

• Anh/chị có thể thực hiện thu thủ công:
  • Vào mục Thu tiền, chọn Thu tiền theo học sinh.
  • Chọn hình thức thu là: Chuyển khoản hoặc Tiền mặt.
• Thực hiện ghi nhận đã thu cho học sinh.

Lưu ý:

• Nếu nhà trường sử dụng cổng thanh toán JETPAY, sau khi đã xóa khoản thu thì phần mềm không hỗ trợ cập nhật lại trạng thái Thanh toán qua cổng JETPAY cho giao dịch cũ.
• Khi đó, nhà trường cần thực hiện ghi nhận theo hình thức thu phù hợp.

Trường hợp 2: Số tiền thu mới khác với số tiền học sinh đã thanh toán trước đó

• Sau khi xóa và thêm lại, số tiền cần thu có thay đổi (tăng hoặc giảm so với số tiền đã thanh toán).

Bước 1: Thêm lại học sinh vào đợt thu

• Vào Đợt thu cần xử lý.
• Chọn Cập nhật bổ sung học sinh.

Bước 2: Hoàn trả số tiền đã thu trước đó

• Thực hiện lệnh hoàn trả tiền trên tài khoản ngân hàng của nhà trường về tài khoản của phụ huynh.
• Sau khi phụ huynh nhận lại tiền, nhà trường gửi thông báo khoản thu mới.
• Phụ huynh thực hiện thanh toán lại theo số tiền mới.