1. Tổng quan
Trong phần mềm EMIS Khoản thu, mỗi khoản thu chỉ được sử dụng trong một đợt thu tại cùng một thời điểm. Vì vậy, nếu anh/chị đã đưa một khoản thu vào Đợt thu 1 thì khi lập Đợt thu 2 trong cùng tháng, hệ thống sẽ không hiển thị lại khoản thu đó để lựa chọn.
Trường hợp phát sinh nhu cầu như:
- Bổ sung học sinh bị sót.
- Thu thêm học sinh mới.
- Điều chỉnh số tiền phải thu.
- Cập nhật lại danh sách đăng ký.
Anh/chị không cần lập thêm đợt thu với cùng khoản thu mà nên cập nhật trực tiếp trên đợt thu đã lập hoặc sử dụng nghiệp vụ Ghi nhận thu thừa/thiếu khoản thu (nếu đã phát sinh thu tiền).
Trong trường hợp cần lập thêm một đợt thu để thu bổ sung, anh/chị có thể tạo một khoản thu mới và đưa vào đợt thu tiếp theo. Lưu ý, khoản thu này sẽ được quản lý độc lập với khoản thu đã sử dụng ở đợt thu trước.
Ngoài ra:
- Phần mềm không hỗ trợ chia nhiều đợt thu khác nhau cho cùng một khoản thu trong cùng tháng.
- Tính năng “Sao chép dữ liệu đợt thu trước” chỉ dùng để sao chép từ tháng này sang tháng khác, không dùng để sao chép Đợt 1 sang Đợt 2 trong cùng tháng.
2. Cách xử lý
Do phần mềm không hỗ trợ chia nhiều đợt thu khác nhau cho cùng một khoản thu trong cùng tháng nên nếu có phát sinh thay đổi số tiền hoặc cần bổ sung khoản thu, học sinh vào đợt thu đã lập trước đó, anh/chị cần xác định xem đợt thu đó đã thu tiền hay chưa để thực hiện 1 trong 2 trường hợp sau:
Trường hợp 1: Chưa học sinh nào nộp tiền
Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.
Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng cần sửa đợt thu, sau đó nhấn Xem chi tiết để xem chi tiết các khoản thu. Nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm, chọn Cập nhật đợt thu.
Bước 2: Cập nhật thông tin cần bổ sung
Tại đây, anh/chị có thể:
- Tích chọn thêm học sinh bị sót
- Bổ sung học sinh mới
- Chỉnh sửa số tiền cần thu
- Điều chỉnh số lượng đăng ký
Sau khi cập nhật xong, nhấn Thực hiện để cập nhật lại vào đợt thu.
Chi tiết tham khảo:
- Làm thế nào để cập nhật học sinh vào đợt thu khi đã lập đợt thu?
- Làm thế nào để thay đổi khoản thu trong đợt thu?
- Làm thế nào để lập đợt thu thứ 2 trong cùng tháng với các khoản thu giống đợt 1 tham khảo tại Trường hợp 2 tại đây.
Trường hợp 2: Học sinh đã nộp tiền
Anh/chị thực hiện nghiệp vụ Ghi nhận thu thừa/ thiếu khoản thu phù hợp khi chỉ cần điều chỉnh số tiền phải thu của chính khoản thu đã lập.
Lưu ý:
- Nghiệp vụ Ghi nhận thu thừa/thiếu chỉ thực hiện được một lần trên mỗi khoản thu.
- Sau khi đã ghi nhận, không thể chỉnh sửa hoặc thực hiện lại. Vì vậy, anh/chị cần kiểm tra kỹ số tiền trước khi xác nhận.
3. Lưu ý
- Mỗi khoản thu chỉ có thể được sử dụng trong một đợt thu tại cùng một thời điểm. Vì vậy, hệ thống sẽ không cho phép lựa chọn lại khoản thu đã sử dụng khi lập đợt thu tiếp theo trong cùng tháng.
- Khi cần bổ sung học sinh, điều chỉnh số tiền hoặc cập nhật danh sách đăng ký, anh/chị nên ưu tiên cập nhật trực tiếp trên đợt thu đã lập để dữ liệu được quản lý tập trung.
- Nếu tạo một khoản thu mới để thu bổ sung, khoản thu này sẽ được quản lý độc lập, không cộng dồn vào khoản thu của đợt thu trước và sẽ hiển thị thành hai khoản thu riêng biệt trên báo cáo
