[EMIS Khoản thu] Thu tiền nợ của học sinh đã nghỉ vào các đợt thu sau để thu đúng thời điểm thu tiền

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn kế toán có thể thực hiện thu tiền nợ của học sinh đã nghỉ học vào đợt thù sau để thu đúng thời điểm thu tiền và đảm bảo không bỏ sót công nợ.

Trước đây: Với học sinh có số tồn âm (chưa thu đủ tiền) ở tháng trước, nếu tháng sau không đăng ký khoản thu, kế toán không thể thu bù số tiền còn thiếu.

Hiện nay: Phần mềm cho phép thu bù tiền nợ của học sinh vào các đợt thu sau, kể cả khi học sinh không còn đăng ký khoản thu, thông qua việc sử dụng tồn lũy kế âm.

2. Các bước thực hiện

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Chốt đợt thu.

Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng chốt đợt thu, anh/chị chọn tháng cần chốt và nhấn Chốt đợt thu tháng.

• Phần mềm sẽ hiển thị thông báo: “Đợt thu Tháng … còn … lớp chưa chốt đợt thu. Nếu các lớp này không phát sinh học sinh nào có tiền hoàn trả, bạn vui lòng bấm Đồng ý để chốt đợt thu cho các lớp còn lại.”

Bước 2: Nhấn Đồng ý để thực hiện chốt đợt thu.

Bước 3: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.

• Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng cần lập đợt thu, sau đó nhấn Lập đợt thu.

• Nếu tháng trước có đợt thu liên quan đến khoản thu có hoàn trả, phần mềm hiển thị cảnh báo ” Đợt thu tháng … có khoản …. cần chốt số buổi hoàn trả trước khi lập đợt thu mới. Bạn vui lòng bấm Chốt đợt thu để xác nhận số buổi hoàn trả hoặc bấm Lập đợt thu mới để bỏ qua bước này“. Khi đó, anh/chị nhấn Lập đợt thu mới.

Bước 4: Trên phần mềm hiển thị màn hình Lập đợt thu.

Anh/chị vào thiết lập sử dụng tiền tồn trong đợt thu. Hệ thống mặc định tích chọn Không sử dụng tồn chưa thu tiền

• Anh/chị tích chọn tại ô Có sử dụng tồn chưa thu tiền

TH1: Học sinh không đăng ký khoản thu: Anh/chị tích chọn ô Sử dụng tiền hoàn trả của khoản thu khi khoản đó không đăng ký

TH2: Học sinh đăng ký khoản thu: Anh/chị không cần tích chọn ô Sử dụng tiền hoàn trả của khoản thu khi khoản đó không đăng ký

Bước 5: Nhấn Đồng ý để hoàn tất.

Bước 6: Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng sau đó nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc phải màn hình, chọn Sử dụng tồn lũy kế âm.

Bước 7: Phần mềm hiển thị danh sách các học sinh đã sử dụng khoản thu trong các tháng trước nhưng chưa được thu tiền.

• Anh/chị tích chọn 1 hoặc nhiều học sinh để thu bù vào tháng hiện tại.
• Nhấn Đồng ý

• Trên phần mềm đã ghi nhận số tiền phải thu của học sinh tại cột Tiền tồn sử dụng