[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn ghi nhận hoàn trả tiền cho nhiều học sinh

1. Tổng quan

Trong thực tế, nhà trường thường phát sinh các khoản cần trả lại cho phụ huynh do: Học sinh thôi học, chuyển trường, nghỉ học đột xuất hoặc còn thừa tiền đợt trước nhưng không đăng ký tiếp.
Bài viết hướng dẫn kế toán cách lọc danh sách và ghi nhận hoàn trả tiền cho nhiều học sinh cùng lúc, giúp tiết kiệm tối đa thời gian thao tác.

2. Các bước thực hiện

Bước 1: Tại menu góc trái, nhấn Sổ phải thu, phải trả, chọn tab Danh sách hoàn trả. Sau đó, nhấn nút Ghi nhận hoàn trả.

Bước 2: Tại trường Khoản thu, nhấn vào biểu tượng mũi tên sổ xuống  ⏷ và nhấn Chọn nhiều học sinh.

Bước 3: Lọc nhanh danh sách học sinh theo:

• Khoản thu cần hoàn trả: Chọn một hoặc nhiều khoản thu cần hoàn trả cho học sinh.
• Phạm vi (Toàn trường/Khối/Lớp)
• Học sinh:
  • Học sinh thôi học, chuyển đi: Học sinh không còn tiếp tục theo học tại trường.
  • Học sinh có số phải trả sau khi chốt đợt thu: Học sinh có số phải trả sau khi chốt đợt thu tháng đã chọn.
  • Học sinh có phát sinh thu tiền: Học sinh có phát sinh thu tiền trong các đợt thu.
  • Học sinh có số tồn từ đợt thu trước nhưng không đăng ký nữa: Học sinh còn thừa tiền đợt thu trước, hiện nay không đăng ký khoản thu đó nữa.

Sau đó nhấn Tìm kiếm.

Bước 4: Tích chọn những học sinh cần ghi nhận hoàn trả. Nhấn Xác nhận.

Bước 5: Thiết lập thông tin chi trả nhiều học sinh như sau:

• Nhập Số lượng hoặc Số tiền tương ứng cho từng học sinh. Phần mềm tự động điền số lượng cho toàn bộ học sinh được chọn và tính ra số tiền tương ứng. Hoặc ngược lại anh/chị có thể nhập số tiền và phần mềm tự động tính ra số lượng.

• Nhập Ngày ghi nhận và nhấn Đồng ý.

• Mẹo nhập liệu nhanh: Để điền nhanh cùng một số lượng/số tiền cho toàn bộ học sinh được chọn, anh/chị hãy nhấn vào biểu tượng mũi tên ⏷  ngay tại tiêu đề cột Số lượng/Số tiền tương ứng, sau đó nhập giá trị và nhấn Đồng ý.

Bước 7: Nhấn Lưu để hoàn thành.