Khi xác nhận thu tiền qua chuyển khoản, kế toán vẫn muốn xác nhận và theo dõi được trường hợp phụ huynh nộp thừa, thiếu tiền

Câu chuyện nghiệp vụ: Khi xác nhận thu tiền qua chuyển khoản, phát sinh trường hợp phụ huynh nộp thừa: phụ huynh nộp tiền hai lần (vừa nộp tiền mặt, vừa chuyển khoản tiền học), phụ huynh chuyển khoản thừa số tiền phải nộp thì kế toán vẫn xác nhận thu và theo dõi số thừa còn lại.

• Trước phiên bản R106: Khi thực hiện đối soát giao dịch ngân hàng, trường hợp nộp tiền hai lần, phần mềm cho phép xác nhận thu, tuy nhiên chưa cho phép theo dõi số tiền thừa; trường hợp phụ huynh chuyển khoản thừa, phần mềm hiển thị giao dịch bị lỗi, kế toán thực hiện thủ công xác thận thu vào quản lý số dư để ghi nhận số tiền thừa. Việc này khiến kế toán mất nhiều thời gian thực hiện và dễ xảy ra sai sót.
• Từ phiên bản R106: Khi thực hiện đối soát giao dịch ngân hàng, cho phép xác nhận thu trong trường hợp chênh chệch số tiền giúp kế toán theo dõi được trường hợp phụ huynh nộp thừa, thiếu tiền.

Các bước thực hiện:

• Giao dịch ngân hàng đối soát dựa trên thông tin: Mã thống kê/Mã SISAP/Họ và tên học sinh/Lớp/Đợt thu.
• Nhà trường nên hướng dẫn phụ huynh về nội dung giao dịch để việc đối soát được nhanh chóng: Mã học sinh (hoặc Mã SISAP) – Họ và tên học sinh – Lớp – Đợt thu tiền.

Vào Hệ thống\Tiện ích\Xác nhận thu từ giao dịch ngân hàng

1. Tải tệp dữ liệu vào phần mềm để thực hiện đối chiếu
2. Xác nhận thu
3. Phần mềm tự động phân tích nội dung thanh toán để tự động ghép dữ liệu giao dịch với thông tin học sinh trên đợt thu, đồng thời hiển thị trạng thái xác nhận:
   
   • Thu đủ: số tiền trên giao dịch bằng số tiền còn phải thu
   • Thu thừa: số tiền trên giao dịch lớn hơn số tiền còn phải thu.
   • Thu thiếu: số tiền trên giao dịch nhỏ hơn số tiền còn phải thu
     Lưu ý: Với những giao dịch nộp thành hai lần vừa nộp tiền mặt, vừa nộp tiền chuyển khoản, nếu muốn ghi nhận thành số dư, anh/chị vào quản lý số dư để ghi nhận
     
4. Anh/chị xem lại chi tiết số tiền thừa, thiết tại màn hình lịch sử thu tiền
   Hay trên màn hình thu tiền/xem chi tiết thu tiền theo học sinh.
   

Xem hướng dẫn các bước xác nhận thu từ giao dịch ngân hàng tại đây.