[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn thiết lập và đánh số chứng từ cho học sinh thanh toán trực tuyến

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách thiết lập và đánh số chứng từ cho học sinh thanh toán tiền học qua chuyển khoản hoặc thanh toán online. Khi học sinh nộp tiền qua chuyển khoản hoặc thanh toán online, kế toán cần đánh số chứng từ để quản lý và in chứng từ thu tiền cho phụ huynh.

Nội dung bài viết gồm:

• Thiết lập đánh số chứng từ: Bật tính năng đánh số chứng từ cho học sinh chuyển khoản, thanh toán online.
• Đánh trước số chứng từ: Đánh số chứng từ trước khi học sinh nộp tiền.
• Đánh số theo từng lần thu: Phần mềm tự động đánh số khi thu tiền.

2. Các bước thực hiện

2.1. Thiết lập đánh số chứng từ cho học sinh chuyển khoản, thanh toán online

Bước 1: Chọn menu Hệ thống → Thiết lập sử dụng, xuất hóa đơn & chứng từ.

Bước 2: Tích chọn Đánh số chứng từ cho học sinh chuyển khoản, thanh toán online.

Thiết lập các tùy chọn khác về chứng từ:

• 📖 Xem bài Hướng dẫn thiết lập sử dụng hóa đơn, chứng từ.

Bước 3: Nhấn Lưu.

2.2. Đánh trước số chứng từ trước khi học sinh nộp tiền

Nếu muốn đánh trước số chứng từ cho học sinh để tiết kiệm thời gian khi thu tiền, thao tác như sau:

Bước 1: Chọn menu Quản lý thu → Đợt thu. Chọn tháng/đợt thu cần đánh số → Nhấn Xem chi tiết.

Bước 2: Nhấn Thiết lập & Đánh số CT. Tại mục Đánh số, chọn Đánh trước số chứng từ.

• Chọn Phạm vi muốn đánh số: Toàn trường, Khối hoặc Lớp.
• Thiết lập quy tắc đánh số chứng từ:
  • Tiền tố: Ký tự đầu của chứng từ (ví dụ: CT, BL…).
  • Giá trị bắt đầu phần số: Chứng từ bắt đầu đánh từ giá trị này.
  • Tổng số ký tự phần số: Tổng số ký tự phần số (ví dụ: chứng từ BL0007 có tổng số ký tự phần số là 4).

Kết quả: Phần mềm tự động đánh trước số chứng từ. Khi học sinh chuyển khoản tiền học, kế toán chỉ cần xác nhận thu tiền.

2.3. Đánh số chứng từ theo từng lần thu tiền

Nếu muốn phần mềm tự động đánh số chứng từ mỗi khi thu tiền, thao tác như sau:

Bước 1: Chọn menu Quản lý thu → Thu tiền. Chọn Theo học sinh hoặc Theo lớp. Tích chọn lớp → Nhấn Xem chi tiết.

Bước 2: Chọn học sinh → Chọn hình thức thu Chuyển khoản → Khai báo thông tin tài khoản ngân hàng → Nhấn Thu tiền.

Kết quả: Phần mềm tự động đánh số chứng từ lần lượt cho học sinh vừa thu tiền.