[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn cấp hóa đơn

Bài viết này sẽ hướng dẫn anh/chị cấp hóa đơn cho học sinh đã thu tiền xong hoặc nhà trường đã cung cấp xong các dịch vụ ăn bán trú, nước uống, xe đạp, tiền học,… theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP/ hoặc cấp lại hóa đơn mới khi bị CQT từ chối cấp mã.

Nội dung:

• Hướng dẫn các bước cấp hóa đơn cho học sinh đã thu đủ tiền
• Hướng dẫn xử lý trường hợp đã cung cấp dịch vụ nhưng chưa thu đủ tiền học sinh.
• Hướng dẫn cấp lại hóa đơn khi bị cơ quan thuế từ chối cấp mã.

Để thực hiện cấp hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cần thực hiện các bước đăng ký/chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (xem hướng dẫn tại đây).

Trường hợp 1: Đã cung cấp dịch vụ, thu đủ tiền học sinh

Bước 1: Sau khi thực hiện thu tiền vào menu góc bên trái chọn Quản lý thu / phân hệ Hóa đơn, tại đây phần mềm lấy lên thông tin học sinh đã thu tiền.

Bước 2: Sử dụng Bộ lọc để tìm kiếm nhanh thông tin học sinh với khoản thu tương ứng để cấp hóa đơn.
Tìm kiếm theo:

• Đợt thu: Phần mềm sẽ tự động hiển thị học sinh phát sinh thu tiền trong đợt thu đã chọn.
• Thời gian thu tiền: Phần mềm sẽ tự động hiển thị học sinh phát sinh thu tiền trong thời gian đã chọn (giúp cấp hóa đơn hàng loạt cho từng ngày/tháng/quý/học kỳ).
• Nhóm loại hóa đơn: Cho phép chọn loại hóa đơn “Hóa đơn điện tử” và “Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền”.
• Phạm vi: Cho phép chọn theo từng lớp/khối/toàn trường.

Bước 3: Tích chọn ô vuông □ một hoặc nhiều học sinh có khoản thu tương ứng cần cấp hóa đơn ☑. Nhấn Cấp hóa đơn.

Trường hợp muốn các học sinh đã chọn gộp chung vào một hóa đơn, tích chọn Cấp chung số HĐ.

Bước 4: Chọn ▼ Ký hiệu hóa đơn, điền Ngày hóa đơn, nhấn Cập nhật để cập nhật ngày và ký hiệu hóa đơn cho tất cả hóa đơn.

Bước 5:

• Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu để cấp hóa đơn.
• Sau khi cấp hóa đơn, thực hiện phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (xem hướng dẫn tại đây).

Trường hợp 2: Đã cung cấp xong dịch vụ nhưng chưa thu đủ tiền học sinh

Để phát hành được hóa đơn mà chưa thu đủ tiền của học sinh:

• Vào menu góc bên trái chọn Lập kế hoạch thu/Danh sách khoản thu.
• Chọn biểu tượng bút ✎ tại khoản thu cần xuất hóa đơn.
• Tích chọn ô cho phép xuất hóa đơn/thời điểm xuất hóa đơn/tích chọn đồng thời 2 ô “chưa thu” và “Đã thu đủ”.
• Vào Quản lý thu/Hóa đơn, tại bộ lọc đợt thu. Tại mục Trạng thái thu tiền, tích chọn Hiển thị học sinh chưa thu tiền, sau đó tiến hành cấp hóa đơn. Tham khảo thêm hướng dẫn tại đây.

Cấp lại hóa đơn đã phát hành bị CQT từ chối cấp mã

Sau khi phát hành hóa đơn điện tử gửi Cơ quan Thuế cấp mã, trường hợp hóa đơn lỗi hoặc không đủ điều kiện cấp mã, cơ quan thuế gửi thông điệp kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử – hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã.

Trạng thái hóa đơn sẽ cập nhật thành Từ chối cấp mã. Trong tình huống này, thực hiện Cấp lại hóa đơn và Phát hành lại hóa đơn cho học sinh đó. Với những hóa đơn đã phát hành bị CQT từ chối cấp mã có trạng thái Đã cấp – Từ chối cấp mã.

Bước 1: Có thể tìm kiếm nhanh hóa đơn CQT từ chối cấp mã bằng cách nhấn vào Trạng thái Đã cấp – Từ chối cấp mã hoặc chọn trạng thái Đã cấp – Từ chối cấp mã trên thanh công cụ.

Bước 2: Tích chọn vào hóa đơn CQT từ chối cấp mã, nhấn Cấp hóa đơn (thực hiện tương tự như khi cấp hóa đơn mới như trên).

Bước 3: Sau khi cấp hóa đơn, thực hiện phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (xem hướng dẫn tại đây).

3. Lưu ý

• Khi thực hiện cấp hóa đơn, phần mềm sẽ tự động nhảy ký hiệu theo ngày hóa đơn khi sang năm mới (ký hiệu hóa đơn có sự thay đổi ở kí tự số 3,4).
  Ví dụ:
  • Ngày hóa đơn thuộc năm 2021: Ký hiệu HĐ là 1C21TYY
  • Ngày hóa đơn thuộc năm 2022: Ký hiệu HĐ là 1C22TYY và số hóa đơn bắt đầu từ số 00000001

• Để cấp hóa đơn, cần khởi tạo mẫu hóa đơn trên MISA meInvoice (xem hướng dẫn tại đây).
• Khi cấp hóa đơn, “Ngày hóa đơn không được lớn hơn ngày hiện tại.”