2. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Nhận diện trạng thái lập hóa đơn
- Truy cập vào kỳ thu, tại Tab Học sinh, quan sát cột Lập HĐ cuối cùng.
- Các học sinh đã hoàn tất lập hóa đơn sẽ được hệ thống đánh dấu tích (done) để dễ dàng nhận biết và kiểm soát.
Bước 2: Xác nhận thực hiện chỉnh sửa
- Chọn vào 1 học sinh cần chỉnh sửa. Sau đó chọn Sửa phiếu thu
- Khi thực hiện thao tác chỉnh sửa, một cửa sổ cảnh báo sẽ hiển thị thông tin về việc số liệu kỳ thu và hóa đơn có thể sẽ khác nhau.
- Nhấn Xác nhận để tiếp tục tiến trình điều chỉnh dữ liệu.
Bước 3: Điều chỉnh dữ liệu kỳ thu
Hệ thống sẽ điều hướng đến màn hình Chỉnh sửa kỳ thu. Tại đây, thực hiện các thao tác:
- Cập nhật và điều chỉnh lại các thông tin kỳ thu sao cho phù hợp với thực tế.
- Sau khi hoàn tất các thay đổi, nhấn Lưu và thoát.
- Trong trường hợp thêm khoản thu mới hoặc cập nhật hàng loạt, anh/chị sẽ nhận được cảnh báo từ hệ thống về số lượng học sinh cần cập nhật, nhấn Xác nhận để tiếp tục.
Bước 4: Xử lý chênh lệch tại màn hình Hóa đơn
- Chuyển sang màn hình Hóa đơn để kiểm tra và đồng bộ dữ liệu:
- Theo dõi các chú thích dành cho những học sinh đã được chỉnh sửa kỳ thu sau khi lập hóa đơn.
- Quan sát cảnh báo về các hóa đơn có số liệu chênh lệch so với dữ liệu kỳ thu đã cập nhật.
- Nhấp vào biểu tượng cảnh báo để xem danh sách các hóa đơn cần xử lý.
- Tích chọn các hóa đơn muốn điều chỉnh, sau đó chọn Xóa và lập hóa đơn mới.
- Thao tác này giúp xóa bỏ hóa đơn cũ và khởi tạo hóa đơn mới khớp hoàn toàn với dữ liệu kỳ thu vừa chỉnh sửa.