[EMIS Khoản thu] Muốn chuyển tiền thu thừa các khoản thu theo tháng, năm sang đợt thu sau thì làm thế nào ?

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách xử lý trường hợp học sinh đóng thừa tiền trong một đợt thu với khoản thu theo tháng/ quý/ năm và chuyển số tiền thừa đó sang kỳ thu tiếp theo dưới dạng số dư để bù trừ vào các khoản phải thu sau này.

Lưu ý:

• Mỗi khoản thu chỉ được ghi nhận thu thừa/thiếu 01 lần duy nhất, sau khi lưu, không thể sửa hoặc xóa thông tin ghi nhận thu thừa/thiếu.
• Sau khi xử lý tiền thừa cho học sinh, hệ thống sẽ không cho phép tiếp tục ghi nhận thu thừa/thiếu đối với các khoản thu khác của học sinh đó.

2. Cách xử lý

Bước 1: Vào Quản lý thu > Đợt thu, chọn đợt thu có học sinh đóng thừa tiền. Tại mục Ghi thừa/thiếu khoản thu.

• Tại mục thông tin học sinh và đợt thu tìm tên học sinh thừa tiền và chọn đợt thu thu thừa.

Bước 2: Tại cột sau điều chỉnh, điền đúng số tiền phải thu của học sinh trong đợt này tại khoản thu thừa

• Phần mềm sẽ tự động hiển thị số tiền được chuyển sang kỳ sau tài cột Tổng tiền điều chỉnh tăng (+)/ giảm (-).
• Mỗi 1 khoản thu trong đợt thu chỉ được ghi nhận thu thừa/ thiếu từ khoản thu 1 lần duy nhất, nếu anh/chị điền sai số tiền thì sẽ không sửa xóa được sau thời điểm lưu

Bước 3: Hình thức ghi nhận “ Ghi nhận thành số dư” và điền ngày ghi nhận theo thực tế của trường.

• Phần mềm hiển thị thông tin Bạn không thể ghi nhận thu thừa/ thiếu khoản thu cho cho học sinh sau khi xử lý tiền thừa cho học sinh đó. Anh/ chị bấm Đồng ý 
• Dòng Bạn không thể ghi nhận thu thừa/ thiếu khoản thu cho cho học sinh sau khi xử lý tiền thừa cho học sinh đó nghĩa là sẽ không thay đổi được số tiềnthu thừa thiếu của các khoản thu khác của học sinh này sau thời điểm xử lý tiền thừa.

 

Bước 4: Khi lập đợt thu tháng sau, tích chọn “Sử dụng tiền hoàn trả của khoản thu khi khoản đó không đăng ký” và chọn một trong hai phương án:

• Chỉ sử dụng bằng số phải thu của đợt.
• Sử dụng hết số còn tồn.

Bước 5: Vào dấu 3 chấm góc bên phải màn hình chọn Sử dụng số dư/ tích chọn học sinh muốn sử dụng, tích chọn ô Sử dụng và đóng.

Bước 6: Sau khi sử dụng số dư xong, trạng thái thu tiền của học sinh sẽ từ Chưa thu tiền chuyển sang trạng thái Chưa thu đủ, Số dư sẽ được trừ trực tiếp vào số phải thu trong phần thu tiền.