[EMIS Khoản thu] Tại sao danh sách hoàn trả và báo cáo Sổ thu và thanh toán có số liệu hoàn trả không khớp nhau?

Anh/chị thấy số học sinh hoặc số tiền hoàn trả trên Danh sách hoàn trả và Báo cáo Sổ thu và thanh toán không khớp nhau.

Nguyên nhân thường do báo cáo Sổ thu và thanh toán đang tích chọn Chỉ hiển thị học sinh đã thu tiền, khiến những học sinh chỉ phát sinh hoàn trả mà không phát sinh thu tiền trong kỳ không được hiển thị trên báo cáo.

Bước 1: Vào danh sách hoàn trả và ghi nhận số học sinh hoặc số tiền hoàn trả cần đối chiếu.

Bước 2: Vào Báo cáo → Sổ thu và thanh toán, chọn cùng khoảng thời gian với danh sách hoàn trả.

Bước 3: Kiểm tra tùy chọn Chỉ hiển thị học sinh đã thu tiền trên màn hình báo cáo.

Bước 4: Nếu đang tích chọn tùy chọn này, anh/chị bỏ tích chọn rồi xem lại báo cáo.

Bước 5: Đối chiếu lại số học sinh và số tiền hoàn trả trên báo cáo Sổ thu và thanh toán với danh sách hoàn trả.

Kết quả: Sau khi bỏ tích chọn Chỉ hiển thị học sinh đã thu tiền, báo cáo sẽ hiển thị cả những học sinh chỉ phát sinh hoàn trả mà không phát sinh thu tiền trong kỳ, giúp số liệu giữa hai màn hình khớp nhau.

Tháng 1, học sinh Nguyễn Văn A đăng ký ăn trưa 20 buổi và đã đóng tiền đầy đủ.

Trong thực tế, học sinh chỉ sử dụng 17 buổi nên còn thừa tiền của 3 buổi ăn. Nhà trường thực hiện hoàn trả tiền cho học sinh vào tháng 2.

Khi đó:

• Danh sách hoàn trả sẽ hiển thị học sinh Nguyễn Văn A vì học sinh có phát sinh hoàn trả trong tháng 2.
• Tuy nhiên, trong tháng 2 học sinh Nguyễn Văn A không đăng ký ăn trưa và không phát sinh khoản thu nào.

Nếu khi xem Báo cáo Sổ thu và thanh toán, anh/chị tích chọn Chỉ hiển thị học sinh đã thu tiền, học sinh A sẽ không xuất hiện trên báo cáo do không có phát sinh thu tiền trong tháng 2.

Kết quả:

• Danh sách hoàn trả: Có học sinh Nguyễn Văn A.
• Báo cáo Sổ thu và thanh toán: Không có học sinh Nguyễn Văn A.

Điều này làm anh/chị thấy số liệu giữa hai màn hình không khớp nhau.

Cách xử lý: Bỏ tích chọn Chỉ hiển thị học sinh đã thu tiền rồi xem lại báo cáo. Khi đó học sinh Nguyễn Văn A sẽ xuất hiện trên báo cáo và số liệu hoàn trả sẽ khớp với danh sách hoàn trả.