[EMIS Khoản thu] Làm thế nào để phân biệt Lịch sử thu tiền, Tra cứu lịch sử thanh toán online, Đối soát giao dịch thanh toán trực tuyến và Đối soát sổ phụ ngân hàng?

Mục đích: Xem các khoản đã được ghi nhận thu thành công trên phần mềm (bao gồm Thu chuyển khoản và thu tay trực tiếp trên phần mềm)

Chức năng:

• Kiểm tra học sinh đã đóng tiền hay chưa.
• Xem các khoản học sinh đã thanh toán.
• Kiểm tra người thu tiền.
• Kiểm tra số tiền còn thiếu hoặc nộp thừa.
• Xem thời điểm học sinh được ghi nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán trên phần mềm.

Mục đích: Tra cứu các giao dịch thanh toán online đã được ghi nhận trên hệ thống

Chức năng:

• Tìm lại giao dịch thanh toán online.
• Xem chi tiết các khoản thu đã được thanh toán.
• Hủy thu giao dịch ghi nhận sai.
• Kiểm tra lịch sử giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt.

Lưu ý: Chỉ hiển thị các giao dịch đã được hệ thống ghi nhận thu thành công (gạch nợ thành công, xác nhận đã thu tiền)

Mục đích: Tra cứu các giao dịch thanh toán online đã được ghi nhận trên hệ thống

Chức năng:

• Tìm lại giao dịch thanh toán online.
• Xem chi tiết các khoản thu đã được thanh toán.
• Hủy thu giao dịch ghi nhận sai, xác nhận thu cho giao dịch hợp lệ nhưng chưa cập nhật trạng thái.
• Kiểm tra lịch sử giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt.

Lưu ý: Hiển thị tất cả giao dịch bao gồm thanh toán thành công, chờ xác đối soát, chờ thanh toán.

Mục đích: Kiểm tra và xác nhận các giao dịch phụ huynh đã thanh toán nhưng chưa được ghi nhận thu

Chức năng:

• Nhà trường nhận tiền chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản ngân hàng.
• Muốn đối chiếu dữ liệu từ file sao kê ngân hàng.
• Muốn xác nhận thu cho nhiều học sinh cùng lúc.
• Muốn tự động gạch nợ từ dữ liệu sao kê.

Để kiểm tra học sinh đã đóng học, anh/chị làm theo các bước sau:

Bước 1: Trên thanh menu bên trái màn hình, anh/chị chọn Quản lý thu → Thu tiền.

Bước 2: Tại màn hình Thu tiền, nhấn Lịch sử thu tiền ở góc trên bên phải màn hình.

Bước 3: Chọn khoảng thời gian cần tra cứu để phần mềm hiển thị danh sách các giao dịch thu tiền phát sinh trong khoảng thời gian đó.

Bước 4: Tìm học sinh cần kiểm tra và nhấn vào tên học sinh để xem chi tiết lịch sử thu tiền.

Bước 5: Tại màn hình chi tiết, anh/chị có thể theo dõi các thông tin như: Khoản thu đã thanh toán, người thu tiền, Hình thức thanh toán, Thời gian xác nhận thu, Số tiền còn thiếu và số tiền nộp thừa của học sinh. xem chi tiết tại đây

Lưu ý: Thời gian xác nhận thu là thời điểm học sinh được ghi nhận đã hoàn thành thanh toán (được gạch nợ) trên phần mềm EMIS Khoản thu, không phải thời điểm phụ huynh thực hiện chuyển khoản hoặc thời điểm tiền về tài khoản ngân hàng của nhà trường.

Để tra lại giao dịch phụ huynh đã chuyển khoản, anh/chị làm theo các bước sau:

Bước 1: Trên thanh menu bên trái màn hình, anh/chị chọn Hệ thống → Tra cứu lịch sử thanh toán online.

Bước 2: Tại khu vực bộ lọc ở phía trên màn hình, chọn khoảng thời gian cần tra cứu và các điều kiện tìm kiếm khác (nếu có), sau đó nhấn tìm kiếm để hiển thị danh sách giao dịch.

Bước 3: Tìm giao dịch cần kiểm tra trong danh sách. Anh/chị có thể xem các thông tin như thời gian giao dịch, số tiền thanh toán, tài khoản thanh toán, tài khoản thụ hưởng và trạng thái giao dịch.

Bước 4: Nhấn Xem chi tiết tại giao dịch cần kiểm tra để xem các khoản thu đã được học sinh thanh toán.

Bước 5: Trường hợp giao dịch được ghi nhận sai, anh/chị có thể chọn Hủy thu, nhập lý do hủy và xác nhận để hệ thống thực hiện hủy giao dịch.

Lưu ý:

• Tài khoản thanh toán là tài khoản của phụ huynh hoặc người thực hiện giao dịch.
• Tài khoản thụ hưởng là tài khoản ngân hàng của nhà trường nhận tiền.
• Chức năng này chỉ hiển thị các giao dịch đã được hệ thống ghi nhận thu thành công. Nếu nhà trường đã nhận được tiền nhưng học sinh chưa được gạch nợ, anh/chị kiểm tra tại chức năng Đối soát giao dịch thanh toán trực tuyến.

Để xử lý lỗi phụ huynh đã thanh toán nhưng trên hệ thống chưa gạch nợ, xác nhận thanh toán, anh/chị làm theo các bước sau:

Bước 1: Trên thanh menu bên trái màn hình, anh/chị chọn Quản lý thu → Đối soát giao dịch thanh toán trực tuyến hoặc Hệ thống → Tiện ích → Đối soát giao dịch thanh toán.

Bước 2: Tại màn hình đối soát, kiểm tra danh sách các giao dịch đang chờ xử lý. Hệ thống hiển thị các thông tin như: học sinh, đợt thu, thời điểm nộp tiền, ngày giao dịch và trạng thái giao dịch.

Bước 3: Đối với các giao dịch ở trạng thái Chờ đối soát, anh/chị nhấn Xem hình ảnh để kiểm tra chứng từ hoặc hình ảnh thanh toán do phụ huynh gửi.

Bước 4: Đối chiếu thông tin trên chứng từ với số tiền thực tế đã nhận được trong tài khoản ngân hàng của nhà trường.

Bước 5: Thực hiện một trong hai thao tác:

• Chọn Xác nhận thanh toán nếu giao dịch hợp lệ để hệ thống ghi nhận thu tiền và tự động gạch nợ cho học sinh.
• Chọn Không xác nhận thanh toán nếu giao dịch không hợp lệ, sau đó nhập lý do để phản hồi cho phụ huynh.

Lưu ý:

• Chức năng này được sử dụng khi nhà trường đã nhận được thông tin thanh toán nhưng học sinh vẫn chưa được ghi nhận đã nộp tiền trên phần mềm.
• Sau khi giao dịch được xác nhận thu thành công, giao dịch sẽ xuất hiện tại chức năng Tra cứu lịch sử thanh toán online để tra cứu về sau.

Để gạch nợ cho hàng loạt học sinh, anh/chị làm theo các bước sau:

Bước 1: Vào Quản lý thu → Đối soát sổ phụ ngân hàng.

Bước 2: Chọn đợt thu, tài khoản ngân hàng và tải file sao kê lên phần mềm.

Bước 3: Kiểm tra kết quả đối chiếu, phần mềm sẽ tự động nhận diện học sinh và phân loại giao dịch (thu đủ, thu thiếu, thu thừa, không hợp lệ).

Bước 4: Ghép thủ công các giao dịch chưa nhận diện được (nếu có).

Bước 5: Tích chọn giao dịch và nhấn Xác nhận thu để hệ thống gạch nợ cho học sinh.

Ngoài việc xác nhận thu hàng loạt, chức năng còn hỗ trợ

• Tự động nhận diện học sinh từ nội dung chuyển khoản.
• Phân loại giao dịch Thu đủ, Thu thiếu, Thu thừa. Phát hiện giao dịch không hợp lệ.
• Hỗ trợ ghép thủ công các giao dịch sai cú pháp.
• Gạch nợ hàng loạt cho học sinh sau khi xác nhận thu.

Để tra lại thời điểm và ngân hàng phụ huynh đã nộp tiền, anh/chị làm theo các bước sau:

Bước 1: Vào Hệ thống → Tra cứu lịch sử thanh toán online.

Bước 3: Tại đây, anh/chị có thể tra cứu giao dịch và theo dõi các thông tin như:

• Tài khoản thanh toán: là tài khoản của phụ huynh hoặc người thực hiện giao dịch.
• Thời gian giao dịch: là thời điểm phụ huynh thực hiện giao dịch thanh toán.

Nguyên nhân: Thường do một hoặc nhiều học sinh đã thanh toán nhiều lần cho cùng một khoản thu.

Để kiểm tra được học sinh nộp học phí nhiều lần, anh/chị có thể sử dụng chức năng Đối soát sổ phụ ngân hàng để đối chiếu và tìm các khoản phụ huynh nộp thừa.

Bước 1: Vào Quản lý thu → Đối soát sổ phụ ngân hàng.

Bước 2: Chọn đợt thu, tài khoản ngân hàng và tải file sao kê lên phần mềm.

Bước 3: Kiểm tra các giao dịch được phân loại Thu thừa hoặc Đã nhận tiền, chưa xác nhận.

Bước 4: Xem tên học sinh trên các giao dịch này để xác định học sinh thanh toán nhiều lần, giao dịch 2 lần thường có trạng thái “Đã nhận tiền, chưa xác nhận“

Bước 5: Liên hệ phụ huynh để xác nhận. Nếu phụ huynh bị trừ tiền nhiều lần, nhà trường thực hiện Ủy nhiệm chi tại ngân hàng để hoàn trả số tiền nộp thừa theo quy định.