1. Tổng quan
Bài viết tổng hợp các câu hỏi thường gặp của khách hàng trong quá trình khai báo, quản lý và theo dõi thu tiền trên phần mềm. Trong quá trình sử dụng, nhiều anh/chị gặp khó khăn khi lập đợt thu, thông báo thu tiền, thu tiền, chốt đợt thu, hoàn trả, hóa đơn.
Bài viết này tổng hợp các câu hỏi và tình huống thường gặp kèm theo nguyên nhân và cách xử lý tương ứng trên phần mềm.
Thông qua bài viết, anh/chị có thể:
- Hiểu nguyên nhân của các tình huống thường gặp trong quá trình thu tiền.
- Biết cách thao tác đúng trên phần mềm để xử lý nhanh chóng.
- Hạn chế sai sót khi lập và quản lý các đợt thu.
2. Các vấn đề thường gặp
2.1. Khi lập thông báo thu tiền, tôi muốn nhập cùng số buổi và đơn giá cho nhiều học sinh nhưng phần mềm chỉ hiển thị cột đơn giá, không hiển thị cột số buổi thì phải làm thế nào?
Trả lời: Nguyên nhân là do tại màn hình lập đợt thu, anh/chị chưa tích chọn ô Nhập chi tiết nên hệ thống chưa hiển thị cột số lượng/số buổi đối với các khoản thu theo buổi/ngày/tiết.
Anh/chị thực hiện như sau:
- Tại màn hình Quản lý thu > Chọn đợt thu cần lập > Chọn lớp cần xem chi tiết.
- Tích chọn ô Nhập chi tiết ở phía trên danh sách học sinh.
- Sau khi tích chọn, hệ thống sẽ hiển thị thêm các cột:
- Số lượng/Số buổi
- Đơn giá
- Số phải thu
Lúc này anh/chị có thể nhập cùng số buổi và đơn giá cho các học sinh theo nhu cầu.
2.2. Làm thế nào để sửa hoặc gửi lại thông báo thu tiền khi phát hiện số tiền khoản thu bị sai sau khi đã gửi cho phụ huynh?
Vấn đề: Nhà trường đã gửi thông báo thu tiền cho phụ huynh nhưng sau đó phát hiện một hoặc nhiều khoản thu (tiền nước uống, tiền ăn, học phí, tiền xe đưa đón…) bị sai số tiền hoặc cần điều chỉnh lại thông tin trên thông báo thu tiền và gửi lại cho phụ huynh.
Điều kiện áp dụng: Học sinh chưa thực hiện nộp tiền cho khoản thu cần điều chỉnh.
Giải pháp: Anh/chị vào đợt thu cần chỉnh sửa và cập nhật lại số tiền của khoản thu bị sai. Sau khi chỉnh sửa và nhấn Lưu, phần mềm sẽ tự động cập nhật lại thông tin trên thông báo thu tiền theo số liệu mới.
Trường hợp muốn gửi lại thông báo thu tiền cho phụ huynh, anh/chị thực hiện như sau:
Bước 1: Vào menu Quản lý thu → chọn tab Đợt thu.
Bước 2: Chọn tháng và đợt thu cần gửi lại thông báo, sau đó nhấn Thông báo thu tiền.
Bước 3: Thiết lập nội dung thông báo và thời gian thu tiền.
Bước 4: Tại phần Thiết lập tùy chọn, bỏ tích ô Chỉ gửi cho học sinh chưa gửi để phần mềm cho phép gửi lại thông báo cho các học sinh đã nhận thông báo trước đó.
Bước 5: Chọn phạm vi gửi và nhấn Gửi.
Lưu ý: Sau khi chỉnh sửa và lưu thành công, hệ thống sẽ tự động cập nhật số tiền mới trên thông báo thu tiền. Nếu muốn đảm bảo phụ huynh nhận được thông tin đã cập nhật, anh/chị có thể chủ động gửi lại thông báo thu tiền.
2.3. Làm thế nào khi học sinh phải nộp tiền nhưng phần mềm báo không phải nộp hoặc không hiển thị số tiền phải thu trên báo cáo?
Trả lời: Dạ, trường hợp học sinh phải nộp tiền nhưng phần mềm hiển thị không phải nộp, không có số tiền phải thu hoặc báo cáo thu tiền không hiển thị, anh/chị vui lòng kiểm tra lần lượt các nội dung sau:
- Kiểm tra trong Đợt thu xem học sinh đã được lập vào đợt thu hay chưa.
- Kiểm tra học sinh đã có Số phải thu hay chưa.
- Kiểm tra Số lượng của khoản thu đã được nhập và lên tiền chưa.
- Kiểm tra học sinh đã đăng ký khoản thu (đối với khoản thu không bắt buộc) hay chưa.
- Kiểm tra học sinh có thuộc diện miễn giảm hoặc được miễn toàn bộ khoản thu hay không.
Nếu sau khi kiểm tra các nội dung trên học sinh vẫn không hiển thị số tiền phải thu, anh/chị vui lòng đối chiếu lại thông tin khoản thu và thực hiện Cập nhật đợt thu để phần mềm tính toán lại số tiền.
2.4. Tại sao đơn giá có số thập phân nhưng số phải thu không hiển thị số thập phân?
Vấn đề: Khi nhà trường tạo khoản thu, Đơn giá có thể được khai báo là số thập phân (ví dụ: 12.500,5 đồng hoặc 15.250,75 đồng).
Trong trường hợp Số lượng × Đơn giá cho ra kết quả là một số lẻ,
- Cột Thành tiền/Số phải thu trong đợt thu chỉ hiển thị số nguyên (không có phần thập phân).
- Khi phụ huynh mở ứng dụng để thanh toán, số tiền cần thanh toán cũng là số nguyên.
Cách xử lý: Hiện nay, các ngân hàng và cổng thanh toán chỉ hỗ trợ thanh toán bằng số tiền nguyên (đồng), không hỗ trợ thanh toán số tiền có phần lẻ (ví dụ: 25.000,5 đồng).
- Vì vậy, nếu kết quả Số lượng × Đơn giá là một số có phần thập phân, phần mềm sẽ tự động làm tròn để tạo ra Thành tiền/Số phải thu là số nguyên.
- Khi phụ huynh thanh toán, hệ thống sẽ thu đúng số tiền hiển thị tại cột Thành tiền (Số phải thu) sau khi đã được làm tròn. Đây cũng là số tiền được gửi sang ngân hàng để thực hiện giao dịch.
Ví dụ
- Đơn giá: 10.000,5 đồng
- Số lượng: 3
- Kết quả tính toán: 30.001,5 đồng
Do ngân hàng không hỗ trợ thanh toán số tiền lẻ, phần mềm sẽ tự động làm tròn thành 30.002 đồng (hoặc theo quy tắc làm tròn đang áp dụng trên hệ thống).
Phụ huynh sẽ thanh toán 30.002 đồng, tức là đúng bằng số tiền hiển thị trong cột Thành tiền/Số phải thu.
2.5. Học sinh còn nợ tiền tháng trước thì sang tháng sau số tiền nợ có được cộng vào số phải thu không?
Vấn đề: Học sinh chưa thanh toán tiền của tháng trước, nhưng khi xem đợt thu của tháng sau chỉ hiển thị số tiền của tháng hiện tại, không cộng thêm khoản còn nợ.
Cách xử lý: Hiện tại, phần mềm không tự động cộng dồn số tiền chưa thu của tháng trước vào đợt thu của tháng sau.
Mỗi tháng sẽ được quản lý bằng một đợt thu riêng. Nếu học sinh chưa thanh toán, phần mềm vẫn hiển thị các đợt thu riêng biệt để nhà trường và phụ huynh dễ theo dõi.
- Nếu nhà trường muốn thu nhiều tháng trong một lần: Vào Thu tiền, chọn học sinh, tích chọn các đợt thu cần thanh toán rồi chọn Thu tiền.
- Nếu phụ huynh muốn thanh toán nhiều tháng trong một lần: Tích chọn các đợt thu cần thanh toán trên ứng dụng và chọn Thanh toán.
