Đối soát sổ phụ ngân hàng

Mục đích: Giúp kế toán xác nhận thu tiền cho các giao dịch nộp tiền của HSSV vào tài khoản ngân hàng một cách nhanh chóng.

Các bước thực hiện: 

• Giao dịch ngân hàng đối soát dựa trên thông tin: Mã thống kê/Mã HSSV/Họ và Tên HSSV/Lớp/Đợt thu.
• Nhà trường nên hướng dẫn phụ huynh về nội dung giao dịch để việc đối soát được nhanh chóng: Mã HSSV – Họ và tên HSSV – Lớp – Đợt thu tiền.
• Vào Quản lý thu\Đối soát sổ phụ ngân hàng.

Bước 1: Tải tệp dữ liệu vào phần mềm để thực hiện đối chiếu

1. Anh/chị chọn đợt thu, tài khoản ngân hàng đối soát và file sao kê từ Ngân hàng để bắt đầu thực hiện đối soát.
   Trường hợp muốn thiết lập thêm tài khoản ngân hàng để đối soát, anh/chị chọn biểu tượng dấu cộng và khai báo thông tin tài khoản. Nhấn Lưu
   
2. Sau khi tải tệp lên, nhấn Tiếp tục. Phần mềm tự động ghép các cột dữ liệu từ file đối soát, anh/chị có thể chọn lại nếu muốn:
   
   • Sheet nhập khẩu
   • Dòng tiêu đề
   • Ghép cột dữ liệu yêu cầu với cột tương ứng với tệp anh/chị vừa tải lên
   • Định dạng ngày giao dịch (Lưu ý chọn đúng định dạng ngày để đối soát thành công)
3. Với ví dụ file sao kê như trên, anh/chị chọn thông tin tương ứng như sau:
   

3. Nhấn Tiếp tục.

Lưu ý:

1. Để có thể xác nhận thu tiền cho HSSV nhanh chóng, anh/chị hướng dẫn HSSV chuyển khoản tới tài khoản nhà trường theo cú pháp: Mã thống kê/Mã HSSV – Họ tên HSSV – Lớp – Đợt thu.
2. Trường hợp HSSV khó nhớ mã HSSV, anh/chị có thể gửi HSSV Mã thống kê của HSSV thanh toán. Mã thống kê có thể là mã HSSV/mã định danh hoặc có thể mã anh/chị tự thiết lập giúp HSSV dễ nhớ. Xem hướng dẫn thêm mã thống kê HSSV tại đây.

Bước 2: Xác nhận thu

Sau khi hoàn tất tải tệp dữ liệu vào phần mềm để thực hiện đối chiếu, phần mềm hiển thị thông tin như sau:

1. Trạng thái giao dịch:
   
   • Tất cả giao dịch: Liệt kê thông tin chi tiết tất cả các giao dịch tại đầy đủ trạng thái.
   • Đã xác nhận thu: Là các giao dịch mà phần mềm đã tự động kiểm tra và xác nhận rằng học sinh đã thanh toán học phí thành công.
   • Chưa xác nhận thu: Là các giao dịch gặp lỗi như thiếu ngày giao dịch hoặc sai nội dung thanh toán hoặc các giao dịch bị treo trên hệ thống Ngân hàng, chưa được ghi nhận trên MISA EMIS.
   • Không hợp lệ: Giao dịch không đúng cú pháp/Giao dịch không có số tiền/Giao dịch không có Ngày giao dịch/không có trong đợt thu.
2. Phần mềm tự động phân tích nội dung thanh toán để ghép dữ liệu giao dịch với thông tin học sinh trên đợt thu, đồng thời hiển thị trạng thái xác nhận cùng ghi chú chi tiết:
   
   • Thu đủ: số tiền trên giao dịch bằng số tiền còn phải thu.
   • Thu thừa: số tiền trên giao dịch lớn hơn số tiền còn phải thu.
   • Thu thiếu: số tiền trên giao dịch nhỏ hơn số tiền còn phải thu.
   • Không hợp lệ: Không tìm thấy thông tin học sinh trong nội dung chuyển khoản.

Lưu ý: Với những giao dịch nộp thành hai lần vừa nộp tiền mặt, vừa nộp tiền chuyển khoản, nếu muốn ghi nhận thành số dư, anh/chị vào quản lý số dư để ghi nhận.

3. Với một số giao dịch không đúng cú pháp, anh/chị có thể tự ghép dữ liệu HSSV bằng tay:
Tìm HSSV theo Tên, Mã thống kê hoặc Mã HSSV để ghép dữ liệu tương ứng.
Lưu ý: Nhấn Sắp xếp cột để thiết lập các cột hiển thị trên màn hình Xác nhận thu
4. Sau khi hoàn tất ghép dữ liệu thông tin thanh toán, tích chọn các bản ghi và nhấn Xác nhận thu, phần mềm tự động gạch nợ các HSSV.

5. Nhấn Kiểm tra đợt thu để kiểm tra thông tin đợt thu sau khi đã xác nhận thu.