[EMIS Thư viện] Khi khai báo sách ban đầu, làm thế nào để sửa thông tin sách trong danh sách sách đã khai báo?

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách sửa hoặc cập nhật thông tin sách đã khai báo ban đầu trên EMIS Thư viện, bao gồm sửa từng sách hoặc sửa hàng loạt bằng tệp Excel để đảm bảo dữ liệu sách phù hợp với thực tế quản lý tại đơn vị.

2. Các bước thực hiện

2.1. Sửa một hoặc một số sách khai báo ban đầu

Trường hợp cần sửa nhanh thông tin của một vài sách như Nhan đề, Số bản, Số ĐKCB từ (số ĐKCB), Ngày vào sổ, Số vào sổ tổng quát, Nguồn cấp, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1:Vào menu Tổng quan\tab Bắt đầu sử dụng\ chọn Thực hiện tại mục Khai báo sách ban đầu.

Bước 2: Kích chuột vào nhóm loại sách sau đó kích chuột vào sách cần chỉnh sửa thông tin.

Bước 3: Nhấn vào ô chứa nội dung sách cần sửa, thực hiện sửa lại thông tin chính xác.

Bước 4: Nhấn Lưu để lưu lại danh sách đã chỉnh sửa.

Lưu ý: Anh/chị không thể sửa hoặc xóa các sách đã phát sinh dữ liệu (ví dụ: đã kiểm kê). Muốn sửa hoặc xóa, anh/chị cần xóa các phát sinh liên quan trước.

2.2. Sửa hàng loạt sách khai báo ban đầu

Trường hợp cần sửa hàng loạt thông tin như Nhan đề, Ngày vào sổ, Số vào sổ tổng quát, Nguồn cấp, Tác giả, Ký hiệu phân loại, Nhà xuất bản, Nơi xuất bản, Năm xuất bản, Giá bìa (VNĐ), anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào menu Tổng quan\tab Bắt đầu sử dụng\ Nhấn Thực hiện tại mục Khai báo sách ban đầu\ nhấn Nhập khẩu

Bước 2: Anh/chị chọn Hình thức nhập khẩu là Nhập khẩu cập nhật, sau đó nhấn Xuất khẩu tệp Excel.

Bước 3: Sửa/Nhập thông tin trên tệp mẫu vừa tải về (file excel) theo hướng dẫn chi tiết trong file

Hướng dẫn nhập: File nhập khẩu cập nhật lấy toàn bộ thông tin sách ban đã khai báo trên phần mềm

• Anh/chị không được phép sửa thông tin Số bản, Số ĐKCB (Số ĐKCB từ), Loại sách. Trường hợp muốn sửa thông tin này, Anh/chị tiến hành xóa thông tin sách trên phần mềm và khai báo lại
• Các thông tin còn lại sau khi sửa lại sẽ cập nhật lại trên phần mềm và cập nhật cả các chứng từ đã phát sinh.
  • Ví dụ: Sau khi khai báo sách ban đầu, anh/chị đã lập chứng từ phiếu mượn sách. Khi tiến hành sửa lại thông tin Tác giả, trên phiếu mượn đã phát sinh cũng sẽ cập nhật lại thông tin này
• Anh/chị xóa dòng sách nào, khi cập nhật lên phần mềm tự hiểu không cập nhật thông tin của dòng đó.
• Anh/chị không được phép khai báo thêm sách ban đầu tại file này. Trường hợp muốn khai báo thêm, anh/chị thực hiện trên file nhập khẩu mới

Bước 4: Tiến hành nhập khẩu tệp vào phần mềm

• Vẫn giữ Hình thức nhập khẩu là Nhập khẩu cập nhật
• Tích vào Kéo thả tệp vào đây hoặc click để chọn tệp để tải file lên.

Bước 5: Nhấn Tiếp tục.

Phần mềm tự động kiểm tra thông tin và hiển thị kết quả nhập khẩu gồm: Tổng số bản ghi, số bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ.

Bước 6: Thực hiện Nhập khẩu

• Với bản ghi Không hợp lệ: Anh/chị tải về về máy để xem chi tiết lỗi, thực hiện chỉnh sửa và nhập khẩu lại vào phần mềm.
• Với bản ghi Hợp lệ: Chọn Nhập khẩu bản ghi hợp lệ để nhập khẩu thông tin vào phần mềm.