[EMIS Khoản thu] Các câu hỏi thường gặp liên quan đến Cập nhật đợt thu

Nguyên nhân:

Sau khi thay đổi lớp học cho học sinh, đợt thu đã lập trước đó chưa được cập nhật lại dữ liệu nên phần mềm vẫn hiển thị thông tin theo lớp cũ hoặc chưa hiển thị học sinh trong lớp mới.

Cách xử lý:

Sau khi đã thực hiện thao tác Xếp vào lớp, anh/chị vào đợt thu cần cập nhật, chọn Xem chi tiết > nhấn biểu tượng dấu ba chấm > Cập nhật đợt thu.

Nếu phần mềm hiển thị cảnh báo màu đỏ “Cần cập nhật”, anh/chị nhấn Thực hiện tại mục tương ứng:

• Trường hợp học sinh được chuyển lớp, thay đổi lớp học hoặc lớp mới chưa xuất hiện trong danh sách của đợt thu, chọn Cập nhật miễn giảm, lớp học, số tiền tồn cho học sinh.
• Trường hợp phát sinh học sinh mới hoặc thay đổi chi tiết đăng ký khoản thu, thực hiện cập nhật tại các mục tương ứng mà phần mềm cảnh báo Cần cập nhật.

Sau khi cập nhật thành công, phần mềm sẽ đồng bộ lại thông tin lớp học và danh sách học sinh theo dữ liệu hiện tại.

Lưu ý: Nếu chưa lập đợt thu, anh/chị chỉ cần hoàn thành việc xếp lớp cho học sinh trước khi lập đợt thu mới. Khi đó phần mềm sẽ tự động lấy đúng danh sách học sinh theo lớp hiện tại.

Trả lời: 

Nguyên nhân: Sau khi học sinh được chuyển sang lớp mới, khi thực hiện Cập nhật bổ sung học sinh và đăng ký khoản thu, một số lớp có thể chưa hiển thị sẵn trong danh sách lựa chọn nên đơn vị không tìm thấy học sinh để cập nhật vào đợt thu.

Giải pháp: Anh/chị vào chức năng Cập nhật đợt thu, chọn Cập nhật bổ sung học sinh và đăng ký khoản thu. Tại cột Lớp, nhập chính xác tên lớp cần cập nhật và nhấn Enter. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách học sinh của lớp đó để anh/chị thực hiện tích chọn cập nhật vào đợt thu.

Sau khi cập nhật thành công, học sinh của lớp sẽ được bổ sung vào danh sách thu tiền của đợt thu tương ứng.

Hiện tại, sau khi anh/chị thực hiện cập nhật dữ liệu trên đợt thu, phần mềm EMIS Khoản thu không hỗ trợ khôi phục lại dữ liệu về trạng thái trước khi cập nhật. Vì vậy, nếu dữ liệu sau khi cập nhật bị sai hoặc không đúng như mong muốn, anh/chị sẽ không thể hoàn tác để quay lại dữ liệu ban đầu.

Để tránh mất dữ liệu và có cơ sở đối chiếu khi cần, anh/chị nên thực hiện sao lưu danh sách học sinh và các thông tin khoản thu trước khi cập nhật theo các bước sau:

Bước 1: Tích chọn đợt thu cần cập nhật, tại góc bên phải màn hình chọn biểu tượng dấu Ba chấm vào chức năng Nhập khẩu trên màn hình quản lý đợt thu.

Bước 2: Tích chọn vào ô Mỗi lớp 1 sheet.

Bước 3: Chọn Tải tệp mẫu. Hệ thống sẽ tải xuống một file Excel chứa toàn bộ dữ liệu hiện có của đợt thu.

Bước 4: Lưu file Excel này vào máy tính hoặc một vị trí dễ tìm để sử dụng khi cần đối chiếu hoặc nhập lại dữ liệu.

Việc sao lưu dữ liệu trước khi cập nhật sẽ giúp anh/chị lưu giữ được thông tin của đợt thu tại thời điểm hiện tại và hạn chế rủi ro khi có sai sót phát sinh trong quá trình cập nhật dữ liệu.

Trả lời:

Nguyên nhân: Sau khi lập đợt thu, nếu có phát sinh thay đổi dữ liệu như chuyển lớp, bổ sung học sinh, thay đổi đơn giá, miễn giảm, số tiền tồn hoặc thay đổi chi tiết đăng ký khoản thu thì phần mềm sẽ hiển thị trạng thái Cần cập nhật để nhắc đồng bộ lại dữ liệu vào đợt thu.

Giải pháp:
Anh/chị vào Quản lý thu → Đợt thu → chọn đợt thu cần cập nhật → Xem chi tiết → Cập nhật đợt thu. Tại các nội dung hiển thị cảnh báo màu đỏ, nhấn Thực hiện để đồng bộ các thay đổi phát sinh.

Trường hợp anh/chị đã nhấn Thực hiện và hoàn tất cập nhật nhưng phần mềm vẫn hiển thị trạng thái Cần cập nhật thì anh/chị có thể bỏ qua cảnh báo. Đây chỉ là cảnh báo hiển thị, không ảnh hưởng đến dữ liệu, số tiền thu hoặc quá trình thu tiền của đợt thu.

Nguyên nhân: Khi anh/chị đổi mã học sinh trong Hồ sơ học sinh, phần mềm sẽ tự động cập nhật mã mới vào các đợt thu. Anh/chị không cần thao tác cập nhật thêm.

• Nếu đã đổi mã nhưng trong đợt thu vẫn thấy mã cũ, nguyên nhân thường gặp là trường có 2 học sinh trùng tên. Anh/chị đã sửa mã cho học sinh thứ nhất, nhưng khi kiểm tra đợt thu lại đang xem học sinh thứ hai, nên thấy mã chưa thay đổi.

Cách xử lý:

• Vào Hồ sơ học sinh.

• Tìm đúng học sinh cần đổi mã.