[EMIS Khoản thu] Làm thế nào đánh lại số chứng từ sau khi hủy thu tiền để đảm bảo số chứng từ liên tục?

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách đánh lại số chứng từ thu tiền khi phát sinh trường hợp số chứng từ bị bỏ trống do hủy và thu lại trên phần mềm.

Nội dung bao gồm các bước thao tác chi tiết từ truy cập đợt thu, thiết lập thông tin đánh số đến xác nhận kết quả. Áp dụng cho các trường hợp cần điều chỉnh lại số chứng từ thu tiền tại trường học.

Ví dụ: Kế toán in chứng từ thu tiền cho lớp 6A2, số chứng từ được đánh BL0314 đến BL0316. Trong quá trình thu tiền, kế toán phát hiện chứng từ số BL0315 có sai sót, kế toán thực hiện hủy thu tiền cho học sinh đó và in lại (thu tiền lại). Tuy nhiên, khi thực hiện lại chứng từ đó, phần mềm đang mặc định đánh số chứng từ BL0317. Việc này khiến kế toán bị trống số chứng từ.

2. Các bước thực hiện

Anh/chị vui lòng làm theo hướng dẫn sau để đánh lại số chứng từ thu tiền:

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.

Bước 2: Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng/ đợt thu cần chỉnh sửa, chọn Xem chi tiết.

Bước 3: Tại mục Đánh số, lựa chọn 1 trong 2 trường hợp phù hợp với nhu cầu sử dụng chi tiết tại đây.

• Đánh số chứng từ hoặc Đánh lại số chứng từ.

• Thiết lập các thông tin đánh lại số chứng từ:
• Chọn Phạm vi muốn đánh trước số chứng từ cho Toàn trường/Khối/Lớp.
• Thiết lập các quy tắc đánh số chứng từ:
  • Tiền tố: Thiết lập theo nhu cầu quản lý, đặt trước phần số của chứng từ (VD: CT, BL,…).
  • Giá trị bắt đầu phần số: Số bắt đầu của dãy chứng từ.
  • Tổng số ký tự phần số: Số lượng chữ số của phần số (VD: BL0007 có tổng số ký tự phần số là 4).

Bước 3: Nhấn Đánh số chứng từ, phần mềm đánh lại lần lượt từ đầu đến cuối danh sách.

• Phần mềm trả về số chứng từ mới, kiểm tra và nhấn Đồng ý.