1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách tạo, gửi, theo dõi, in và quản lý Thông báo thu tiền trên EMIS Khoản thu qua ứng dụng SISAP Phụ huynh và Zalo (ZNS, OA). Đồng thời hướng dẫn cách thiết lập, sửa hoặc gia hạn thời gian dự kiến thu (thời gian nộp tiền), giới hạn thời gian thanh toán trực tuyến, gửi lại thông báo sau khi điều chỉnh, theo dõi lịch sử gửi và xử lý các lỗi, tình huống thường gặp trong quá trình gửi Thông báo thu tiền.
Nội dung bài viết bao gồm:
- Hướng dẫn gửi thông báo qua SISAP.
- Hướng dẫn gửi thông báo qua Zalo (ZNS, OA)
- Theo dõi lịch sử gửi thông báo
- In thông báo thu tiền.
2. Các bước thực hiện
2.1. Gửi thông báo qua ứng dụng SISAP Phụ huynh
Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.
Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng và đợt thu cần thông báo thu tiền, sau đó nhấn Thông báo thu tiền.
Bước 2: Lựa chọn hình thức gửi tin qua SISAP
Thiết lập nội dung gửi thông báo.
- Chọn loại thông báo cần gửi:
- Thông báo thu tiền: gửi thông báo phụ huynh về thông tin thu tiền: số tiền phải thu, địa điểm, thời gian thu.
- Thông báo hủy thu tiền: thu hồi lại thông báo thu tiền đã gửi cho phụ huynh.
- Chọn Đợt thu cần gửi thông báo
- Nhập thông tin dự kiến thu từ ngày … đến ngày.. (Để thay đổi hoặc gia hạn thời gian nộp tiền trực tuyến cho phụ huynh, anh/chị cập nhật lại thời gian dự kiến thu và gửi lại thông báo thu tiền)
- Nhập Ghi chú, lưu ý muốn gửi kèm thông báo đến phụ huynh.
- Thiết lập tùy chọn khi gửi:
- Để thiết lập thời gian nộp tiền học, không cho phép phụ huynh nộp tiền trực tuyến sau khi hết hạn nộp, tích chọn Phụ huynh chỉ được thanh toán trong thời gian dự kiến thu.
- Trường hợp đơn vị có điều chỉnh đợt thu và thực hiện gửi lại thông báo thu tiền học mới sau khi điều chỉnh cho tất cả học sinh thì bỏ tích chọn Chỉ gửi cho học sinh chưa gửi.
- Nếu muốn chỉ gửi thông báo cho những phụ huynh đăng ký hình thức nộp tiền là chuyển khoản, lựa chọn Chỉ gửi cho phụ huynh đăng ký hình thức là chuyển khoản
Bước 3: Chọn Phạm vi gửi:
- Chọn Phạm vi gửi và tích chọn những lớp cần gửi thông báo:
- Nếu muốn gửi thông báo cho toàn trường, chọn Phạm vi Toàn trường.
- Nếu muốn gửi thông báo cho từng khối, chọn phạm vi Khối cần gửi, tích chọn tất cả các lớp trong khối.
- Nếu muốn gửi thông báo cho một/một nhóm Lớp, tích chọn các lớp cần gửi.
- Nếu muốn gửi thông báo cho nhóm học sinh chưa xếp lớp, chọn Chưa xếp lớp.
- Nếu muốn gửi thông báo cho một/một nhóm học sinh, tích chọn Phạm vi là Học sinh:
- Nhấn Thêm học sinh để thêm danh sách học sinh muốn gửi thông báo.
- Chọn học sinh từ Danh sách học sinh bên trái, học sinh được lựa chọn sẽ thêm vào Danh sách học sinh đã chọn.
- Nhấn Đồng ý.
Có thể xem trước nội dung thông báo trước khi gửi cho phụ huynh bằng cách chọn Xem trước thông báo dưới mục Ghi chú hoặc chọn Xem trước tại góc dưới màn hình.
Bước 4: Sau khi hoàn tất, nhấn Gửi.
Lưu ý: Trường hợp đã gửi thông báo thu tiền, trên ứng dụng Sisap sẽ tự động cập nhật số tiền phải nộp nếu nhà trường có phát sinh sửa lại dữ liệu trong đợt thu.
2.2. Gửi thông báo đến phụ huynh qua Zalo
Tùy theo nhu cầu của đơn vị, Nhà trường có thể lựa chọn hình thức gửi thông báo tiền học tức thời tới đích danh phụ huynh qua Zalo ZNS hoặc qua kênh thông tin của Nhà trường trên Zalo OA.
2.2.1. Gửi thông báo qua Zalo ZNS
Cho phép Nhà trường gửi thông báo tiền học tức thời đến tin nhắn Zalo Phụ huynh.
Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.
Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng và đợt thu cần thông báo thu tiền, sau đó nhấn Thông báo thu tiền.
Bước 2: Đăng ký hình thức Gửi thông báo qua Zalo ZNS bằng cách nhấn Đăng ký tại đây
Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin vào ô tương ứng để xác nhận đăng ký sử dụng dịch vụ, chọn Xác nhận. 
Màn hình hiển thị thông báo như hình là Nhà trường đã đăng ký thành công dịch vụ gửi thông báo thu tiền học tức thời qua Zalo.
Bước 4: Để bắt đầu gửi thông báo thu tiền, đảm bảo đã có đầy đủ thông tin Số điện thoại đăng ký nhận tin của từng học sinh bằng cách chọn Khai báo số điện thoại.
Xem thêm: Hướng dẫn khai báo thông tin số điện thoại Phụ huynh tại đây.
Bước 5: Thiết lập các thông tin
- Loại tin cần gửi: Thông báo thu tiền/ Thông báo hủy thu tiền
- Đợt thu: Chọn đợt thu vừa lập cần gửi thông báo đến Phụ huynh
- Dự kiến thu từ ngày: Nhập thời gian dự kiến thu tiền
- Phạm vi gửi: Theo khối; theo lớp hoặc theo danh sách Học sinh
Có thể xem trước thông báo trước khi gửi cho phụ huynh. Sau khi hoàn tất, chọn Gửi để gửi thông báo tới Phụ huynh.
Lưu ý:
- Trường hợp chọn Phạm vi gửi theo Học sinh, chọn Thêm học sinh để truy cập danh sách học sinh.
Trường hợp cần Hủy thông báo thu tiền: chỉ cần chọn thông tin đợt thu cần hủy và phạm vi gửi thông báo. Tham khảo thêm hướng dẫn tại đây
2.2.2. Gửi thông báo qua Zalo OA
Với các đơn vị sử dụng giải pháp thanh toán tiền học qua JETPAY, nhà trường sẽ được MISA hỗ trợ các thủ tục đăng ký và triển khai dịch vụ Zalo Official Account.
Sau khi được MISA liên hệ lại, bàn giao lại tài khoản Zalo Official Account của nhà trường.
Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.
Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng và đợt thu cần thông báo thu tiền, sau đó nhấn Thông báo thu tiền.
Lựa chọn hình thức Gửi thông báo qua Zalo OA rồi nhấn Bắt đầu sử dụng.
Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản Zalo trên máy tính.
Bước 3: Cấp quyền cho MISA EMIS hỗ trợ nhà trường gửi thông báo bằng cách tích chọn “Đồng ý cho phép ứng dụng quản lý Official Account”. Nhấn Cho phép.
Lưu ý: Để đảm bảo thông báo được gửi đến toàn bộ phụ huynh, nhà trường nên hướng dẫn phụ huynh quan tâm vào trang Zalo Official Account của trường trước khi gửi thông báo.
Bước 4: Tạo thông báo thu tiền
- Chọn loại thông báo, đợt thu cần gửi
- Nhập thông tin dự kiến thu từ ngày … đến ngày..
- Phần mềm tự động hiển thị nội dung thông báo thu tiền theo thông tin thiết lập ở trên, có thể thêm bớt nội dung (nếu cần)
Kiểm tra thông tin rồi nhấn Gửi ngay để hoàn tất gửi thông báo thu tiền học cho Phụ huynh.
2.3. Theo dõi Lịch sử gửi thông báo
Sau khi gửi thông báo thu tiền thành công, phần mềm xác nhận, nhấn Xem lịch sử gửi thông báo.
- Hoặc tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.
- Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng cần xem thông báo, sau đó nhấn vào dấu mũi tên tại Thông báo thu tiền, chọn Lịch sử gửi thông báo.
- Có thể xem chi tiết lịch sử các lần gửi thông báo đến phụ huynh: Phạm vi gửi, thời gian, trạng thái gửi thành công/thất bại,…
- Nhấn để xem thiết lập chi tiết từng thông báo đã gửi
2.4. In thông báo thu tiền
Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.
Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng, đợt thu cần in thông báo thu tiền, sau đó nhấn biểu tượng máy in góc tay trái trên màn hình, chọn Thông báo thu tiền.
- Khai báo các tham số để in thông báo thu tiền:
- Chọn mẫu: Phần mềm tự động lấy lên danh sách mẫu thông báo thu tiền trạng thái Đang theo dõi (Đang sử dụng) từ Danh sách chứng từ, thông báo thu tiền. Chọn mẫu cần in.
- Chọn Đợt thu, Phạm vi (Tất cả, khối, lớp).
- Nhập thời gian dự kiến thu tiền.
- Nhập thời gian và địa điểm thu tiền vào ô Ghi chú (nếu cần) đối với các mẫu có thiết lập thời gian và địa điểm thu tiền.
Lưu ý: QR code thanh toán chỉ được hiển thị đối với học sinh đã được gửi thông báo thu tiền
- Tích chọn In số tiền còn phải thu của các đợt thu khác và chọn đợt thu. Phần mềm tự động lấy lên danh sách các đợt thu chưa thu đủ để thực hiện thu bù vào tháng này.
- Sau khi hoàn thành thiết lập thông tin trên thông báo thu tiền, chọn Đồng ý.
3. Câu hỏi thường gặp
3.1. Tại sao phụ huynh vẫn thanh toán được sau khi hết thời gian dự kiến thu? Cách thiết lập để giới hạn thời gian thanh toán?
Nguyên nhân:
- Khi gửi thông báo thu tiền, anh/chị mới thiết lập điền thời gian dự kiến thu từ ngày… đến ngày… nhưng chưa tích chọn tùy chọn Phụ huynh chỉ được thanh toán trong thời gian dự kiến thu. Vì vậy, phụ huynh vẫn có thể thanh toán trực tuyến sau khi hết thời hạn dự kiến thu.
Cách xử lý:
- Khi gửi thông báo thu tiền, anh/chị cần thiết lập điền thời gian dự kiến thu từ ngày… đến ngày… và tích chọn Phụ huynh chỉ được thanh toán trong thời gian dự kiến thu. Khi đó, phụ huynh chỉ có thể thanh toán trong khoảng thời gian đã thiết lập.
- Nếu quá thời hạn thanh toán, trên ứng dụng SISAP sẽ hiển thị thông báo “Đã hết hạn thanh toán trực tuyến” và phụ huynh sẽ không thể tiếp tục thanh toán cho đến khi nhà trường gia hạn thời gian và gửi lại thông báo thu tiền.
3.2. Làm thế nào để sửa hoặc gia hạn thời gian nộp tiền cho phụ huynh?
Biểu hiện: Nhà trường đã gửi Thông báo thu tiền cho phụ huynh nhưng cần thay đổi thời gian nộp tiền, gia hạn thời hạn thanh toán hoặc cập nhật lại khoảng thời gian dự kiến thu.
Cách xử lý: Để thay đổi thời gian dự kiến thu (thời gian nộp tiền), thanh toán trực tuyến cho phụ huynh, anh/chị thực hiện các bước sau:
Bước 1: Vào Quản lý thu → chọn tháng và đợt thu cần cập nhật.
Bước 2: Nhấn Thông báo thu tiền.
Bước 3: Cập nhật lại thông tin tại trường Dự kiến thu từ ngày… đến ngày… theo thời gian mong muốn.
Bước 4: Tích chọn Phụ huynh chỉ được thanh toán trong thời gian dự kiến thu nếu muốn chỉ cho phép phụ huynh thanh toán trong khoảng thời gian đã thiết lập.
Bước 5: Gửi lại Thông báo thu tiền để phụ huynh nhận được thông tin thời gian nộp mới.
Lưu ý: Sau khi thay đổi hoặc gia hạn thời gian nộp tiền, anh/chị cần nhấn gửi lại Thông báo thu tiền để thông tin cập nhật được áp dụng cho phụ huynh. Nếu chỉ chỉnh sửa thời gian mà không gửi lại thông báo, phụ huynh sẽ không nhận được thông tin thời hạn mới.
3.3. Làm thế nào khi phần mềm thông báo lỗi: Tạo thất bại xxx/xxx thông báo thu tiền?
Nguyên nhân
Khi thực hiện tạo thông báo thu tiền, phần mềm hiển thị thông báo: “Tạo thất bại xxx/xxx thông báo thu tiền.” .Thông báo trên thường xuất hiện khi hệ thống không thể tạo thông báo thu tiền cho học sinh do dữ liệu quá nhiều hoặc quá trình xử lý phát sinh lỗi tạm thời.
Cách xử lý
Anh/chị thực hiện tạo thông báo thu tiền cho 1 lớp hoặc 1 học sinh để xem có tạo thành công không.
Nếu đã thực hiện lại với số lượng học sinh ít hơn nhưng vẫn tiếp tục báo lỗi, anh/chị vui lòng liên hệ bộ phận hỗ trợ MISA và cung cấp hình ảnh thông báo lỗi để được kiểm tra và hỗ trợ kịp thời.
3.4. Làm thế nào khi gửi thông báo thu tiền phần mềm thông báo “Tất cả học sinh đều đã được gửi thông báo.”
Nguyên nhân
Các học sinh đã được gửi thông báo thu tiền trước đó nên phần mềm sẽ không gửi lại thông báo.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp như có ghi nhận thu thừa, thu thiếu hoặc điều chỉnh đợt thu, anh/chị cần gửi lại thông báo thu tiền mới tới phụ huynh.
Cách xử lý
Khi gửi thông báo thu tiền, anh/chị bỏ tích chọn Chỉ gửi cho học sinh chưa gửi, sau đó tích chọn phạm vi cần gửi và nhấn Gửi để gửi lại thông báo thu tiền cho học sinh.
