[EMIS Khoản thu] Làm thế nào khi phụ huynh đóng tiền cho mã học sinh năm cũ

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn xử lý trường hợp phụ huynh sử dụng mã học sinh của năm học trước để chuyển khoản học phí. Khi nhà trường muốn cập nhật lại mã cũ cho học sinh ở năm học mới thì phần mềm hiển thị thông báo: “Mã học sinh xxxx đã được sử dụng cho học sinh khác trên hệ thống. Vui lòng nhập mã khác cho học sinh.”

Nguyên nhân là mã học sinh của năm trước đã được hệ thống sử dụng cho một học sinh khác nên không thể gán lại.

2. Cách xử lý

Anh/chị có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

Cách 1: Đối soát sổ phụ ngân hàng

Bước 1: Thực hiện Đối soát sổ phụ ngân hàng để ghi nhận khoản tiền phụ huynh đã chuyển và gạch nợ cho học sinh. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 2: Thông báo cho phụ huynh mã học sinh mới để từ các lần thanh toán sau, phụ huynh sử dụng đúng mã. Khi đó, các khoản thanh toán sẽ được hệ thống tự động gạch nợ, không cần đối soát thủ công.

Cách 2: Hoàn tiền và hướng dẫn phụ huynh đóng lại

Bước 1: Thực hiện ủy nhiệm chi tại ngân hàng để hoàn trả số tiền đã chuyển cho phụ huynh.

Bước 2: Thông báo cho phụ huynh mã học sinh mới.

Bước 3: Phụ huynh thực hiện chuyển khoản lại theo mã học sinh mới. Sau khi thanh toán thành công, phần mềm sẽ tự động ghi nhận và gạch nợ cho học sinh.