[EMIS Khoản thu] Kế toán mong muốn có thể điều chỉnh hóa đơn chính xác và nhanh chóng để đảm bảo hoàn trả chính xác khoản thu, số lượng

1. Mục đích

Kế toán mong muốn có thể điều chỉnh hóa đơn chính xác và nhanh chóng để đảm bảo hoàn trả chính xác khoản thu, số lượng.

2. Chi tiết thay đổi

• Trong tháng, kế toán tiến hành thu tiền đầy đủ theo sổ đăng ký của học sinh về Tiền ăn bán trú (khoản hoàn trả).
• Cuối tháng/quý, sau khi nhận số lượng sử dụng thực tế Tiền ăn bán trú, kế toán hoàn trả lại số tiền thừa cho phụ huynh nếu học sinh sử dụng ít hơn đăng ký.
• Để số tiền cần hoàn trả đã được xuất hóa đơn thu tiền, kế toán phải điều chỉnh hóa đơn sao cho chính xác số lượng, số tiền cần hoàn trả.

– Trước phiên bản R205:

Tại màn hình Quản lý thu\Chốt đợt thu\biểu tượng 3 chấm\Ghi nhận hoàn trả:

• • Hệ thống kiểm tra các khoản thu cần hoàn trả có thông tin hóa đơn của tháng tương ứng:
    1. Nếu hóa đơn đã phát hành thì yêu cầu điều chỉnh hóa đơn tương ứng.
    2. Nếu hóa đơn chưa phát hành thì có thể thêm mới hóa đơn.
    3. Nếu chọn nhiều học sinh cùng lúc thì yêu cầu điều chỉnh tất cả các hóa đơn phát sinh của học sinh đó.
  • Nếu người dùng lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn trên và đồng bộ lên phần mềm thì phần mềm cho phép ghi nhận hoàn trả mà không kiểm tra số tiền, khoản thu, số lượng điều chỉnh có chính xác không.
  • Người dùng chọn nhiều học sinh cùng lúc thì phải giữ nguyên mã minh liệt hóa đơn rồi chuyển sang Meinvoice để tìm từng hóa đơn để điều chỉnh. Gây bất tiện cho người dùng, sao chép nhầm hóa đơn điều chỉnh hai lần.

Điều này gây ra khó khăn như sau:

• • Kế toán khó theo dõi tình hóa đơn đã được điều chỉnh hay chưa, trạng thái đã điều chỉnh cho hóa đơn.
  • Phải liệt kê hóa đơn chưa điều chỉnh hoặc số tiền hoàn trả tương ứng hợp đồng đã có số tiền xuất hóa đơn < số tiền hoàn trả, kế toán sẽ không lập hóa đơn điều chỉnh giảm ⇨ dễ tránh làm âm doanh thu → khó quản lý chính xác số lượng, số tiền cần điều chỉnh và số tiền hoàn trả.
  • PM không cảnh báo các trường hợp hóa đơn điều chỉnh = số tiền hoàn trả.
  • Khó quản lý chính xác số lượng, số tiền cần điều chỉnh, số tiền đã điều chỉnh so với nghiệp vụ kế toán.

– Kể từ phiên bản R205:

Kế toán có thể điều chỉnh hóa đơn chính xác và nhanh chóng để đảm bảo hoàn trả chính xác khoản thu, số lượng.