[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh trên EMIS để đảm bảo số lượng và số tiền điều chỉnh đúng khoản thu 

2. Các bước thực hiện

Đợt thu đã phát hành hóa đơn nhưng phát sinh sai sót hoặc cần điều chỉnh thông tin (số lượng, số tiền) kế toán thực hiện các bước lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên hóa đơn gốc đã phát hành như sau:

Bước 1: Vào Quản lý hóa đơn\Danh sách hóa đơn\Biểu tượng ba chấm\Điều chỉnh hóa đơn.

Bước 2: Anh/chị nhập số hóa đơn, tên học sinh hoặc tên khách hàng sau đó nhấn tìm kiếm

Bước 3: Thực hiện điều chỉnh hóa đơn

2.1. Với hóa đơn tạo trên phần mềm MISA Meinvoice

• Anh/chị lên trực tiếp phần mềm MISA meInvoice để thực hiện điều chỉnh hóa đơn

2.2. Với hóa đơn tạo trên phần mềm MISA EMIS

• Anh/chị có thể nhập các thông tin sau: SL điều chỉnh, đơn giá điều chỉnh.

• Tại trường Số lượng điều chỉnh:

  • Nhập số dương khi cần tăng số lượng hoặc giá trị.
  • Nhập số âm khi cần giảm số lượng hoặc giá trị.
• Nhấn Đồng ý.

Bước 4. Phát hành hóa đơn.

•  Nhấn nút phát hành hóa đơn
• Trong trường hợp, màn hình bị thu phóng lớn có thể khiến anh/chị không nhìn thấy các dòng dữ liệu (ví dụ: dòng số tiền khi điều chỉnh) ở phía dưới màn hình. Khi đó, anh/chị vui lòng thực hiện thu nhỏ tỷ lệ hiển thị theo hướng dẫn tại đây để xem đầy đủ nội dung chi tiết.

• Chọn hình thức ký số sau đó nhấn Phát hành

• Phần mềm gửi thông báo đã phát hành hóa đơn thành công

Lưu ý: Khi lập hóa đơn điều chỉnh, giá trị trên hóa đơn gốc vẫn được giữ nguyên. Phần chênh lệch sẽ được thể hiện trên hóa đơn điều chỉnh. Tổng giá trị của hóa đơn gốc và các hóa đơn điều chỉnh phải bằng số tiền thực tế cần thu:

Hóa đơn gốc + Hóa đơn điều chỉnh 1 + Hóa đơn điều chỉnh 2 + … = Số tiền thực tế phải thu.

3. Câu hỏi thường gặp

3.1. Tôi đang cần điều chỉnh hàng loạt hóa đơn thì làm thế nào ?

Hiện tại phần mềm chưa hỗ trợ phát hành hóa đơn điều chỉnh hàng loạt. Anh/chị vui lòng thực hiện phát hành hóa đơn điều chỉnh cho từng hóa đơn riêng lẻ.

Nguyên nhân: Mỗi hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đều phải ghi rõ thông tin của hóa đơn gốc đang được điều chỉnh/thay thế, bao gồm:

• Số hóa đơn gốc.
• Ký hiệu hóa đơn gốc.
• Ngày phát hành hóa đơn gốc.
• Nội dung cần điều chỉnh hoặc thay thế.

Trong thực tế, mỗi học sinh có thể phát sinh sai sót khác nhau. Ví dụ:

• Học sinh A điều chỉnh giảm tiền ăn.
• Học sinh B điều chỉnh tăng học phí.
• Học sinh C điều chỉnh lại thông tin người mua.
• Học sinh D điều chỉnh lại mã số thuế.

Do nội dung điều chỉnh của từng hóa đơn không giống nhau nên hệ thống cần xác định chính xác hóa đơn gốc và nội dung điều chỉnh tương ứng cho từng trường hợp. Vì vậy, phần mềm chưa hỗ trợ phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế hàng loạt.

3.2. Làm thế nào để lập hóa đơn điều chỉnh thông tin tên hàng hóa dịch vụ, địa chỉ, mã số thuế mà không ảnh hưởng đến số tiền?

Cách thực hiện

Bước 1: Vào Quản lý hóa đơn → Quản lý HĐĐT → Thiết lập hóa đơn điện tử.

Bước 2: Phần mềm tự động chuyển sang hệ thống meInvoice.

Bước 3: Chọn Xử lý hóa đơn.

Bước 4: Chọn hóa đơn cần điều chỉnh và thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh thông tin (tên hàng hóa dịch vụ, địa chỉ, mã số thuế).

Bước 5: Ký phát hành hóa đơn điều chỉnh theo quy định, xem chi tiết tại đây.

3.3. Phát hành hóa đơn điều chỉnh định dạng số lượng 3 số thập phân

Ví dụ:

• Số tiền cần hoàn trả: –75.000 đồng
• Đơn giá: 200.000 đồng/tháng
• Số lượng cần điều chỉnh: -75.000 ÷ 200.000 = –0.375

Nguyên nhân: Hiện tại phần mềm chỉ hỗ trợ phát hành hóa đơn với tối đa 2 chữ số thập phân đối với trường Số lượng, đơn giá. Nhu cầu phát hành hóa đơn có 3 chữ số thập phân trở lên đã được ghi nhận yêu cầu cải tiến phần mềm.

Giải pháp: Trong trường hợp đơn vị cần phát hành hóa đơn điều chỉnh có số lượng, đơn giá từ 3 chữ số thập phân trở lên, vui lòng thực hiện phát hành trực tiếp trên MISA meInvoice, sau đó đồng bộ hóa đơn về phần mềm.

Lưu ý: Nếu thực hiện phát hành hóa đơn điều chỉnh ngay trên phần mềm, số lượng sẽ được làm tròn còn 2 chữ số thập phân, có thể không đáp ứng yêu cầu của đơn vị.