Hướng dẫn chỉnh sửa mã học sinh theo quy tắc đơn vị trên EMIS Khoản thu

Mục đích: Giúp Kế toán nhà trường có thể thay đổi thông tin mã học sinh linh hoạt theo nhu cầu sử dụng thực tế của đơn vị. (Do trước đây phần mềm tự động sinh mã học sinh theo quy tắc riêng, Nhà trường không thể chỉnh sửa)

Hướng dẫn thực hiện:

Xem video hướng dẫn

I. Những trường hợp không thể chỉnh sửa Mã học sinh

1. Đã gửi Thông báo thu tiền cho học sinh, chưa Xác nhận thu. Anh/chị cần Hủy các thông báo thu tiền đã gửi cho học sinh.
   
2. Anh/chị không thể trở về năm học cũ và thay đổi Mã học sinh.
3. Đã thực hiện thay đổi Mã học sinh trong năm học hiện tại, do phần mềm giới hạn lượt đổi Mã học sinh chỉ được thực hiện 1 lần/1 năm học.
   

II. Hướng dẫn chỉnh sửa Mã học sinh

1. Kế toán nhà trường có thể chỉnh sửa thông tin Mã học sinh trong nhưng trường hợp sau:
   • Chưa phát sinh dữ liệu gì với mã học sinh trên hệ thống (VD: Tạo đợt thu)
   • Trường hợp đã phát sinh dữ liệu như đã thông báo thu tiền nhưng đã xác nhận thu và không còn nợ đợt thu nào đã thông báo thu tiền.
   • Giới hạn cho phép thay đổi Mã học sinh 1 lần/1 năm học.
2. Để chỉnh sửa Mã học sinh, vào Hệ thống\Danh sách học sinh:
   
3. Thực hiện chỉnh sửa mã học sinh theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Chỉnh sửa từng mã học sinh

• Nhấn vào biểu tượng cây bút để chỉnh sửa hồ sơ học sinh.
  
• Thay đổi thông tin Mã học sinh. Nhấn Lưu.
  
• Xác nhận Đồng ý đổi mã học sinh.
  

Cách 2: Chỉnh sửa hàng loạt mã học sinh:

• Anh/chị có thể sử dụng tính năng Nhập khẩu cập nhật, chọn Tải tệp xuất khẩu.
  
• Chọn Phạm vi muốn thay đổi Mã học sinh: Toàn trường/Khối/Lớp, chọn khối/lớp tương ứng để tải về file hồ sơ học sinh.
  
• Tại cột Mã học sinh, những hồ sơ đủ điều kiện được phép thay đổi sẽ hiển thị để anh/chị chỉnh sửa mã theo nhu cầu.
  Lưu ý: Trường hợp đơn vị muốn sử dụng chính Số định danh cá nhân của học sinh làm Mã học sinh, anh/chị vui lòng khai báo tại cột Số định danh cá nhân rồi sao chép sang cột Mã học sinh.
• Để tải lên file thông tin hồ sơ vừa chỉnh sửa, nhấn Nhập khẩu\Tiếp tục.
  
• Tải lên file excel vừa cập nhật thông tin. Nhấn Tiếp tục.
  
• Phần mềm trả về kết quả số lượng bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ:
  • Với bản ghi Không hợp lệ: Chọn Tải về bản ghi không hợp lệ để kiểm tra, chỉnh sửa và tiến hành nhập khẩu lại.
  • Với bản ghi Hợp lệ: Chọn Nhập khẩu bản ghi hợp lệ để cập nhật hàng loạt thông tin.
    

III. Lưu ý sau khi đổi mã học sinh

1. Sau khi đổi mã học sinh thành công, Kế toán cần thông báo đến Phụ huynh thông tin mã học sinh mới sẽ thay thế để tra cứu thông tin và đóng học phí.
   
2. Trường hợp Nhà trường sử dụng hình thức thanh toán qua chuyển khoản định danh, Kế toán liên hệ Ngân hàng để đăng ký lại số tài khoản định danh mới cho học sinh. (VD: Nhà trường sử dụng hình thức thanh toán vào tài khoản định danh của Vietinbank; Agribank;…)