[EMIS Khoản thu] Các câu hỏi thường gặp liên quan đến hóa đơn trên phần mềm MISA EMIS Khoản thu

Nguyên nhân: Do ứng dụng Itaxviewer không hỗ trợ đọc file xml hóa đơn điện tử.

Giải pháp:

• Để xem file hóa đơn định dạng xml, Anh/chị vào website tra cứu hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hóa đơn và tra cứu theo file xml.
• Ví dụ với hóa đơn MISA: https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/
• Ngoài ra có thể sử dụng website của Tổng cục Thuế, chọn chức năng Đọc hóa đơn xml để tải file lên và xem thông tin hóa đơn.

Vấn đề: Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, một số đơn vị lập hóa đơn vào một ngày nhưng ký số và gửi cơ quan thuế vào ngày hôm sau. Do đó phát sinh thắc mắc liệu thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn (chậm 1 ngày) có hợp lệ hay không và có vi phạm quy định về thời điểm lập, ký và gửi hóa đơn điện tử hay không.

Giải pháp:

Theo Khoản 7, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi khoản 9, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP) quy định: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định này)

=> Như vậy trường hợp Anh chị ký hóa đơn sau 1 ngày làm việc so với ngày lập hóa đơn thì vẫn hợp lệ.

Lưu ý: Quy định này không áp dụng đối với loại hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Vấn đề: Trong quá trình thu tiền, nhà trường có thể phát hành số lượng lớn hóa đơn điện tử cho học sinh. Do số lượng hóa đơn nhiều nên việc in từng hóa đơn để lưu trữ, đối chiếu là không thuận tiện. Vì vậy, đơn vị có nhu cầu xem danh sách toàn bộ hóa đơn đã phát hành theo từng đợt thu, đồng thời kiểm tra tổng số tiền đã xuất hóa đơn.

Giải pháp: Anh/chị có thể in/xuất khẩu danh sách hóa đơn đã phát hành hoặc xem tổng số tiền hóa đơn đã xuất theo các bước sau:

Bước 1: Trên phần mềm EMIS Khoản thu, tại thanh menu bên trái chọn Quản lý hóa đơn → chọn tab Quản lý HĐĐT → Danh sách hóa đơn.

Hoặc anh/chị đăng nhập vào phần mềm Hóa đơn điện tử Meinvoice tại địa chỉ: https://app3.meinvoice.vn/v3/

Bước 2: Vào mục Báo cáo → Bảng kê → chọn Bảng kê hóa đơn đã sử dụng.

Bước 3: Chọn khoảng thời gian phát hành hóa đơn cần xem, sau đó nhấn Lọc.

Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn đã phát hành theo điều kiện lọc.

• Anh/chị có thể xem tổng tiền thanh toán của các hóa đơn tại góc dưới bên phải màn hình.
• Trường hợp cần lưu trữ hoặc in danh sách hóa đơn, anh/chị nhấn Xuất khẩu để xuất dữ liệu ra Excel và thực hiện các thao tác in ấn theo nhu cầu.

Vấn đề: Anh/chị đã thực hiện thu tiền và vào phân hệ Hóa đơn để ký số hoặc phát hành hóa đơn nhưng không thấy hóa đơn hiển thị trong danh sách. Một số trường hợp khi vào Quản lý hóa đơn → Danh sách hóa đơn và lọc trạng thái Chưa phát hành cũng không tìm thấy hóa đơn cần xử lý.

Nguyên nhân: Trường hợp này thường do hóa đơn chưa được cấp số hóa đơn. Khi vào menu Quản lý hóa đơn → Danh sách hóa đơn và lọc trạng thái Chưa phát hành, hệ thống sẽ không hiển thị dữ liệu nếu chưa thực hiện cấp số hóa đơn.

Giải pháp: Anh/chị cần thực hiện cấp số hóa đơn trước khi phát hành, ký số và gửi cơ quan thuế theo các bước sau:

Bước 1: Vào menu Quản lý thu → chọn tab Hóa đơn.

Bước 2: Sử dụng Bộ lọc để tìm học sinh cần cấp hóa đơn.

Bước 3: Tích chọn học sinh, nhấn Cấp hóa đơn.

Bước 4: Chọn Ký hiệu và điền Ngày hóa đơn. Nhấn Cập nhật để cập nhật Ký hiệu/Ngày hóa đơn cho tất cả học sinh.

Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn thành việc cấp số hóa đơn.

Sau khi hoàn thành việc cấp số hóa đơn, anh/chị thực hiện Phát hành hóa đơn để ký số và gửi cơ quan thuế.

Lưu ý: Chỉ những hóa đơn đã được cấp số mới hiển thị trong danh sách để thực hiện phát hành và ký số.

Cách xử lý: 

Bước 1: Vào Quản lý hóa đơn → Quản lý HDĐT → Thiết lập hồ sơ hóa đơn điện tử → Thực hiện. Hệ thống sẽ tự động chuyển sang MeInvoice.

Hoặc đăng nhập trực tiếp tại: https://app3.meinvoice.vn/login

 

 

Bước 2: Tại MeInvoice, chọn biểu tượng cây bút ở phần Thông tin đơn vị để sửa tên trường hoặc địa chỉ.

Bước 3: Vào mục Đăng ký phát hành, chọn dòng Lập tờ khai, nhấn nút Lập tờ khai.

• Tích chọn Thay đổi thông tin, khai báo thông tin thay đổi, nhấn Lưu và gửi để gửi tờ khai đến Cơ quan thuế. Xem chi tiết tại đây.

Vấn đề: Khi thực hiện cấp hoặc phát hành hóa đơn, hệ thống hiển thị thông báo:

“Hệ thống ghi nhận còn học sinh chưa được lập hóa đơn ở các đợt thu trước. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc chậm trễ hoặc bỏ sót lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị xử phạt hành chính. Thầy/cô có chắc chắn bỏ qua và đối mặt rủi ro không?”

Thông báo này xuất hiện do hệ thống phát hiện vẫn còn học sinh thuộc các đợt thu trước chưa được cấp hoặc phát hành hóa đơn.

Cách xử lý:

Anh/chị vào Quản lý hóa đơn → Danh sách hóa đơn, kiểm tra các hóa đơn thuộc các đợt thu trước.

• Nếu có hóa đơn ở trạng thái Chưa phát hành, anh/chị thực hiện phát hành hóa đơn.
• Nếu còn học sinh thuộc các đợt thu trước chưa được cấp hóa đơn, anh/chị thực hiện cấp hóa đơn và phát hành bổ sung theo quy định.

Sau khi xử lý hết các hóa đơn còn tồn đọng, hệ thống sẽ không còn hiển thị cảnh báo này.

Lưu ý: Thông báo chỉ mang tính chất cảnh báo để giúp đơn vị rà soát các hóa đơn chưa được lập hoặc phát hành đúng thời điểm theo quy định.

Vấn đề: Khi thực hiện phát hành hóa đơn, hệ thống hiển thị thông báo: “Xảy ra lỗi không xác định: InvalidSigningTime_24/04/2026 15:22:50_24/04/2026 15:20:43 – Ký hiệu: C26TYY, Ngày hóa đơn: 24/04/2026. Đã có lỗi xảy ra trong quá trình phát hành hóa đơn.” và không thể tiếp tục phát hành hóa đơn.

Nguyên nhân: Lỗi này thường xảy ra khi thời gian trên máy tính đang không đồng bộ với thời gian thực tế hoặc thời gian máy chủ ký số. Dẫn đến thời điểm ký số không hợp lệ so với thời điểm phát hành hóa đơn.

Cách xử lý:

Cách 1: Chỉnh sửa số phút & giờ trên hệ thống máy tính

Bước 1: Nhấn vào chức năng Windows, gõ tìm và mở ứng dụng Control Panel.

Bước 2: Chọn Clock and Region > Chọn Date and Time.

Bước 3: Nhấn Change Date and Time, Thực hiện sửa lại thời gian Giờ & phút (Giảm số phút đi 2-3 phút so với giờ & phút hiện tại) và nhấn OK.

Lưu ý: Nên kiểm tra lại múi giờ hệ thống để đảm bảo đồng bộ với múi giờ Việt Nam (UTC+7).

Bước 4: Thực hiện ấn F5 để nạp lại trang web và phát hành lại.

Cách 2: Đồng bộ múi giờ với thời gian trên Internet

Bước 1: Mở Date & Time Settings bằng cách:

• Nhấn Windows + I để mở Settings.
• Chọn Time & Language > Date & time.

Bước 2: Bật tùy chọn Set time automatically.

Bước 3: Nhấp vào Sync now để đồng bộ thời gian với máy chủ Internet.

Lưu ý: Nên kiểm tra lại múi giờ hệ thống để đảm bảo đồng bộ với múi giờ Việt Nam (UTC+7) nếu phần mềm cảnh báo lệch múi giờ.

Vấn đê: Xuất hóa đơn không thấy lên khoản thu

Nguyên nhân 1: Do khoản thu chưa được tích chọn “Cho phép xuất hóa đơn”

Cách xử lý:

Bước 1: Tại menu góc bên trái chọn Lập kế hoạch thu, danh sách khoản thu.

Bước 2: Kích chọn khoản thu chưa lên hóa đơn, tích chọn ô Cho phép xuất hóa đơn, bấm Lưu.

• Trường hợp ô này đã được tích mà hóa đơn không hiển thị, anh/chị bỏ tích ô này, sau đó tích lại và bấm Lưu để cập nhật thiết lập, sau đó thực hiện cấp hóa đơn lại.

Nguyên nhân 2: Khoản thu đang thiết lập thời điểm xuất hóa đơn là Đã thu đủ, nhưng học sinh chưa thanh toán đủ tiền

Cách xử lý

Trường hợp 1: Muốn xuất hóa đơn khi đã thu đủ tiền

• Yêu cầu phụ huynh hoàn tất khoản thanh toán còn thiếu.
• Hoặc vào Quản lý thu → Thu tiền để ghi nhận số tiền đã thu cho học sinh.

Trường hợp 2: Muốn xuất hóa đơn ngay cả khi chưa thu đủ tiền

Bước 1: Vào Lập kế hoạch thu → Danh sách khoản thu.

Bước 2: Chọn khoản thu cần chỉnh sửa.

Bước 3: Tại mục Thời điểm xuất hóa đơn, tích chọn đồng thời cả hai trạng thái:

• Đã thu đủ
• Chưa thu đủ

Bước 4: Bấm Lưu, sau đó thực hiện cấp hóa đơn lại.

Nguyên nhân 1: Thông tin giữa EMIS Khoản thu và phần mềm hóa đơn điện tử chưa được đồng bộ

Vấn đề: Khi cấp hóa đơn không chọn được ký hiệu hóa đơn.

Cách xử lý

Bước 1: Vào Quản lý hóa đơn → Quản lý HĐĐT.

Bước 2: Chọn Hủy kết nối.

Bước 3: Thực hiện kết nối lại bằng cách nhập:

• Mã số thuế
• Tên đăng nhập
• Mật khẩu

Bước 4: Lưu thông tin và thực hiện cấp hóa đơn lại.

Nguyên nhân 2: Phần mềm hoặc đường truyền mạng đang chậm

Cách xử lý

• Đăng xuất khỏi phần mềm.
• Đăng nhập lại hệ thống.
• Thực hiện cấp hóa đơn lại.

Nguyên nhân 3: Đã sử dụng hết số hóa đơn của ký hiệu hiện tại

Cách xử lý

Bước 1: Vào Quản lý hóa đơn → Quản lý HĐĐT. Chọn Thiết lập hóa đơn điện tử.

Bước 3: Hệ thống sẽ tự động chuyển sang phần mềm meInvoice để kiểm tra và đăng ký phát hành thêm hóa đơn hoặc tạo ký hiệu hóa đơn mới.

Bước 4: Sau khi hoàn tất trên meInvoice, quay lại EMIS và thực hiện cấp hóa đơn lại.