[EMIS Thư viện] Làm thế nào khi nhập sách thấy Số đăng ký cá biệt của loại sách hiển thị không đúng?

1. Tổng quan

Khi nhập sách tham khảo, sách thiếu nhi hoặc các loại sách khác nhưng phần mềm tự đánh sai Số đăng ký cá biệt (ĐKCB), ký hiệu phân loại hoặc đánh nhầm sang mã của loại sách khác như sách đạo đức, sách nghiệp vụ, anh/chị có thể gặp tình trạng số ĐKCB hiển thị không đúng với loại sách đang nhập.

Điều này dễ gây nhầm lẫn trong quá trình nhập liệu, kiểm kê và quản lý sách do số ĐKCB bị nối tiếp theo loại sách sai hoặc hiển thị không đúng quy tắc đánh số của thư viện.

Bài viết này hướng dẫn anh/chị:

• Xác định nguyên nhân phần mềm tự đánh sai Số đăng ký cá biệt theo loại sách.
• Cách kiểm tra loại sách đang bị đánh số sai.
• Cách xử lý và đánh lại số ĐKCB đúng cho từng loại sách.

2. Nguyên nhân

Nguyên nhân phần mềm tự đánh sai Số đăng ký cá biệt (ĐKCB) hoặc ký hiệu phân loại thường do Số đăng ký cá biệt gần nhất của loại sách đó đang bị sai, nên phần mềm tự động lấy tiếp số sai để đánh cho các sách nhập sau.

Số ĐKCB gần nhất bị sai có thể phát sinh do:

• Anh/chị vô tình sửa tay Số đăng ký cá biệt trên Phiếu nhập sách hoặc khi khai báo sách ban đầu.
• Khi nhập khẩu dữ liệu từ file Excel, thông tin Số đăng ký cá biệt bị sửa nhầm.
• Sách bị nhập sai loại sách nên phần mềm ghi nhận không đúng quy tắc đánh số của loại sách đó.

3. Giải pháp

3.1. Cách 1: Tạm thời nhập sách rồi đánh lại số ĐKCB hàng loạt

Trong trường hợp cần nhập sách gấp, anh/chị có thể:

Bước 1: Nhập sách bình thường

• Tạm thời chấp nhận số ĐKCB phần mềm tự sinh ra.
  hoặc
• Sửa tay Số đăng ký cá biệt theo số đúng gần nhất của loại sách đó.

Bước 2: Đánh lại số ĐKCB hàng loạt

Sau khi nhập xong, anh/chị đánh lại số ĐKCB hàng loạt theo hướng dẫn tại đây để sắp xếp lại đúng thứ tự số ĐKCB cho loại sách đó.

3.2. Cách 2: Kiểm tra và sửa số ĐKCB đang bị sai

Bước 1: Vào menu Sách\chọn Danh sách sách\chọn tab Xem theo số ĐKCB

Bước 2: Tích chọn loại sách đang gặp lỗi và kiểm tra xem Số đăng ký cá biệt bắt đầu bị sai từ số nào.

Ví dụ:

• Sách tham khảo đang đánh đúng đến STK00255 nhưng từ STK00256 bắt đầu bị chuyển sang loại khác.

Bước 3: Sửa lại các số ĐKCB bị sai về đúng loại sách và đúng quy tắc đánh số.

Bước 4: Sau khi sửa xong, thực hiện nhập sách lại để phần mềm tự động đánh đúng số tiếp theo.