Lập và phát hành hóa đơn cho các khoản dịch vụ đã hoàn thành dù phụ huynh chưa nộp đủ tiền

I. Tổng quan

Phần mềm cho phép lập và phát hành hóa đơn cho các khoản dịch vụ đã hoàn thành dù phụ huynh chưa nộp đủ tiền để tuân thủ quy định về thời điểm xuất hóa đơn và tránh sai phạm. Theo Khoản 6, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm xuất hóa đơn như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn dịch vụ là khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
• Nếu thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.

– Trước phiên bản R209: Mặc dù đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ nhưng kế toán không xuất được hóa đơn vì chưa thu được tiền từ phụ huynh. Điều này dẫn đến sai quy định về việc xuất hóa đơn

– Kể từ phiên bản R209: Kế toán có thể xuất hóa đơn cho các khoản dịch vụ đã hoàn thành mặc dù chưa thu đủ tiền từ phụ huynh, đảm bảo tuân thủ theo nghị định 70/2025/NĐ-CP

II. Các bước thực hiện

Thiết lập sử dụng, xuất hóa đơn và chứng từ

1. Anh/chị vào hệ thống/thiết lập sử dụng xuất hóa đơn và chứng từ

2. Tại màn hình thiết lập sử dụng, xuất hóa đơn và chứng từ, anh/chị chọn 1 trong 2 cách xuất hóa đơn cho khoản hoàn trả

• Theo số thực thu: Thu bao nhiêu, xuất bất nhiêu. Phụ thuộc vào số tiền thu được để xuất hóa đơn
• Theo số thực tế: Sử dụng bao nhiêu xuất bấy nhiêu. Không phụ thuộc vào số tiền thu được

Nhấn Lưu để hoàn tất

Lưu ý: Các khoản thu không phải hoàn trả sẽ không bị ảnh hưởng bởi thiết lập này, mặc định luôn xuất hóa đơn theo số thực thu.

Lập kế hoạch thu

Anh/chị vào danh sách khoản thu để thiết lập thời điểm xuất hóa đơn cho các khoản thu

1. Vào menu Lập kế hoạch thu/Danh sách khoản thu
2. Có 2 cách để thiết lập thời điểm xuất hóa đơn cho khoản thu

Cách 1: Nhấn vào dấu “…” chọn Phân loại thời điểm xuất hóa đơn. 

• 

Tại màn hình Phân loại thời điểm xuất hóa đơn, có thể thiết lập thời điểm xuất hóa đơn cho các khoản thu xuất hóa đơn theo 2 trường hợp: Chưa thu hoặc Đã thu đủ

• 

Cách 2: Tại phần danh sách khoản thu, nhấn biểu tượng chiếc bút để vào Sửa khoản thu

• Anh/chị tích chọn Cho phép xuất hóa đơn
• Tại mục thời điểm xuất hóa đơn, bấm chọn trạng thái theo nhu cầu

• Đã thu đủ: Khoản thu chỉ được cấp hóa đơn khi đã thu tiền
• Chưa thu: Khoản thu được cấp hóa đơn khi chưa thu tiền
• Cả hai lựa chọn: Khoản thu này sẽ được cấp hóa đơn trong cả 2 trường hợp trên

Sau đó nhấn Lưu để hoàn tất

 

 

Cấp hóa đơn

Sau khi thiếp lập khoản thu xong, anh/chị tiến hành cấp hóa đơn

1. Vào Quản lý thu/Hóa đơn, tại bộc lọc đợt thu

Tại mục Trạng thái thu tiền, tích chọn Hiển thị học sinh chưa thu tiền. 

Bổ sung thêm cột Trạng thái thu tiền gồm 2 loại: Đã thu và Chưa thu, Chưa thu đủ để kế toán dễ theo dõi và có thể lọc theo trạng thái tại cột này.

• Đã thu: Học sinh đã thu tiền đầy đủ
• Chưa thu: Học sinh chưa thu tiền
• Chưa thu đủ: Học sinh sau khi cấp hóa đơn chưa thu thì thu tiền 1 phần hoặc hóa đơn theo số thực tế nhưng chưa thu đủ tiền

 

2. Tích chọn 1 hoặc nhiều hóa đơn, sau đó bấm Cấp hóa đơn

3. Hệ thống hiển thị thông báo để người dùng xác nhận lại các khoản thu đã hoàn thành cung cấp dịch vụ để cấp hóa đơn chính xác, bấm Tiếp tục.

4. Chọn ký hiệu/loại hình hóa đơn sau đó nhấn Cập nhật

Nhấn Lưu để hoàn tất việc cấp hóa đơn

 

Phát hành hóa đơn

1. Vào menu Quản lý thu/Hóa đơn

Chọn 1 hoặc nhiều hóa đơn sau đó bấm Phát hành

2. Hệ thống hiển thị thông báo để người dùng xác nhận lại các khoản thu đã hoàn thành cung cấp dịch vụ để phát hành hóa đơn chính xác, bấm Tiếp tục

3. Tại màn hình Phát hành hóa đơn, nhấn Phát hành để hoàn tất