Quản lý số dư

Mục đích: Giúp kế toán nhập khẩu được số dư thừa thiếu của HSSV từ bên ngoài vào khi bắt đầu sử dụng phần mềm và quản lý số dư nộp tiền thừa của HSSV sau khi ghi nhận thành số dư.

Các bước thực hiện

1. Vào menu Sổ phải thu, phải trả\Quản lý số dư.
2. Phần mềm tự động lấy lên danh sách HSSV cùng Số dư đầu, Số tiền nộp thừa, Số đã sử dụng, Số dư cuối sau khi kế toán thực hiện chốt đợt thu.
3. Trường hợp không muốn xem danh sách HSSV có số dư cuối bằng 0 thì anh/chị bỏ tích chọn Theo dõi tất cả HSSV có số dư cuối bằng 0.
   

I. Lấy số dư từ năm trước

Để lấy số dư từ năm trước, anh chị thực hiện như sau:

1. Nhấn Lấy số dư từ năm trước để lấy lên số dư chưa sử dụng của năm cũ lên dữ liệu năm mới.
2. Lựa chọn phạm vi lấy số dư từ năm học trước: Toàn trường; Khối; Lớp; Học sinh.
   
3. Nhấn Xác nhận để xác nhận lấy số dư từ năm trước.

Trường hợp cần xóa số dư đã lấy từ năm trước, anh/chị thực hiện như sau:

1. Nhấn vào dấu ba chấm, chọn Xóa số dư lấy từ năm trước.
   
2. Tích chọn các số dư cần xóa, nhấn Đồng ý để xác nhận xóa số dư.
   

II. Khai báo số dư ban đầu

1. Nhấn Khai báo số dư ban đầu.
   
2. Phần mềm tự động hiển thị danh sách HSSV, nhập số dư đầu kỳ theo từng HSSV tương ứng.
   
3. Nhấn Đồng ý.

Lưu ý:

• Khi nhập số dư đầu kỳ lớn hơn 0 thì phần mềm tự động cập nhật lại số HSSV thu thừa và số tiền thu thừa.
  
• Trong trường hợp đã phát sinh số sử dụng số dư đầu kỳ thì không được phép sửa số dư đầu kỳ đó.

III. Nhập khẩu số dư ban đầu

1. Nhấn Nhập khẩu số dư đầu. Tải tệp mẫu excel nhập khẩu danh sách HSSV do phần mềm cung cấp.
   
2. Anh/chị chọn Tải tệp mẫu để tải về tệp nhập khẩu số dư ban đầu. Sau đó tải lên tệp excel bằng cách nhấn vào biểu tượng bên dưới để nhập khẩu vào phần mềm
   
3. Nhấn Tiếp tục, phần mềm chuyển sang bước Xác nhận và nhập khẩu. Phần mềm sẽ tự động kiểm tra thông và hiển thị kết quả bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ
   Lưu ý: Có thể xem kết quả nhập khẩu chi tiết bằng cách chọn tải tệp dữ liệu không hợp lệ để chỉnh sửa và nhập khẩu lại.
4. Nhấn Nhập khẩu để nhập khẩu bản ghi thông tin HSSV hợp lệ vào phần mềm.

IV. Ghi nhận hoàn trả

Giúp kế toán ghi nhận hoàn trả số dư cho HSSV.

1. Nhấn Ghi nhận chi trả.
   
2. Anh/chị có thể hoàn trả theo tháng ghi nhận số dư và theo từng lớp bằng cách chọn Tháng ghi sổ và Phạm vi.
   
3. Nhập Ngày ghi nhận và Ngày chi trả cho HSSV.
4. Nhấn Lưu

Sau khi hoàn trả lại số tiền thừa cho HSSV, anh/chị có thể in Danh sách hoàn trả và Chứng từ hoàn trả bằng cách nhấn biểu tượng máy in.

Xem câu hỏi thường gặp tại đây.