R189 SISAP – Phát hành ngày 19/12/2024

I. EMIS Khoản thu

1. Đáp ứng tính năng xuất khẩu danh sách miễn giảm theo học sinh

Mục đích

Giúp kế toán có 1 danh sách miễn giảm theo học sinh, thể hiện đầy đủ diện miễn giảm, và thông tin các khoản thu áp dụng để đối soát với hồ sơ đăng ký miễn giảm

Chi tiết thay đổi

Đầu năm, kế toán cần chuẩn bị danh sách miễn giảm để đối chiếu với hồ sơ đăng ký. Mỗi diện ưu tiên sẽ có tỷ lệ miễn giảm khác nhau cho từng khoản thu.

– Trước phiên bản R189:

Kế toán cần xuất và lọc báo cáo về danh sách miễn giảm khoản thu để tổng hợp số học sinh được miễn giảm ở nhiều nhóm khoản thu khác nhau.

– Kể từ phiên bản R189:

Kế toán có 1 danh sách miễn giảm theo học sinh, thể hiện đầy đủ diện miễn giảm, và thông tin các khoản thu áp dụng để đối soát với hồ sơ đăng ký miễn giảm

Cụ thể như sau:

Tại menu Lập kế hoạch thu\Danh sách miễn giảm: Để xuất khẩu được danh sách miễn giảm học phí theo học sinh, anh/chị chọn biểu tượng 3 chấm, phần mềm bổ sung chức năng xuất khẩu danh sách học sinh được miễn giảm học phí

• Chọn phạm vi để tải danh sách học sinh được miễn giảm học phí, chọn Xuất khẩu

2. Bổ sung cảnh báo khi kế toán hoàn trả số tồn đã phát hành hóa đơn, giúp kế toán có thể nắm bắt được hướng dẫn hoàn trả

Mục đích

Giúp kế toán có thể nắm bắt hướng dẫn cách hoàn trả số tồn đã phát hành hóa đơn để tiết kiệm thời gian liên hệ tư vấn hỗ trợ

Chi tiết thay đổi

Hàng tháng kế toán chốt đợt thu với 20 buổi, học sinh sử dụng 15 buổi, tồn 5 buổi chuyển sang tháng sau. Sau đó, hóa đơn xuất cho 20 buổi. Nếu học sinh chuyển trường, nhà trường hoàn trả tiền cho số buổi tồn và chỉnh sửa lại số buổi trên hóa đơn.

– Trước phiên bản R189:

Kế toán không biết đến cách hoàn trả số tồn đã xuất hóa đơn

– Kể từ phiên bản R189:

Kế toán mong muốn nắm bắt hướng dẫn cách hoàn trả số tồn đã phát hành hóa đơn

Cụ thể như sau:

Tại menu Quản lý thu\Chốt đợt thu\Ghi nhận hoàn trả

• Khi kế toán ghi nhận hoàn trả khoản thu đã xuất hóa đơn, phần mềm sẽ hiển thị thông báo. Để hoàn trả được khoản thu đã xuất hóa đơn, anh/chị hủy hóa đơn đã phát hành trước sau đó mới ghi nhận hoàn trả, anh/chị xem hướng dẫn hủy hóa đơn tại đây

3. Kế toán mong muốn nắm bắt thông tin hotline của JETPAY khi đối soát giao dịch thanh toán trực tuyến để dễ dàng liên hệ khi cần hỗ trợ

– Kể từ phiên bản R189:

Kế toán có thể nắm bắt thông tin hotline của JETPAY khi đối soát giao dịch thanh toán trực tuyến để dễ dàng liên hệ khi cần hỗ trợ

Cụ thể như sau:

Tại menu Quản lý thu\Đối soát giao dịch thanh toán trực tuyến 

• Khi chọn hình thức thanh toán qua JETPAY nếu tài khoản ngân hàng chưa nhận được tiền thì anh/chị liên hệ với JETPAY qua zalo: 0902169097 hoặc hotline: 19002169

4. Kế toán mong muốn theo dõi báo cáo bao gồm thông tin về những khoản đã và chưa thu để ghi nhận đúng khoản thu thu được tiền

Mục đích

Giúp kế toán có thể theo dõi báo cáo bao gồm thông tin về những khoản đã và chưa thu để ghi nhận đúng khoản thu thu được tiền

Chi tiết thay đổi

Cuối mỗi tháng, kế toán cập nhật danh sách thu tiền để quản lý các khoản thu và phải thu. Mỗi đợt thu có nhiều khoản, và từng học sinh có thể đóng tiền cho một vài khoản khác nhau, vì vậy cần xác minh cho chính xác tiền và khoản thu.

– Trước phiên bản R189:

Kế toán tốn thời gian để xuất và tổng hợp thông tin từ hai báo cáo: Danh sách thu tiền và Danh sách học sinh đã nộp tiền. Điều này giúp xác minh chính xác số tiền học sinh đã nộp.

– Kể từ phiên bản R189:

Kế toán có thể theo dõi báo cáo bao gồm thông tin về những khoản đã và chưa thu để ghi nhận đúng khoản thu thu được tiền

Cụ thể như sau:

Tại menu Báo cáo\Danh sách thu tiền (theo học sinh)\Tùy chỉnh chi tiết

• Tùy chình chi tiết, nếu muốn hiển thị số tiền đã thu theo từng khoản thu của học sinh, anh/chị tích Số tiền đã thu 
• Sau khi điều chỉnh mẫu xong anh/chị Lưu mẫu, hoặc chọn In để in báo cáo

5. Kế toán mong muốn theo dõi danh sách học sinh đã nộp tiền bằng hình thức chuyển khoản theo người thu tiền để dễ dàng đối soát số tiền đã được xác nhận thu

Mục đích

Giúp kế toán có thể theo dõi danh sách học sinh đã nộp tiền bằng hình thức chuyển khoản theo người thu tiền để dễ dàng đối soát số tiền đã được xác nhận thu

Chi tiết thay đổi

Tại trường, kế toán và thủ quỹ có các nhiệm vụ sau:

• Kế toán: Theo dõi giao dịch chuyển khoản của phụ huynh. Khi phụ huynh thông báo đã chuyển khoản kế toán sẽ kiểm tra và gạch nợ thủ công.
• Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm thu tiền mặt trực tiếp từ phụ huynh. Thủ quỹ sẽ xác nhận việc thu tiền mặt.

Tuy nhiên, đôi khi thủ quỹ xác nhận nhầm cho học sinh từ tiền mặt thành chuyển khoản. Cuối tháng, kế toán cần kiểm tra danh sách học sinh đã nộp tiền mặt để theo dõi số tiền đã nhận từ thủ quỹ.

– Trước phiên bản R189:

Kế toán không theo dõi được số tiền đã thu bằng chuyển khoản của thủ quỹ. Họ phải tốn thời gian xem xét từng học sinh và chi tiết đợt thu để biết ai đã thu tiền.

– Kể từ phiên bản R189:

Kế toán có thể theo dõi danh sách học sinh đã nộp tiền bằng hình thức chuyển khoản theo người thu tiền để dễ dàng đối soát số tiền đã được xác nhận thu

Cụ thể như sau:

Tại menu Báo cáo\HP-BC02: Danh sách học sinh đã nộp tiền

• Tại màn hình tham số báo cáo nếu muốn theo dõi danh sách học sinh đã nộp tiền bằng hình thức chuyển khoản theo người thu tiền nào, anh/chị tích Lưu ý: Trường hợp phụ huynh qua hình thức chuyển khoản định danh, hệ thống tự động gạch nợp thì chương trình hiển thị thông tin người thu là gạch nợ 

6. Kế toán mong muốn có thể theo dõi được thông tin mã thẻ bảo hiểm y tế của học sinh trên danh sách thu tiền để gửi cho cơ quan Bảo hiểm y tế

Mục đích

Giúp kế toán có thể theo dõi được thông tin mã thẻ bảo hiểm y tế của học sinh trên danh sách thu tiền để gửi cho cơ quan Bảo hiểm y tế

Chi tiết thay đổi

Tại trường, kế toán ghi lại thông tin mã thẻ bảo hiểm y tế của từng học sinh. Vào tháng thu khoản bảo hiểm y tế, kế toán in danh sách thu tiền kèm mã bảo hiểm y tế của từng học sinh và gửi cho cơ quan bảo hiểm

– Trước phiên bản R189:

Kế toán mất thời gian tra cứu danh sách thu tiền và bổ sung thông tin mã bảo hiểm y tế của từng học sinh trên danh sách thu tiền

– Kể từ phiên bản R189:

Kế toán có thể theo dõi được thông tin mã thẻ bảo hiểm y tế của học sinh trên danh sách thu tiền để gửi cho cơ quan Bảo hiểm y tế

Cụ thể như sau:

Tại menu Hệ thống\Danh sách học sinh

• Tại biểu tượng thiết lập, nếu anh/chị muốn hiển thị thông tin mã bảo hiểm y tế của học sinh trên danh sách thì anh/chị tích Mã BHYT
• Lúc này, khi thêm mới hoặc sửa thông tin học sinh, phần mềm bổ sung thêm thông tin bảo hiểm y tế của học sinh

Tại menu Báo cáo\Danh sách thu tiền (Theo học sinh)\Tùy chỉnh mẫu

• Nếu muốn in báo cáo danh sách thu tiền học sinh có thông tin bảo hiểm y tế thì anh/chị chọn Tùy chỉnh chi tiết và tích chọn Mã BHYT

7. Kế toán mong muốn khai báo thông tin mã thẻ bảo hiểm y tế của học sinh để dễ dàng theo dõi

Mục đích

Giúp kế toán có thể khai báo thông tin mã thẻ bảo hiểm y tế của học sinh để dễ dàng theo dõi

Chi tiết thay đổi

Tại trường, kế toán ghi lại thông tin mã thẻ bảo hiểm y tế của từng học sinh. Vào tháng thu khoản bảo hiểm y tế, kế toán in danh sách thu tiền kèm mã bảo hiểm y tế của từng học sinh và gửi cho cơ quan bảo hiểm

– Trước phiên bản R189:

Kế toán mất thời gian tra cứu danh sách thu tiền và bổ sung thông tin mã bảo hiểm y tế của từng học sinh trên danh sách thu tiền

– Kể từ phiên bản R189:

kế toán có thể khai báo thông tin mã thẻ bảo hiểm y tế của học sinh để dễ dàng theo dõi

Cụ thể như sau:

Tại menu Hệ thống\Danh sách học sinh: Phần mềm bổ sung trường thông tin Mã bảo hiểm y tế 

• Tại biểu tượng thiết lập, nếu anh/chị muốn hiển thị thông tin mã bảo hiểm y tế của học sinh trên danh sách thì anh/chị tích Mã BHYT
• Lúc này, khi thêm mới hoặc sửa thông tin học sinh, phần mềm bổ sung thêm thông tin bảo hiểm y tế của học sinh

Khi Nhập khẩu\Nhập khẩu chi tiết: Phần mềm bổ sung thêm thông tin mã BHYT khi tải tệp mẫu của chương trình

Khi Nhập khẩu\Nhập khẩu cập nhật: Phần mềm bổ sung thêm thông tin mã BHYT khi tải tệp xuất khẩu của chương trình

8. Kế toán mong muốn tìm kiếm nhanh thông tin học sinh để thu tiền khi quét mã Barcode trên Thông báo thu tiền có kích thước 4 học sinh trên tờ A4

Mục đích

Giúp kế toán có thể tìm kiếm nhanh thông tin học sinh để thu tiền khi quét mã Barcode trên Mẫu Thông báo thu tiền có kích thước 4 học sinh trên 1 tờ A4

Chi tiết thay đổi

Tại trường, sau khi lập đợt thu, kế toán sẽ in Thông báo thu tiền cho tất cả học sinh. Mỗi thông báo sẽ kèm theo mã Barcode. Khi phụ huynh đến nộp tiền mặt, kế toán chỉ cần quét mã vạch để nhanh chóng tìm kiếm thông tin học sinh, từ đó tiến hành thu tiền một cách hiệu quả.

– Trước phiên bản R189:

Kế toán gặp vấn đề với mẫu thông báo thu tiền cho 4 học sinh trên giấy A4: phần dành cho mã vạch quá nhỏ, khiến cho các sọc in ra sát nhau và không sắc nét. Khi quét, mã học sinh không được đọc đúng, dẫn đến việc không tìm được thông tin.

Khách hàng không muốn chuyển sang mẫu lớn hơn vì cần in 3.000 thông báo mỗi tháng và đã quen với mẫu hiện tại, trước đây sử dụng phần mềm cũ thì quét được bình thường.

– Kể từ phiên bản R189:

Kế toán có thể tìm kiếm nhanh thông tin học sinh để thu tiền khi quét mã Barcode trên Thông báo thu tiền có kích thước 4 học sinh trên tờ A4

Cụ thể như sau:

Tại menu Hệ thống\Danh sách chứng từ, thông báo thu tiền

• Với loại mẫu là Thông báo thu tiền, khi tùy chỉnh mẫu kế toán có thể tìm kiếm nhanh thông tin học sinh để thu tiền khi quét mã Barcode trên Thông báo thu tiền có kích thước 4 học sinh trên tờ A4

Tại menu Quản lý thu\Đợt thu\Thông báo thu tiền: Khi in thông báo thu tiền

• Đối với mẫu in có mã QR code, khi in thông báo anh/chị có thể tùy chỉnh mẫu bằng cách xem hướng dẫn gợi ý của chương trình

9. Kế toán mong muốn phân quyền điểm danh cho giáo viên phụ trách theo từng khoản thu để tránh gây sai sót, nhầm lẫn số liệu

Mục đích

Giúp kế toán có thể phân quyền điểm danh cho giáo viên phụ trách theo dõi từng khoản thu để tránh gây sai sót, nhầm lẫn số liệu

Chi tiết thay đổi

Tại trường trung học cơ sở, mỗi giáo viên phụ trách một môn học và có thể dạy nhiều lớp. Đối với khoản thu học thêm, giáo viên chỉ được điểm danh cho môn học và lớp mình phụ trách.

Quy trình điểm danh diễn ra như sau:

1. Giáo viên điểm danh trên giấy.
2. Ghi nhận kết quả trên phần mềm.
3. Nộp bản điểm danh cứng cho kế toán.

Cuối tháng, kế toán sẽ đối chiếu kết quả trên phần mềm với bản cứng điểm danh mà giáo viên nộp.

– Trước phiên bản R189:

Nhiều giáo viên trong đơn vị đã ghi điểm danh nhầm môn, dẫn đến việc chấm sai khoản thu học thêm. Ví dụ, cô giáo dạy toán vào điểm danh nhưng lại chấm nhầm vào khoản thu học thêm văn. Việc này gây khó khăn trong việc kiểm soát số liệu và tốn thời gian để xác định nguyên nhân dẫn đến sự lệch lạc so với danh sách điểm danh tại lớp.

– Kể từ phiên bản R189:

Kế toán có thể phân quyền điểm danh cho giáo viên phụ trách theo từng khoản thu để tránh gây sai sót, nhầm lẫn số liệu

Cụ thể như sau:

Tại menu Hệ thống\Phân công quản lý thu

• Khi muốn phân quyền quản lý thu cho giáo viên nào, anh/chị chọn vào giáo viên đó, sau đó chọn biểu tượng phân quyền khoản thu trong lớp
• Tích chọn khoản thu mà giáo viên đó được phân quyền thu trong lớp, chọn Xác nhận 
• Sau khi phân quyền khoản thu xong, anh/chị chọn LưuAnh/chị xem hướng dẫn tại đây